Як виставити фактуру в KSeF безкоштовно: Aplikacja Podatnika крок за кроком

Фактуру в KSeF можна безкоштовно виставити в Aplikacja Podatnika KSeF Міністерства фінансів за адресою ap.ksef.mf.gov.pl: увійдіть, виберіть «Wystaw fakturę VAT» (виставити фактуру), заповніть скорочену форму й натисніть «Wyślij do KSeF» (надіслати до KSeF). Фактура вважається виставленою в день надсилання до системи і після прийняття отримує номер KSeF (art. 106na ust. 1 закону про ПДВ, ustawa o VAT).

Правовий стан на 14 жовтня 2026 р.

Застосунок працює в браузері (Chrome, Firefox, Edge, Safari), не потребує встановлення й оплати та дає змогу виставляти, отримувати й завантажувати фактури у структурі FA(3). Кроки нижче описано за версією 2.6 посібника користувача Мінфіну від серпня 2026 року. Інтерфейс лише польською, тому назви кнопок наведено польською з перекладом.

Три безкоштовні інструменти Мінфіну

Отже, sp. z o.o. працює в Aplikacja Podatnika або в мобільному застосунку. e-mikrofirma призначена лише для одноосібних підприємців.

Перед початком: доступ до KSeF

1. JDG: власник має права власника автоматично й входить у контексті свого NIP.
2. Компанія з кваліфікованою печаткою з NIP компанії входить цією печаткою й має права власника за замовчуванням.
3. Компанія без печатки подає до податкової повідомлення ZAW-FA і вказує в ньому одну фізичну особу. Ця особа входить своїм Profil Zaufany або підписом і надає інші права в застосунку (меню «Nadaj uprawnienie», надати право).

Докладно про права доступу в компанії: KSeF у sp. z o.o.. Коло осіб, які можуть користуватися KSeF, визначає art. 106nb закону про ПДВ.

Вхід до Aplikacja Podatnika крок за кроком

1. Відкрийте в браузері ap.ksef.mf.gov.pl.
2. Виберіть спосіб входу:
   • «Zaloguj przez login.gov.pl» (увійти через login.gov.pl): Profil Zaufany, застосунок mObywatel, інтернет-банк або e-dowód. Іноземний eID не підходить.
   • «Zaloguj certyfikatem» (увійти сертифікатом): укажіть, чи містить сертифікат NIP або PESEL, натисніть «Pobierz żądanie autoryzacyjne» (завантажити запит авторизації), підпишіть файл кваліфікованим підписом або печаткою й додайте його як файл .xml або .xades.
3. Виберіть контекст входу «NIP podmiotu» (NIP суб'єкта), введіть NIP компанії (або свій NIP для JDG) і натисніть «Przejdź dalej» (далі).

Після входу ліворуч з'являється меню: «Wystaw fakturę VAT», «Wczytaj fakturę» (завантажити фактуру), «Lista faktur» (список фактур), «Historia sesji» (історія сесій), права доступу, токени й сертифікати. Після тривалої бездіяльності застосунок сам завершує сесію.

Фактура у скороченій формі

Скорочена форма («Tryb skrócony») займає один екран і підходить для звичайних продажів у Польщі. Розширена форма («Tryb rozszerzony») має всі поля FA(3); вона потрібна, зокрема, для авансових фактур, коригувань, продажів за кордон і третіх осіб.

1. У меню натисніть «Wystaw fakturę VAT» і виберіть «Tryb skrócony».
2. Дані фактури: номер фактури за вашою серією, дата поставки або послуги, за бажанням строк і спосіб оплати (для переказу номер банківського рахунку), ціни нетто чи брутто та валюта. Дата виставлення ставиться автоматично як сьогоднішня, змінити її не можна.
3. Ідентифікаційні дані: дані продавця й покупця вводяться вручну або підтягуються кнопкою «Pobierz dane» (отримати дані) за податковим номером. Для покупця виберіть NIP або «Brak identyfikatora» (без ідентифікатора), наприклад для приватної особи.
4. Позиції: назва товару чи послуги, кількість, одиниця, ціна за одиницю і ставка ПДВ (23%, 8%, 5%, 4%, звільнено, 0% внутрішня). Суми й підсумок за ставками застосунок рахує сам. Через «Dodatkowe kolumny» (додаткові колонки) додаються коди GTU, PKWiU або CN.
5. Позначки, якщо потрібні: звільнення від ПДВ з правовою підставою (наприклад, art. 113 ust. 1 закону про ПДВ), розділений платіж («mechanizm podzielonej płatności»), касовий метод («metoda kasowa»).
6. Інші дані на фактурі: нижній колонтитул, номер KRS, REGON, BDO, додатковий опис.
7. У «Pozostałe akcje» (інші дії) виберіть «Podgląd» (перегляд) і перевірте фактуру.
8. Натисніть «Wyślij do KSeF». Після успішної перевірки застосунок покаже номер KSeF (кнопка «Kopiuj», копіювати).

Обов'язкові реквізити будь-якої фактури перелічено в art. 106e ust. 1 закону про ПДВ. Форма стежить за обов'язковими полями, але не перевірить, чи правильно вибрано ставку або звільнення.

Приклад

Sp. z o.o., активний платник ПДВ, 14 жовтня 2026 року виставляє фактуру за два дні навчання для компанії з Кракова:

Загальна сума до сплати: 3 690,00 злотих. Фактура не перевищує 15 000 злотих, тому позначка про розділений платіж не потрібна (art. 106e ust. 1 pkt 18a закону про ПДВ стосується лише сум понад 15 000 злотих і товарів чи послуг з додатка 15). Після «Wyślij do KSeF» фактура має дату виставлення 14 жовтня 2026 року і власний номер KSeF.

Завантаження готового XML

Якщо ви готуєте фактури в іншій програмі або в безкоштовному генераторі фактур KSeF, можна надіслати лише файл:

1. У меню натисніть «Wczytaj fakturę», потім «Dodaj plik» (додати файл) і виберіть XML-файл у структурі FA(3).
2. Якщо файл коректний, натисніть «Wystaw fakturę» (виставити фактуру). Також доступні «Edytuj» (редагувати), «Podgląd faktury» (перегляд) і «Usuń» (видалити).
3. Файл з помилками перевірки можна виправити через редагування; надсилання заблоковане, доки помилки не усунуто. Файл, що не відповідає структурі FA(3), застосунок не прийме взагалі.

XML-файл ще не є фактурою. Фактурою він стає в день надсилання до KSeF (art. 106na ust. 1 закону про ПДВ).

Завантаження PDF і UPO

• Фактура в PDF або XML: у «Lista faktur» позначте від 1 до 10 фактур і відкрийте «Pobierz» (завантажити). Кілька фактур зберігаються в ZIP-архіві, назва файлу збігається з номером KSeF.
• UPO (офіційне підтвердження отримання): у «Historia sesji» відкрийте сесію й завантажте UPO для фактури з її меню у XML або PDF. Зведене UPO за всю сесію доступне лише після її закриття.
• Фактура для клієнта поза KSeF: приватній особі або іноземному покупцеві фактуру передають погодженим способом, наприклад у PDF, з QR-кодом, що веде до фактури в KSeF (art. 106gb ust. 4 і 5 закону про ПДВ).

Кожен, хто має номер KSeF, номер фактури, ідентифікатор і назву покупця та суму до сплати, знайде фактуру без входу через кнопку «Wyszukaj fakturę» (знайти фактуру) на стартовій сторінці.

Вхідні фактури

У «Lista faktur» відкрийте вкладку «Faktury zakupowe (Podmiot2)» (вхідні фактури). Список можна звузити фільтрами за NIP продавця, номером, датою й сумою. Фактура вважається отриманою в день присвоєння номера KSeF (art. 106na ust. 3 закону про ПДВ), а сповіщень система не надсилає, тому вкладку треба перевіряти регулярно.

Підозрілу фактуру від незнайомого продавця можна передати податковій службі (KAS) кнопкою «Zgłoszenie nadużycia» (повідомити про зловживання) у перегляді фактури.

Коригувальна фактура

1. Виберіть «Wystaw fakturę VAT», потім «Tryb rozszerzony», і в полі «Wskaż rodzaj faktury» (тип фактури) виберіть «Korygująca» (коригувальна).
2. Укажіть причину коригування, дату виставлення й номер початкової фактури, а якщо вона була в KSeF, її номер KSeF (art. 106j ust. 2 pkt 2a закону про ПДВ).
3. Заповніть позиції, що змінюються (у коригуванні цей розділ необов'язковий), і виставте фактуру.

Помилковий NIP покупця коригуванням даних не виправити. За посібником Мінфіну в такому разі виставляють коригування до нуля і нову фактуру з правильним NIP.

Тренування без податкових наслідків

Мінфін надає дві версії для навчання:

Дані в обох версіях періодично видаляються. Кожна фактура, надіслана в робочій версії, є юридичним документом.

Межі безкоштовних інструментів

• Застосунок не веде бухгалтерію та облік ПДВ компанії. Вхідні фактури треба завантажити й передати бухгалтеру або в облікову програму.
• За один раз можна завантажити не більше 10 фактур.
• Фактури, надіслані до KSeF, зберігаються в системі 10 років з кінця року виставлення (art. 112aa ust. 1 закону про ПДВ), тому окремо архівувати їх не потрібно.

Коли фактур багато, облікова програма може забирати їх з KSeF автоматично. Norman імпортує вхідні фактури з KSeF і зіставляє їх з операціями на банківському рахунку.

Часті запитання

Aplikacja Podatnika KSeF справді безкоштовна?

Так. Це інструмент Міністерства фінансів, він доступний у браузері за адресою ap.ksef.mf.gov.pl без оплати.

Чи можна виставити фактуру ранішою датою?

У режимі online ні. Датою виставлення вважається день надсилання до KSeF (art. 106na ust. 1 закону про ПДВ). Дату поставки чи надання послуги вказують окремо.

Як sp. z o.o. без кваліфікованої печатки увійти вперше?

Подати до податкової ZAW-FA і вказати одну фізичну особу. Ця особа входить своїм Profil Zaufany або підписом у контексті NIP компанії й надає права іншим.

Чи має клієнт прийняти фактуру в KSeF?

Ні. Фактура вважається отриманою в день присвоєння номера KSeF (art. 106na ust. 3 закону про ПДВ), без жодного підтвердження.

Чи можна спершу потренуватися?

Так. Тестова версія (ap-test.ksef.mf.gov.pl) приймає вигадані дані, а версія Demo (ap-demo.ksef.mf.gov.pl) вимагає справжнього входу, але фактури в ній не мають податкових наслідків.