Sprawozdanie finansowe spółki z o.o.: terminy i obowiązki

Zarząd spółki z o.o. sporządza roczne sprawozdanie finansowe w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, wspólnicy zatwierdzają je w ciągu 6 miesięcy, a spółka składa je do KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu daje to 31 marca, 30 czerwca i najpóźniej 15 lipca, a zeznanie CIT-8 składasz do 31 marca.

Stan prawny na 9 października 2026 r.

Kalendarz dla spółki z rokiem obrotowym 2026

Poniższe terminy dotyczą spółki, której rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Za rok 2025 te same terminy przypadały w 2026 r. i już minęły.

Jeśli wspólnicy zatwierdzą sprawozdanie wcześniej, na przykład 10 maja, termin na złożenie w KRS upływa 15 dni później, a nie 15 lipca.

Sporządzenie: 3 miesiące od dnia bilansowego

Za sporządzenie odpowiada kierownik jednostki, czyli zarząd spółki. Musi zapewnić sporządzenie sprawozdania nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawić je wspólnikom (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Sprawozdanie składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej (art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Zestawienie zmian w kapitale własnym i rachunek przepływów pieniężnych sporządzają tylko jednostki inne niż mikro i małe (art. 45 ust. 3 tej ustawy). Spółka z o.o. sporządza też sprawozdanie z działalności, chyba że korzysta ze zwolnienia dla jednostek mikro lub małych (art. 49 ust. 1, 4 i 5 tej ustawy).

Forma elektroniczna

Sprawozdanie sporządza się wyłącznie w postaci elektronicznej i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Spółki wpisane do KRS używają struktury logicznej, którą Ministerstwo Finansów publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej (art. 45 ust. 1g). W praktyce jest to plik XML. Sprawozdanie z działalności także ma postać elektroniczną z jednym z tych podpisów (art. 49 ust. 7).

Kto podpisuje sprawozdanie

Sprawozdanie podpisują, z datą podpisu (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości):

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, na przykład księgowa lub osoba z biura rachunkowego,
• wszyscy członkowie zarządu.

Przy zarządzie wieloosobowym wystarczy podpis jednego członka, jeśli pozostali złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy (art. 52 ust. 2b). Odmowa podpisu albo odmowa złożenia oświadczenia wymaga pisemnego uzasadnienia, które dołącza się do sprawozdania i składa w KRS (art. 52 ust. 2 i art. 69 ust. 3a).

Zatwierdzenie: 6 miesięcy od dnia bilansowego

Sprawozdanie zatwierdza organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W spółce z o.o. jest to zwyczajne zgromadzenie wspólników, które powinno odbyć się w ciągu 6 miesięcy po końcu roku obrotowego (art. 231 § 1 KSH). Zgromadzenie:

1. rozpatruje i zatwierdza sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie zarządu z działalności,
2. podejmuje uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
3. udziela członkom organów absolutorium.

Podstawa: art. 231 § 2 KSH. Uchwałę można podjąć bez zgromadzenia, jeśli wszyscy wspólnicy zgodzą się na piśmie na postanowienie albo na głosowanie pisemne (art. 227 § 2 KSH). W spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje uprawnienia zgromadzenia (art. 156 KSH), a jego oświadczenie wobec spółki wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 173 § 1 KSH).

Badanie przez biegłego rewidenta

Większość małych spółek nie podlega badaniu. Obowiązek powstaje, gdy w poprzednim roku obrotowym spółka spełniła co najmniej dwa z trzech warunków: średnio co najmniej 50 etatów, suma aktywów co najmniej 3 125 000 euro, przychody netto co najmniej 6 250 000 euro (art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości). Wtedy badanie musi się odbyć przed zatwierdzeniem (art. 53 ust. 1a).

Złożenie do KRS: 15 dni od zatwierdzenia

Zarząd składa w KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości):

• roczne sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z badania, jeśli było badanie,
• uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności, jeśli spółka je sporządza,
• odmowy podpisu i oświadczenia członków zarządu, jeśli powstały (art. 69 ust. 3a).

Dokumenty zgłaszasz elektronicznie w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości, czyli w Repozytorium Dokumentów Finansowych w portalu eKRS (art. 19e ust. 1 ustawy o KRS). Procedura wygląda tak:

1. Zaloguj się do portalu eKRS i wskaż spółkę po numerze KRS.
2. Dodaj pliki: sprawozdanie, uchwały i pozostałe dokumenty. Uchwały możesz dołączyć jako kopie podpisane przez zgłaszającego (art. 19e ust. 3).
3. Dołącz oświadczenie, że dokumenty spełniają wymogi ustawy o rachunkowości (art. 19e ust. 6).
4. Podpisz zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Zgłoszenie podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, albo prokurent (art. 19e ust. 2). Może to zrobić także adwokat lub radca prawny z pełnomocnictwem (art. 19e ust. 3a). Gdy automatyczna weryfikacja wypadnie negatywnie, na przykład bo nikt w zarządzie nie ma PESEL w KRS, dokumenty składa się z wnioskiem o wpis wzmianek albo o przyjęcie dokumentów do repozytorium (art. 19e ust. 7).

Jeśli wspólnicy nie zatwierdzą sprawozdania w terminie, zarząd składa je w KRS w ciągu 15 dni po upływie 6 miesięcy, a potem ponownie w ciągu 15 dni od zatwierdzenia (art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Spółka wpisana do KRS nie wysyła sprawozdania osobno do Szefa KAS (art. 27 ust. 2 ustawy o CIT).

CIT-8 i JPK_KR_PD

Zeznanie CIT-8 składasz elektronicznie do końca trzeciego miesiąca roku następnego i w tym terminie płacisz podatek (art. 27 ust. 1 i 1c ustawy o CIT). Za 2026 r. jest to 31 marca 2027 r., czyli ten sam dzień co termin sporządzenia sprawozdania. Stawkę 9% albo 19% i inne koszty spółki policzysz w kalkulatorze kosztów spółki z o.o..

Spółki prowadzące księgi rachunkowe przesyłają je w strukturze JPK_KR_PD (tak zwany JPK_CIT) w terminie na złożenie CIT-8 (art. 9 ust. 1c ustawy o CIT). Obowiązek wchodzi etapami (art. 66 ust. 2 ustawy z 29 października 2021 r. zmieniającej ustawy o PIT i CIT):

Za 2025 r. minister przedłużył termin do końca siódmego miesiąca po końcu roku, czyli do 31 lipca 2026 r. (rozporządzenie z 16 lutego 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 188). Przedłużenie obejmuje tylko lata kończące się przed 1 kwietnia 2026 r. Dla ksiąg za 2026 r. obowiązuje więc ustawowy termin 31 marca 2027 r.

Uproszczenia dla jednostek mikro

Spółka jest jednostką mikro, jeśli w roku obrotowym i w roku poprzednim nie przekroczyła co najmniej dwóch z trzech progów (art. 3 ust. 1 pkt 1a ustawy o rachunkowości). Nowa spółka sprawdza progi tylko za pierwszy rok, więc zwykle od razu jest mikro. Więcej o starcie znajdziesz w poradniku jak założyć spółkę z o.o.

Te progi obowiązują od sprawozdań za rok obrotowy zaczynający się po 31 grudnia 2023 r. (art. 14 ust. 3 ustawy z 6 grudnia 2024 r., Dz.U. 2024 poz. 1863). Jednostka mikro może:

• sporządzić uproszczony bilans i rachunek zysków i strat według załącznika nr 4 (art. 46 ust. 5 pkt 4 i art. 47 ust. 4 pkt 4),
• zamiast informacji dodatkowej przedstawić informacje uzupełniające do bilansu (art. 48 ust. 3),
• nie sporządzać sprawozdania z działalności, jeśli poda informacje o nabyciu udziałów własnych (art. 49 ust. 4),
• nie sporządzać zestawienia zmian w kapitale i rachunku przepływów pieniężnych (art. 45 ust. 3).

O zastosowaniu tych uproszczeń decyduje organ zatwierdzający, czyli wspólnicy (art. 49c ust. 1 ustawy o rachunkowości). Uproszczenia nie zwalniają z terminów, podpisów ani ze złożenia w KRS.

Kary za spóźnienie

• Niesporządzenie sprawozdania lub sporządzenie go niezgodnie z ustawą: grzywna albo pozbawienie wolności do 2 lat, albo obie kary łącznie (art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości).
• Niezłożenie sprawozdania w KRS: grzywna albo kara ograniczenia wolności (art. 79 pkt 4 tej ustawy).
• Postępowanie przymuszające: sąd rejestrowy wzywa do złożenia dokumentów w dodatkowym 7-dniowym terminie, a potem nakłada grzywnę i może ją ponawiać (art. 24 ust. 1, 1b i 2 ustawy o KRS). Jedna grzywna wynosi do 15 000 zł, a suma grzywien w sprawie do 1 mln zł (art. 1052 Kodeksu postępowania cywilnego).
• Rozwiązanie spółki bez likwidacji: sąd wszczyna takie postępowanie, gdy mimo wezwania spółka nie złożyła sprawozdań za 2 kolejne lata obrotowe (art. 25a ust. 1 pkt 4 ustawy o KRS). Rozwiązuje spółkę, jeśli ustali, że nie ma ona zbywalnego majątku i faktycznie nie prowadzi działalności (art. 25d ust. 1).

Często zadawane pytania

Do kiedy złożyć sprawozdanie finansowe za 2026 r. w KRS?

W ciągu 15 dni od zatwierdzenia przez wspólników. Przy zatwierdzeniu w ostatnim dniu terminu, 30 czerwca 2027 r., ostatni dzień to 15 lipca 2027 r.

Czy jedyny wspólnik musi zwoływać zgromadzenie wspólników?

Nie. Jedyny wspólnik wykonuje uprawnienia zgromadzenia i zatwierdza sprawozdanie pisemną uchwałą (art. 156 i art. 173 § 1 KSH).

Kto podpisuje sprawozdanie, gdy księgi prowadzi biuro rachunkowe?

Osoba z biura, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz wszyscy członkowie zarządu. Zamiast wszystkich członków zarządu może podpisać jeden, jeśli pozostali złożą oświadczenia (art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości).

Czy trzeba wysłać sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego?

Nie. Spółki wpisane do KRS składają sprawozdanie tylko w KRS (art. 27 ust. 2 ustawy o CIT). Do urzędu skarbowego trafia zeznanie CIT-8 i, według harmonogramu, księgi w JPK_KR_PD.

Co się stanie, jeśli wspólnicy nie zatwierdzą sprawozdania do 30 czerwca?

Zarząd i tak składa sprawozdanie w KRS w ciągu 15 dni po tym terminie, czyli do 15 lipca. Po późniejszym zatwierdzeniu składa w ciągu 15 dni uchwałę i pozostałe dokumenty (art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości).