Rechnungsprogramm für Selbstständige 2026: 7 Tools im Test

Als Selbstständiger schreibst du Rechnungen ständig, und genau hier entscheidet sich, ob du jeden Monat Stunden mit Formatierung, Nummernkreisen und Nachfass-Mails verlierst oder ob die Software das für dich erledigt. Ein gutes Rechnungsprogramm ist nicht „nur eine Vorlage": Es nummeriert fortlaufend, prüft die Pflichtangaben nach §14 UStG, archiviert GoBD-konform und kann seit 2025 auch E-Rechnungen erstellen.

Der Markt ist groß und unübersichtlich. Manche Tools sind reine Rechnungs-Apps, andere komplette Buchhaltungssuiten, und die Preise reichen von 0 € bis über 30 € im Monat. Welches Programm wirklich zu dir passt, hängt davon ab, wie viele Rechnungen du schreibst, ob du wiederkehrende Abos abrechnest und ob du Buchhaltung und Steuer gleich mitmachen willst.

In diesem Test vergleichen wir 7 Rechnungsprogramme für Selbstständige nach Preis, Funktionsumfang, E-Rechnung und Buchhaltungsanbindung, damit du das richtige Tool für 2026 findest, ohne dich durch Dutzende Tarifseiten zu klicken.

Kurz-Antwort: Das richtige Rechnungsprogramm in 30 Sekunden

Für die meisten Solo-Selbstständigen ist das wirtschaftlichste Tool eines, das Rechnung, E-Rechnung und Buchhaltung verbindet, vor allem, wenn die Rechnungsstellung selbst kostenlos ist. Norman schreibt und verbucht Rechnungen dauerhaft kostenlos und erstellt E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format; bezahlt wird nur die Steuerabgabe ab 12 €/Monat. Wer nur wenige Rechnungen im Jahr schreibt und die Buchhaltung anderweitig erledigt, kommt mit einem schlanken Tool wie Zervant oder Papierkram (beide mit Gratis-Tarif) aus. Etablierte Komplettpakete wie Lexware Office (ab rund 6,90 €/Monat) und sevDesk (ab 12,90 €/Monat) lohnen sich, wenn du eng mit einem Steuerberater und DATEV arbeitest. Achte in jedem Fall auf drei Dinge: automatische Pflichtangaben nach §14 UStG, E-Rechnung nach EN 16931 und GoBD-konforme Archivierung.

Was ein Rechnungsprogramm für Selbstständige können muss

Bevor du Preise vergleichst, solltest du wissen, worauf es ankommt. Ein vollwertiges Rechnungsprogramm erfüllt diese Punkte:

• Pflichtangaben automatisch: Alle nach §14 UStG vorgeschriebenen Angaben, von der fortlaufenden Rechnungsnummer bis zur Steuernummer. Welche das sind, liest du in unserem Überblick zu den Pflichtangaben auf der Rechnung.
• Wiederkehrende Rechnungen: Wer Retainer, Abos oder monatliche Pauschalen abrechnet, will sie einmal anlegen und automatisch versenden lassen.
• Mahnwesen: Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnstufen, damit du offenen Rechnungen nicht hinterherrennen musst.
• Angebote und Auftragsbestätigungen: Vom Angebot per Klick zur Rechnung, ohne Daten doppelt einzutippen.
• E-Rechnung nach EN 16931: Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027/2028 kommt die Versandpflicht. Eine PDF per Mail reicht im B2B nicht mehr.
• GoBD-konforme Archivierung: Revisionssicher gespeichert, damit du bei einer Betriebsprüfung sauber dastehst.

Die 7 Rechnungsprogramme im Überblick

Die folgende Tabelle fasst zusammen, was die getesteten Tools für Selbstständige leisten. Die Preise sind Einstiegstarife netto (Stand 2026) und können je nach Aktion abweichen.

Die 7 besten Rechnungsprogramme 2026 im Test

1. Norman: kostenlos, KI-gestützt, mit Buchhaltung

Norman schreibt Rechnungen in Sekunden, nummeriert automatisch fortlaufend und erstellt E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format nach EN 16931. Wiederkehrende Rechnungen, Angebote und Zahlungserinnerungen sind integriert.

Preis: Rechnungsstellung und Buchhaltung sind dauerhaft kostenlos, ohne Limit, ohne Wasserzeichen. Bezahlt wird nur die Steuerabgabe; der Klein-Plan startet bei 12 €/Monat. Details auf der Preisseite.

Stärken: Rechnung schreiben und verbuchen in einem Tool, KI-Belegerkennung, KI-Buchhaltung inklusive. Mehr unter E-Rechnung mit Norman.

2. Lexware Office (ehemals Lexoffice)

Der Marktführer deckt Rechnung, Buchhaltung und Banking solide ab und ist gut etabliert.

Preis: S ab rund 6,90 €/Monat netto (mit Neukunden-Rabatt zeitweise günstiger), L ab rund 21,90 €/Monat, XL ab rund 32,90 €/Monat. Achtung: Der E-Rechnungs-Versand ist erst im teuersten Tarif enthalten. Seit der Übernahme durch Lexware wurden die Tarife mehrfach umstrukturiert.

3. sevDesk

Beliebte Komplettlösung mit Rechnung, Buchhaltung und DATEV-Export, eher für Selbstständige mit Steuerberater.

Preis: Gratis-Tarif für bis zu 3 Rechnungen im Monat, „Rechnung" ab rund 12,90 €/Monat netto (inkl. E-Rechnung), „Buchhaltung" ab rund 25,90 €/Monat. Eine kostenlose Testphase ist verfügbar.

4. FastBill

Schlankes Tool mit Fokus auf Rechnungsstellung, wiederkehrende Abrechnung und Belegverwaltung.

Preis: Einsteigertarif ab rund 9 €/Monat netto, „Pro" ab rund 21 €/Monat. Das Modul für wiederkehrende Rechnungen gilt als eines der stärksten am Markt.

5. Billomat

API-flexibel und auf wachsende Unternehmen mit vielen Rechnungen ausgelegt.

Preis: Bezahlte Tarife ab rund 10 €/Monat netto, je nach Funktionsumfang höher (Stand 2026).

6. Papierkram

Freelancer-freundlich mit integrierter Zeiterfassung und Projektabrechnung.

Preis: Free-Tier verfügbar; bezahlte Tarife ab rund 8 €/Monat netto.

7. Zervant

Einfaches Rechnungstool, das vor allem auf Kleinunternehmer und Solo-Selbstständige zielt.

Preis: Kostenloser Basis-Tarif für wenige Rechnungen, bezahlte Pakete je nach Volumen gestaffelt. Eine eigene Buchhaltung fehlt.

Für wen passt welches Rechnungsprogramm?

Nicht jedes Tool passt zu jedem Selbstständigen. Die Wahl hängt vor allem an zwei Fragen: Wie viele Rechnungen schreibst du, und willst du die Buchhaltung gleich mitlaufen lassen?

• Wenige Rechnungen, Buchhaltung extern: Ein schlankes Tool oder ein Gratis-Tarif reicht: Zervant oder Papierkram Free.
• Regelmäßig abrechnen, Steuer aus einer Hand: Eine integrierte Lösung spart am meisten Zeit: Norman erledigt Rechnung, E-Rechnung und Buchhaltung kostenlos.
• Sehr hohes Volumen oder API-Automatisierung: Billomat oder FastBill sind auf Masse und Schnittstellen ausgelegt.

Kostenloses Tool oder bezahlte Software?

Reine Gratis-Generatoren und Word-Vorlagen wirken verlockend, scheitern aber an Nummernkreisen, Archivierung und der E-Rechnungs-Pflicht. Was 2026 wirklich kostenlos und gleichzeitig rechtssicher funktioniert, haben wir in Rechnung kostenlos erstellen auseinandergenommen. Die kurze Antwort: Eine Vorlage ist gratis, aber sie nummeriert nicht automatisch und kann keine E-Rechnung erzeugen.

Der Unterschied zwischen „billig" und „passend" liegt im Funktionsumfang: Wenn du nur ab und zu eine Rechnung schreibst, reicht ein schlankes Tool. Sobald du regelmäßig abrechnest, Abos hast oder Buchhaltung und Umsatzsteuer mitlaufen sollen, sparst du mit einer integrierten Lösung mehr Zeit als der Tarif kostet.

Kostenlose Rechnungsvorlage (PDF, Word & Excel)

Rechtssicher mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG, in drei Formaten, sofort nutzbar.

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Rechnungsprogramm allein oder gleich mit Buchhaltung?

Viele Selbstständige starten mit einem reinen Rechnungstool und merken nach ein paar Monaten: Die Rechnungen liegen im einen Programm, die Belege im anderen, die Umsatzsteuervoranmeldung macht der Steuerberater aus einer dritten Quelle. Jeder Wechsel kostet Zeit und produziert Übertragungsfehler.

Wer Rechnung und Buchhaltung in einem Tool führt, spart sich Exporte, doppelte Eingaben und Abstimmungsaufwand. Welche Komplettlösungen sich lohnen, zeigt unser Vergleich der besten Buchhaltungssoftware für Selbstständige. Und wenn dein Schwerpunkt auf der E-Rechnung liegt, hilft dir der separate E-Rechnung Software Vergleich bei der Auswahl.

E-Rechnung: Diese Fristen betreffen Selbstständige

Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern läuft bereits in Stufen an. Wer heute ein Rechnungsprogramm auswählt, sollte sicherstellen, dass es E-Rechnungen nach EN 16931 (ZUGFeRD oder XRechnung) erstellen kann.

Für die meisten Solo-Selbstständigen heißt das: Bis Ende 2027 darfst du im B2B noch klassische PDF- oder Papierrechnungen versenden; empfangen musst du E-Rechnungen aber schon jetzt. Ein Tool, das E-Rechnungen von Anfang an beherrscht, erspart dir den späteren Wechsel.

Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm für Selbstständige

Welches Rechnungsprogramm ist für Selbstständige kostenlos?

Dauerhaft kostenlos schreiben und verbuchen kannst du mit Norman, ohne Rechnungslimit und ohne Wasserzeichen. sevDesk, Papierkram und Zervant bieten ebenfalls Gratis-Tarife an, allerdings mit Einschränkungen (sevDesk z. B. nur 3 Rechnungen pro Monat).

Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt ein Rechnungsprogramm?

Pflicht ist es nicht: Du darfst Rechnungen auch mit Word oder Excel schreiben. Sinnvoll ist ein Programm trotzdem, weil es die fortlaufende Nummerierung, die Pflichtangaben nach §14 UStG und die GoBD-konforme Archivierung automatisch übernimmt. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus, alles andere gilt aber genauso.

Muss ich als Selbstständiger E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen musst du E-Rechnungen im B2B seit dem 01.01.2025. Die Pflicht, sie zu versenden, greift erst ab 2027 (bei über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 für alle Unternehmen. Für Rechnungen an Privatkunden (B2C) gilt die E-Rechnungs-Pflicht nicht.

Was kostet ein gutes Rechnungsprogramm im Monat?

Die Spanne reicht von 0 € (Norman, sowie eingeschränkte Gratis-Tarife) über rund 7–13 € für Einstiegspakete bis über 30 € für Komplettlösungen mit Buchhaltung und E-Rechnungs-Versand. Für Solo-Selbstständige mit überschaubarem Volumen lohnt sich selten der teuerste Tarif.

Kann ich mit Word oder Excel Rechnungen schreiben?

Ja, rechtlich ist das erlaubt, solange alle Pflichtangaben enthalten sind. Der Haken: Word und Excel nummerieren nicht automatisch, archivieren nicht GoBD-konform und können keine E-Rechnung im EN-16931-Format erzeugen. Für gelegentliche Rechnungen reicht eine kostenlose Vorlage, für regelmäßige nicht.

Welches Programm eignet sich für Rechnung und Buchhaltung zusammen?

Norman, Lexware Office, sevDesk, Billomat und Papierkram verbinden Rechnung und Buchhaltung in einem Tool. Norman ist dabei die einzige Lösung, bei der Rechnung und Buchhaltung dauerhaft kostenlos sind und nur die Steuerabgabe bezahlt wird.

Fazit: Das richtige Rechnungsprogramm für dich

Für die meisten Solo-Selbstständigen ist ein Tool, das Rechnung, E-Rechnung und Buchhaltung verbindet, die wirtschaftlichste Wahl, gerade wenn die Rechnungsstellung kostenlos ist. Schlanke Rechnungs-Apps lohnen sich vor allem, wenn du wenige Rechnungen schreibst und die Buchhaltung anderweitig erledigst.

Norman deckt Rechnungsstellung und Buchhaltung dauerhaft kostenlos ab, erstellt E-Rechnungen nach EN 16931 und übernimmt mit KI die Belegzuordnung; bezahlt wird nur die Steuerabgabe. Wenn du Rechnungen schreiben, verbuchen und deine Steuer aus einer Hand erledigen willst, teste Norman kostenlos.