KSeF у sp. z o.o.: обов'язки у 2026 році та з 2027 року

Sp. z o.o. зобов'язана виставляти фактури в KSeF (Krajowy System e-Faktur, національна система електронних фактур) з 1 квітня 2026 року, а якщо її продажі у 2024 році перевищили 200 млн злотих з ПДВ, то з 1 лютого 2026 року. До 31 грудня 2026 року ще можна виставляти фактури поза KSeF, але лише доки сума брутто таких фактур за місяць не перевищує 10 000 злотих; з 1 січня 2027 року KSeF обов'язкова для будь-якої компанії.

Правовий стан на 9 жовтня 2026 р.

Отримувати фактури через KSeF мають усі компанії вже з 1 лютого 2026 року, зокрема ті, що самі ще користуються лімітом 10 000 злотих.

Строки KSeF для sp. z o.o.

Організаційно-правова форма не має значення. Обов'язок стосується і активних платників ПДВ (czynni podatnicy VAT), і компаній, звільнених від ПДВ, які виставляють фактури іншим фірмам.

Ліміт 10 000 злотих до кінця 2026 року

До 31 грудня 2026 року компанія може виставляти паперові або електронні фактури (наприклад, PDF) поза KSeF, якщо загальна сума продажів з ПДВ за такими фактурами за місяць не перевищує 10 000 злотих (art. 145m ust. 1 закону про ПДВ).

Як рахувати ліміт за роз'ясненнями Міністерства фінансів:

1. Враховуйте лише фактури, які у звичайному порядку треба виставляти в KSeF. Фактури для споживачів, фактури з касового апарата та чеки з NIP до 450 злотих не враховуються.
2. Фактура належить до місяця її виставлення, а не до місяця продажу.
3. Фактура, якою ви перевищуєте 10 000 злотих, уже має пройти через KSeF. Починаючи з цієї фактури і до кінця 2026 року ви втрачаєте право виставляти фактури поза системою (art. 145m ust. 2 закону про ПДВ).

Приклад: у жовтні компанія виставила поза KSeF фактури на 6 000 і 3 000 злотих брутто. Наступна фактура на 2 500 злотих дає в сумі 11 500 злотих, тому її та всі наступні компанія виставляє в KSeF. Зниження продажів у листопаді нічого не змінює.

Отримання фактур

Структурована фактура (faktura ustrukturyzowana) виставляється й отримується через KSeF (art. 106gb ust. 1 закону про ПДВ). Вона вважається отриманою в день, коли KSeF присвоїла їй номер (art. 106na ust. 3 закону про ПДВ). Покупець не підтверджує фактуру, а система не надсилає сповіщень, тому хтось у компанії або бухгалтерська програма мають регулярно перевіряти нові вхідні фактури.

Фактури від іноземних постачальників до KSeF не потрапляють. Компанія отримує їх, як і раніше.

Номер KSeF у фактурі та в платежі

Номер KSeF система присвоює після прийняття файлу. Він потрібен у трьох ситуаціях:

• Коригувальна фактура (faktura korygująca) має містити номер KSeF фактури, яку вона виправляє (art. 106j ust. 2 pkt 2a закону про ПДВ).
• Фактура, передана поза KSeF, наприклад у PDF для іноземного клієнта, повинна мати QR-код із посиланням на фактуру в системі (art. 106gb ust. 5 закону про ПДВ).
• Банківський переказ за фактурою: для платежів з 1 січня 2027 року активний платник ПДВ, який переказує гроші іншому активному платникові, зазначає в призначенні платежу номер KSeF фактури або зведений ідентифікатор із KSeF (art. 108g ust. 1 закону про ПДВ). Статус одержувача перевіряється за реєстром платників ПДВ («білим списком») на дату платежу (art. 108g ust. 3). З тієї ж дати номер KSeF зазначається і в платіжному повідомленні при розділеному платежі, MPP (art. 108a закону про ПДВ у редакції, що застосовується з 2027 року).

Вхід: підпис, печатка, токен і сертифікат KSeF

Логіна й пароля в KSeF немає. Вхід здійснюється через Profil Zaufany (державний довірений профіль), кваліфікований підпис, кваліфіковану печатку, токен або сертифікат KSeF. Самого номера PESEL недостатньо.

• Токен генерує особа з правами доступу в Aplikacja Podatnika KSeF (безкоштовному застосунку Мінфіну) і вводить його в бухгалтерську програму. Програма працює в межах прав цієї особи. Міністерство фінансів вирішило залишити токени в KSeF 2.0 безстроково, а не лише до кінця 2026 року; розпорядження про користування KSeF мають змінити в цій частині.
• Сертифікат KSeF буває двох типів. Тип 1 потрібен для входу, тип 2 для маркування фактур offline другим QR-кодом. Сертифікат діє не довше 2 років.
• Сертифікат компанії видається після автентифікації кваліфікованою печаткою з NIP компанії. Компанія може передати його працівникам і сама відповідає за контроль та відкликання. Сертифікат, виданий фізичній особі, передавати іншим не можна.

Хто в компанії отримує права доступу

Порядок залежить від того, чи має компанія кваліфіковану печатку з NIP.

1. Компанія з кваліфікованою печаткою входить нею і користується правами власника за замовчуванням (uprawnienia właścicielskie), без заяв до податкової.
2. Компанія без печатки подає до податкової повідомлення ZAW-FA, підписане особою, яка представляє компанію. У ньому зазначається одна фізична особа, наприклад член правління або фінансовий директор. Ця особа не зобов'язана бути членом правління.
3. Особа, зазначена в ZAW-FA, надає подальші права електронно в KSeF: працівникам, бухгалтерові, бухгалтерському бюро. Нові ZAW-FA для цього не потрібні.
4. Якщо особа із ZAW-FA йде і ніхто інший не має повних прав, компанія подає нове ZAW-FA.

Коло осіб, які можуть користуватися KSeF, визначає art. 106nb закону про ПДВ, а види прав і форму ZAW-FA визначає розпорядження міністра фінансів і економіки від 12 грудня 2025 року про користування KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815).

Режими offline

Фактуру можна виставити поза системою, але в структурі FA(3), і надіслати пізніше:

Датою виставлення такої фактури вважається дата в полі P_1. Фактура offline, передана покупцеві до присвоєння номера, маркується двома QR-кодами: «OFFLINE» і «CERTYFIKAT» (art. 106nda ust. 6 і 7 закону про ПДВ). Для другого коду потрібен заздалегідь отриманий сертифікат KSeF типу 2.

Фактура online, надіслана лише наступного дня, вважається фактурою offline24.

Фактури для споживачів та іноземних покупців

Фактури для фізичних осіб, які не ведуть бізнес, виставляти в KSeF не обов'язково (art. 106ga ust. 2 pkt 4 закону про ПДВ). Компанія може робити це добровільно.

Фактури для іноземних компаній, зокрема з країн поза ЄС, компанія виставляє в KSeF. Покупець не має доступу до системи, тому фактура передається погодженим способом, наприклад у PDF із QR-кодом (art. 106gb ust. 4 і 5 закону про ПДВ). Датою отримання тоді вважається день фактичного отримання (art. 106na ust. 4).

Штрафи: що каже закон і що анонсує Мінфін

За законом з 1 січня 2027 року начальник податкової може накласти штраф до 100% ПДВ за фактурою, виставленою поза KSeF, а за фактурою без ПДВ до 18,7% загальної суми до сплати (art. 106ni ust. 1 закону про ПДВ). Штраф стосується невиставлення фактури в KSeF, фактури offline не за зразком і запізнення з надсиланням фактури offline. Саме по собі невиконання обов'язку KSeF не тягне за собою кримінально-податкового провадження (art. 106ni ust. 4).

16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про продовження відстрочки штрафів до 31 грудня 2027 року. Для цього потрібно змінити закон, а станом на 9 жовтня 2026 року законопроєкт не ухвалено. Обов'язок KSeF з 1 січня 2027 року не змінюється, а податкова адміністрація (KAS) заявляє, що реагуватиме на фактури, виставлені поза системою.

Безкоштовні інструменти Міністерства фінансів

• Aplikacja Podatnika KSeF (онлайн): виставлення, отримання та завантаження фактур у XML або PDF, права доступу, токени, сертифікати, UPO (офіційне підтвердження отримання).
• Aplikacja Mobilna KSeF: виставлення й отримання фактур на смартфоні.
• e-mikrofirma в e-Urząd Skarbowy (онлайн-податковій): фактури в KSeF і перенесення їх до обліку ПДВ.

Як надіслати файл FA(3) з генератора

Фактуру можна підготувати в безкоштовному генераторі фактур KSeF, який створює XML-файл у структурі FA(3), і надіслати її в Aplikacja Podatnika KSeF:

1. Заповніть фактуру. Дату виставлення (P_1) встановіть на день надсилання і завантажте XML-файл.
2. Увійдіть в Aplikacja Podatnika KSeF через Profil Zaufany, кваліфікований підпис, печатку, токен або сертифікат KSeF.
3. У розділі фактур виберіть завантаження фактури і додайте завантажений файл.
4. Надішліть фактуру. Після прийняття KSeF присвоює їй номер, а застосунок видає UPO.

Сам XML-файл ще не є фактурою. Фактурою він стає лише після надсилання до KSeF (art. 106na ust. 1 закону про ПДВ). Якщо система відхилила файл, фактури не існує, і ви надсилаєте новий, правильний файл замість коригування.

Якщо ви лише відкриваєте компанію, подивіться також, як відкрити sp. z o.o. і скільки коштує sp. z o.o..

Часті запитання

Чи має невелика sp. z o.o. вже користуватися KSeF?

Для вхідних фактур так, з 1 лютого 2026 року. Вихідні фактури вона може виставляти поза KSeF до 31 грудня 2026 року, якщо їхня сума брутто за місяць не перевищує 10 000 злотих.

Чи виставляє фактури в KSeF компанія, звільнена від ПДВ?

Так. Фактури іншим фірмам вона виставляє в KSeF за тими самими правилами і в ті самі строки, включно з лімітом 10 000 злотих до кінця 2026 року.

Чи перестануть працювати токени KSeF наприкінці 2026 року?

Ні. Міністерство фінансів вирішило залишити токени в KSeF 2.0 безстроково, і вони працюють паралельно із сертифікатами KSeF.

З якого моменту потрібно зазначати номер KSeF у переказі?

Для платежів з 1 січня 2027 року, коли активний платник ПДВ платить іншому активному платникові ПДВ банківським переказом (art. 108g закону про ПДВ).

Чи будуть у 2027 році штрафи за фактури поза KSeF?

Закон передбачає штрафи з 1 січня 2027 року. Міністерство фінансів анонсувало перенесення до кінця 2027 року, але станом на 9 жовтня 2026 року ця зміна ще не стала законом.