KSeF в sp. z o.o.: обязанности в 2026 году и с 2027 года

Sp. z o.o. обязана выставлять счета в KSeF (Krajowy System e-Faktur, национальная система электронных счетов) с 1 апреля 2026 года, а если её продажи в 2024 году превысили 200 млн злотых с НДС, то с 1 февраля 2026 года. До 31 декабря 2026 года можно ещё выставлять счета вне KSeF, но только пока сумма брутто таких счетов за месяц не превышает 10 000 злотых; с 1 января 2027 года KSeF обязательна для любой компании.

Правовое состояние на 9 октября 2026 года.

Получать счета через KSeF должны все компании уже с 1 февраля 2026 года, в том числе те, кто сам ещё пользуется лимитом 10 000 злотых.

Сроки KSeF для sp. z o.o.

Организационно-правовая форма не важна. Обязанность касается и активных плательщиков НДС (czynni podatnicy VAT), и компаний, освобождённых от НДС, которые выставляют счета другим фирмам.

Лимит 10 000 злотых до конца 2026 года

До 31 декабря 2026 года компания может выставлять бумажные или электронные счета (например, PDF) вне KSeF, если общая сумма продаж с НДС по таким счетам за месяц не превышает 10 000 злотых (art. 145m ust. 1 закона о НДС).

Как считать лимит по разъяснениям Министерства финансов:

1. Учитывайте только счета, которые в обычном порядке нужно выставлять в KSeF. Счета для потребителей, счета с кассового аппарата и чеки с NIP до 450 злотых не учитываются.
2. Счёт относится к месяцу его выставления, а не к месяцу продажи.
3. Счёт, которым вы превышаете 10 000 злотых, уже должен пройти через KSeF. С этого счёта и до конца 2026 года вы теряете право выставлять счета вне системы (art. 145m ust. 2 закона о НДС).

Пример: в октябре компания выставила вне KSeF счета на 6 000 и 3 000 злотых брутто. Следующий счёт на 2 500 злотых даёт в сумме 11 500 злотых, поэтому его и все последующие компания выставляет в KSeF. Снижение продаж в ноябре ничего не меняет.

Получение счетов

Структурированный счёт (faktura ustrukturyzowana) выставляется и получается через KSeF (art. 106gb ust. 1 закона о НДС). Он считается полученным в день, когда KSeF присвоила ему номер (art. 106na ust. 3 закона о НДС). Покупатель не подтверждает счёт, а система не рассылает уведомлений, поэтому кто-то в компании или бухгалтерская программа должны регулярно проверять новые входящие счета.

Счета от иностранных поставщиков в KSeF не попадают. Компания получает их как раньше.

Номер KSeF в счёте и в платеже

Номер KSeF система присваивает после приёма файла. Он нужен в трёх ситуациях:

• Корректирующий счёт (faktura korygująca) должен содержать номер KSeF счёта, который он исправляет (art. 106j ust. 2 pkt 2a закона о НДС).
• Счёт, переданный вне KSeF, например в PDF для иностранного клиента, должен иметь QR-код со ссылкой на счёт в системе (art. 106gb ust. 5 закона о НДС).
• Банковский перевод по счёту: для платежей с 1 января 2027 года активный плательщик НДС, который переводит деньги другому активному плательщику, указывает в назначении платежа номер KSeF счёта или сводный идентификатор из KSeF (art. 108g ust. 1 закона о НДС). Статус получателя проверяется по реестру плательщиков НДС («белому списку») на дату платежа (art. 108g ust. 3). С той же даты номер KSeF указывается и в платёжном сообщении при раздельном платеже, MPP (art. 108a закона о НДС в редакции, применяемой с 2027 года).

Вход: подпись, печать, токен и сертификат KSeF

Логина и пароля в KSeF нет. Входят через Profil Zaufany (государственный доверенный профиль), квалифицированную подпись, квалифицированную печать, токен или сертификат KSeF. Одного номера PESEL недостаточно.

• Токен генерирует человек с правами доступа в Aplikacja Podatnika KSeF (бесплатном приложении Минфина) и вводит его в бухгалтерскую программу. Программа работает в пределах прав этого человека. Министерство финансов решило оставить токены в KSeF 2.0 бессрочно, а не только до конца 2026 года; распоряжение о пользовании KSeF должны изменить в этой части.
• Сертификат KSeF бывает двух типов. Тип 1 нужен для входа, тип 2 для маркировки счетов offline вторым QR-кодом. Сертификат действует не более 2 лет.
• Сертификат компании выдаётся после аутентификации квалифицированной печатью с NIP компании. Компания может передать его сотрудникам и сама отвечает за контроль и отзыв. Сертификат, выданный физическому лицу, передавать другим нельзя.

Кто в компании получает права доступа

Порядок зависит от того, есть ли у компании квалифицированная печать с NIP.

1. Компания с квалифицированной печатью входит с ней и пользуется правами владельца по умолчанию (uprawnienia właścicielskie), без заявлений в налоговую.
2. Компания без печати подаёт в налоговую уведомление ZAW-FA, подписанное лицом, которое представляет компанию. В нём указывается одно физическое лицо, например член правления или финансовый директор. Этот человек не обязан быть членом правления.
3. Лицо, указанное в ZAW-FA, выдаёт дальнейшие права электронно в KSeF: сотрудникам, бухгалтеру, бухгалтерскому бюро. Новые ZAW-FA для этого не нужны.
4. Если лицо из ZAW-FA уходит и ни у кого нет полных прав, компания подаёт новое ZAW-FA.

Круг лиц, которые могут пользоваться KSeF, определяет art. 106nb закона о НДС, а виды прав и форму ZAW-FA определяет распоряжение министра финансов и экономики от 12 декабря 2025 года о пользовании KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815).

Режимы offline

Счёт можно выставить вне системы, но в структуре FA(3), и отправить позже:

Датой выставления такого счёта считается дата в поле P_1. Счёт offline, переданный покупателю до присвоения номера, маркируется двумя QR-кодами: «OFFLINE» и «CERTYFIKAT» (art. 106nda ust. 6 и 7 закона о НДС). Для второго кода нужен заранее полученный сертификат KSeF типа 2.

Счёт online, отправленный только на следующий день, считается счётом offline24.

Счета для потребителей и иностранных покупателей

Счета для физических лиц, не ведущих бизнес, в KSeF выставлять не обязательно (art. 106ga ust. 2 pkt 4 закона о НДС). Компания может делать это добровольно.

Счета для иностранных компаний, в том числе из стран вне ЕС, компания выставляет в KSeF. У покупателя нет доступа к системе, поэтому счёт передаётся согласованным способом, например в PDF с QR-кодом (art. 106gb ust. 4 и 5 закона о НДС). Датой получения тогда считается день фактического получения (art. 106na ust. 4).

Штрафы: что говорит закон и что анонсирует Минфин

По закону с 1 января 2027 года начальник налоговой может наложить штраф до 100% НДС по счёту, выставленному вне KSeF, а по счёту без НДС до 18,7% общей суммы к оплате (art. 106ni ust. 1 закона о НДС). Штраф касается невыставления счёта в KSeF, счёта offline не по образцу и опоздания с отправкой счёта offline. Само по себе невыполнение обязанности KSeF не ведёт к уголовно-налоговому производству (art. 106ni ust. 4).

16 сентября 2026 года Министерство финансов объявило о продлении отсрочки штрафов до 31 декабря 2027 года. Для этого нужно изменить закон, а на 9 октября 2026 года законопроект не принят. Обязанность KSeF с 1 января 2027 года не меняется, а налоговая администрация (KAS) заявляет, что будет реагировать на счета, выставленные вне системы.

Бесплатные инструменты Министерства финансов

• Aplikacja Podatnika KSeF (онлайн): выставление, получение и скачивание счетов в XML или PDF, права доступа, токены, сертификаты, UPO (официальное подтверждение получения).
• Aplikacja Mobilna KSeF: выставление и получение счетов на смартфоне.
• e-mikrofirma в e-Urząd Skarbowy (онлайн-налоговой): счета в KSeF и перенос их в учёт НДС.

Как отправить файл FA(3) из генератора

Счёт можно подготовить в бесплатном генераторе счетов KSeF, который создаёт XML-файл в структуре FA(3), и отправить его в Aplikacja Podatnika KSeF:

1. Заполните счёт. Дату выставления (P_1) поставьте на день отправки и скачайте XML-файл.
2. Войдите в Aplikacja Podatnika KSeF через Profil Zaufany, квалифицированную подпись, печать, токен или сертификат KSeF.
3. В разделе счетов выберите загрузку счёта и добавьте скачанный файл.
4. Отправьте счёт. После приёма KSeF присваивает ему номер, а приложение выдаёт UPO.

Сам XML-файл ещё не является счётом. Счётом он становится только после отправки в KSeF (art. 106na ust. 1 закона о НДС). Если система отклонила файл, счёта не существует, и вы отправляете новый, правильный файл вместо корректировки.

Если вы только открываете компанию, посмотрите также, как открыть sp. z o.o. и сколько стоит sp. z o.o..

Частые вопросы

Должна ли небольшая sp. z o.o. уже пользоваться KSeF?

Для входящих счетов да, с 1 февраля 2026 года. Исходящие счета она может выставлять вне KSeF до 31 декабря 2026 года, если их сумма брутто за месяц не превышает 10 000 злотых.

Выставляет ли счета в KSeF компания, освобождённая от НДС?

Да. Счета другим фирмам она выставляет в KSeF по тем же правилам и в те же сроки, включая лимит 10 000 злотых до конца 2026 года.

Перестанут ли работать токены KSeF в конце 2026 года?

Нет. Министерство финансов решило оставить токены в KSeF 2.0 бессрочно, и они работают параллельно с сертификатами KSeF.

С какого момента нужно указывать номер KSeF в переводе?

Для платежей с 1 января 2027 года, когда активный плательщик НДС платит другому активному плательщику НДС банковским переводом (art. 108g закона о НДС).

Будут ли в 2027 году штрафы за счета вне KSeF?

Закон предусматривает штрафы с 1 января 2027 года. Министерство финансов анонсировало перенос до конца 2027 года, но на 9 октября 2026 года это изменение ещё не стало законом.