Токен или сертификат KSeF: срок токенов после 2026 года и права доступа

Токен KSeF представляет собой строку символов, которую вы вводите в бухгалтерскую программу, чтобы она подключалась к KSeF (Krajowy System e-Faktur, государственная система электронных счетов) в пределах прав, выбранных при генерации. Сертификат KSeF только подтверждает личность: тип 1 нужен для входа программы, тип 2 для отметки офлайн-счетов вторым QR-кодом, и каждый действует не дольше 2 лет.

Правовое состояние: 1 ноября 2026 года.

Ни токеном, ни сертификатом KSeF нельзя войти в бесплатное приложение Aplikacja Podatnika KSeF (приложение Минфина для налогоплательщиков). Туда входят через login.gov.pl (Profil Zaufany, mObywatel, интернет-банк, e-dowód) или квалифицированной подписью либо печатью. Токен и сертификат KSeF нужны программам, которые подключаются к KSeF через API.

Токен и сертификат KSeF в одной таблице

Основание: § 6 ust. 1 и 2, § 9 ust. 10 и § 13 распоряжения министра финансов и экономики от 12 декабря 2025 года о пользовании KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815 с изм.) и проект его изменения от 26 октября 2026 года.

Работает ли токен KSeF после 2026 года?

По действующему распоряжению входить токеном можно до 31 декабря 2026 года (§ 13 ust. 1 pkt 1). Министерство финансов объявило, что токены останутся в KSeF, и 27 октября 2026 года опубликовало в Правительственном центре законодательства (RCL) проект изменения распоряжения. Проект находится на стадии согласований и консультаций, он ещё не подписан и не опубликован в Dziennik Ustaw (официальном вестнике законов).

Что меняет проект:

1. Токен становится постоянным способом входа. Новый § 6 ust. 1 pkt 5 добавляет токен KSeF к способам аутентификации, рядом с подписью, печатью, государственным узлом входа и сертификатом KSeF.
2. Токены, созданные до 1 января 2027 года, действуют не дольше 30 ноября 2027 года. Эта норма должна вступить в силу 31 декабря 2026 года, за день до нынешней даты окончания токенов.
3. Новый токен действует не дольше 365 дней с генерации или с выбранной вами даты начала. Срок считается в календарных днях.
4. Сертификат KSeF можно ограничить одним NIP (налоговым номером) или идентификатором филиала, сами права при этом не меняются.

На практике: токен, созданный сегодня, по проекту прослужит до 30 ноября 2027 года. До этого дня его нужно заменить новым токеном со сроком действия или сертификатом KSeF типа 1. Многие руководства до сих пор пишут, что токены исчезнут в конце 2026 года или останутся вообще без срока; проект говорит иное.

Сертификат KSeF не заменяет токен один к одному. Минфин подчёркивает, что эти средства функционально не равнозначны: токен несёт права, а сертификат лишь способ аутентификации, как квалифицированная подпись.

Где работает какой способ входа

Вход через государственный узел работает с 14 февраля 2026 года (распоряжение в редакции Dz.U. 2026 poz. 169). Если вы вошли токеном, сертификат KSeF создать нельзя (§ 13 ust. 2), поэтому за сертификатом входят подписью, печатью, через узел или другим сертификатом KSeF.

Права доступа в sp. z o.o.

Сначала у кого-то в компании должны быть права владельца. Только этот человек даёт дальнейшие права, создаёт токены и запрашивает сертификаты.

1. Компания с квалифицированной печатью с NIP компании входит ею и сразу получает полные права владельца. В налоговую она ничего не подаёт.
2. Компания без печати подаёт начальнику налоговой уведомление ZAW-FA(3): на бумаге, через форму в e-Urząd Skarbowy (онлайн-налоговой) или через e-Doręczenia (сервис электронной доставки). С 1 января 2026 года ZAW-FA, отправленное через ePUAP, не считается доставленным.
3. В ZAW-FA указывают одно физическое лицо, не обязательно члена правления. Оно получает управление правами, выставление счетов, доступ к счетам и управление подчинёнными подразделениями. Налоговая вносит уведомление в систему сразу после получения.
4. Дальнейшие права этот человек даёт электронно в Aplikacja Podatnika (меню «Nadaj uprawnienie», дать право) или в бухгалтерской программе. Новые ZAW-FA не нужны.
5. Смена лица из ZAW-FA требует двух уведомлений: отзыв прав у лица A и предоставление их лицу B. Права, которые лицо A дало другим, сохраняются.

Основание: § 4 и § 5 распоряжения о пользовании KSeF.

Виды прав

Выставление счетов и доступ к счетам являются двумя отдельными правами. Бухгалтеру можно дать только доступ к счетам, а менеджеру по продажам только выставление (§ 3 ust. 1 распоряжения).

Права для бухгалтерского бюро

Компания даёт право всему бюро по его NIP, а не каждому сотруднику отдельно (§ 3 ust. 3 распоряжения). Если она отметит возможность передавать права дальше, бюро само указывает сотрудников, которые обслуживают компанию. Когда в бюро меняется бухгалтер, бюро обновляет права, а компании ничего делать не нужно. Что ещё согласовать с бюро, описано в статье сколько стоит бухгалтерское бюро для sp. z o.o..

Как создать токен KSeF

1. Войдите в Aplikacja Podatnika KSeF через login.gov.pl или квалифицированной подписью либо печатью, в контексте NIP компании.
2. Выберите в меню «Generuj token» (создать токен).
3. Введите название токена, например «Бухгалтерская программа», и отметьте права: выставление счетов, просмотр счетов, просмотр прав, управление правами, управление подчинёнными подразделениями или просмотр истории сессий.
4. Нажмите «Generuj token» и сразу скопируйте токен. Приложение показывает его только один раз.
5. Вставьте токен в программу. Список токенов и кнопка «Unieważnij» (отозвать) находятся в разделе «Lista tokenów».

Пять правил, о которых легко забыть:

• Токен нельзя изменить. Если нужен другой объём прав, создаётся новый.
• Отзыв прав у человека отзывает их и у его токенов, но сам токен не исчезает. После повторного предоставления прав он снова работает.
• Токен работает только в контексте, в котором создан: токен с личного NIP не даст войти в компанию, и наоборот.
• В токен нельзя записать право, которого нет у вас самого.
• Токен, созданный физическим лицом, нельзя передавать другому человеку. Токен, созданный компанией после входа печатью, компания может передать сотрудникам, и тогда в KSeF видны данные компании.

Как получить сертификат KSeF

1. Войдите в Aplikacja Podatnika KSeF и выберите «Wnioskuj o certyfikat» (запросить сертификат). Сертификат получает идентификатор, с которым вы вошли: ваш PESEL или NIP либо NIP компании после входа печатью.
2. Введите название сертификата (от 5 до 100 символов) и пароль к закрытому ключу (от 15 до 32 символов, заглавная и строчная буква, цифра, спецсимвол). Пароль нельзя сбросить.
3. Нажмите «Generuj» (создать). Закрытый ключ сохраняется на вашем устройстве как файл .key.
4. Выберите назначение: «Uwierzytelnienie w systemie KSeF» (аутентификация, тип 1) или «Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy» (подпись ссылки для проверки, тип 2, для офлайн-счетов). Один сертификат не может иметь оба назначения.
5. Укажите дату начала действия и отправьте запрос. После выдачи скачайте сертификат в разделе «Lista certyfikatów».

Сертификат, выданный физическому лицу, нельзя передавать никому. Сертификат, выданный компании, не привязан к человеку, поэтому компания может передать его сотрудникам, но сама отвечает за учёт его скачивания, передачи и отзыва.

Лимиты сертификатов KSeF

Новый сертификат можно получить за месяц до истечения самого старого активного (руководство KSeF 2.0, часть I, п. 2.5.6).

Пример: компания без печати и бухгалтерское бюро

У sp. z o.o. нет квалифицированной печати. Правление подписывает ZAW-FA и указывает в нём председателя правления. Он входит через Profil Zaufany в контексте NIP компании и делает четыре вещи:

1. Даёт бухгалтерскому бюро доступ к счетам с правом передачи дальше. Бюро указывает своего бухгалтера.
2. Даёт менеджеру по продажам право выставлять счета на его PESEL.
3. 2 ноября 2026 года создаёт токен с выставлением и просмотром счетов для бухгалтерской программы компании. По проекту Минфина этот токен действует не дольше 30 ноября 2027 года.
4. В тот же день запрашивает сертификат KSeF типа 2 с началом действия 1 декабря 2026 года. Сертификат действует 2 года, до 30 ноября 2028 года, а следующий председатель может получить за месяц до его истечения.

Итог: в KSeF работают три человека и одна программа, а ZAW-FA пришлось подать только один раз.

Чем помогает Norman

Norman отправляет счета компании в KSeF и загружает из него исходящие и входящие счета. Вы подключаете его токеном KSeF за три шага, описанных в инструкции по токену KSeF, и дальше работаете в одном месте. 30 дней Norman бесплатен и без карты, а KSeF в Norman остаётся бесплатным и после пробного периода; реестр VAT, VAT-UE и JPK_V7, которые вы утверждаете, входят в план Max за 119 zł в месяц без НДС. Отдельный счёт без аккаунта можно подготовить в генераторе счетов KSeF, а о самом Norman читайте на главной странице.

Остальные обязанности компании в KSeF описаны в статье KSeF для sp. z o.o., а сроки для JDG в статье KSeF с 1 января 2027 года для JDG и малых фирм.

Частые вопросы

Перестанет ли работать токен KSeF 31 декабря 2026 года?

Действующее распоряжение всё ещё указывает эту дату. Проект Минфина от 26 октября 2026 года продлевает токены, созданные до 2027 года, до 30 ноября 2027 года, а новые токены будут действовать не дольше 365 дней. Проект ещё не опубликован.

Можно ли войти токеном в Aplikacja Podatnika KSeF?

Нет. В Aplikacja Podatnika входят через login.gov.pl или квалифицированной подписью либо печатью. Токен и сертификат KSeF нужны программам, которые подключаются к KSeF через API.

Зачем нужен сертификат KSeF типа 2?

Для счетов, выставленных офлайн: счёт, переданный покупателю до присвоения номера KSeF, отмечают QR-кодом «OFFLINE» и вторым кодом «CERTYFIKAT», для которого нужен сертификат типа 2 (§ 9 ust. 10 распоряжения).

Сколько токенов может быть у компании?

KSeF не ограничивает количество токенов. Можно иметь один токен на все права или отдельный на каждое.

Нужно ли бухгалтерскому бюро ZAW-FA от компании?

Нет. ZAW-FA указывает только первое лицо компании без квалифицированной печати. Бюро получает права электронно, от этого лица или от компании, вошедшей печатью.