Как выставить счёт в KSeF бесплатно: Aplikacja Podatnika по шагам

Счёт в KSeF можно бесплатно выставить в Aplikacja Podatnika KSeF Министерства финансов по адресу ap.ksef.mf.gov.pl: войдите, выберите «Wystaw fakturę VAT» (выставить счёт-фактуру), заполните упрощённую форму и нажмите «Wyślij do KSeF» (отправить в KSeF). Счёт считается выставленным в день отправки в систему и после приёма получает номер KSeF (art. 106na ust. 1 закона о НДС, ustawa o VAT).

Правовое состояние: 14 октября 2026 года.

Приложение работает в браузере (Chrome, Firefox, Edge, Safari), не требует установки и оплаты и позволяет выставлять, получать и скачивать счета в структуре FA(3). Шаги ниже описаны по версии 2.6 руководства пользователя Минфина от августа 2026 года. Интерфейс только на польском, поэтому названия кнопок даны по-польски с переводом.

Три бесплатных инструмента Минфина

Поэтому sp. z o.o. работает в Aplikacja Podatnika или в мобильном приложении. e-mikrofirma предназначена только для индивидуальных предпринимателей.

Перед началом: доступ к KSeF

1. JDG: у владельца права владельца есть автоматически, он входит в контексте своего NIP.
2. Компания с квалифицированной печатью с NIP компании входит этой печатью и получает права владельца по умолчанию.
3. Компания без печати подаёт в налоговую уведомление ZAW-FA и указывает в нём одно физическое лицо. Этот человек входит своим Profil Zaufany или подписью и выдаёт остальные права в приложении (меню «Nadaj uprawnienie», выдать право).

Подробно о правах доступа в компании: KSeF в sp. z o.o.. Круг лиц, которые могут пользоваться KSeF, определяет art. 106nb закона о НДС.

Вход в Aplikacja Podatnika по шагам

1. Откройте в браузере ap.ksef.mf.gov.pl.
2. Выберите способ входа:
   • «Zaloguj przez login.gov.pl» (войти через login.gov.pl): Profil Zaufany, приложение mObywatel, интернет-банк или электронный паспорт e-dowód. Иностранный eID не подходит.
   • «Zaloguj certyfikatem» (войти сертификатом): укажите, содержит ли сертификат NIP или PESEL, нажмите «Pobierz żądanie autoryzacyjne» (скачать запрос авторизации), подпишите файл квалифицированной подписью или печатью и добавьте его как файл .xml или .xades.
3. Выберите контекст входа «NIP podmiotu» (NIP субъекта), введите NIP компании (или свой NIP для JDG) и нажмите «Przejdź dalej» (далее).

После входа слева появляется меню: «Wystaw fakturę VAT», «Wczytaj fakturę» (загрузить счёт), «Lista faktur» (список счетов), «Historia sesji» (история сессий), права доступа, токены и сертификаты. При долгом бездействии приложение само завершает сессию.

Счёт в упрощённой форме

Упрощённая форма («Tryb skrócony») занимает один экран и подходит для обычных продаж внутри Польши. В расширенной форме («Tryb rozszerzony») есть все поля FA(3); она нужна, в частности, для авансовых счетов, корректировок, продаж за границу и третьих лиц.

1. В меню нажмите «Wystaw fakturę VAT» и выберите «Tryb skrócony».
2. Данные счёта: номер счёта по вашей серии, дата поставки или услуги, при желании срок и способ оплаты (для перевода номер счёта в банке), цены нетто или брутто и валюта. Дата выставления ставится автоматически как сегодняшняя, изменить её нельзя.
3. Идентификационные данные: данные продавца и покупателя вводятся вручную или подтягиваются кнопкой «Pobierz dane» (получить данные) по налоговому номеру. Для покупателя выберите NIP или «Brak identyfikatora» (без идентификатора), например для частного лица.
4. Позиции: название товара или услуги, количество, единица, цена за единицу и ставка НДС (23%, 8%, 5%, 4%, освобождено, 0% внутренняя). Суммы и итог по ставкам приложение считает само. Через «Dodatkowe kolumny» (дополнительные колонки) добавляются коды GTU, PKWiU или CN.
5. Отметки, если нужны: освобождение от НДС с правовым основанием (например, art. 113 ust. 1 закона о НДС), раздельный платёж («mechanizm podzielonej płatności»), кассовый метод («metoda kasowa»).
6. Прочие данные на счёте: подвал, номер KRS, REGON, BDO, дополнительное описание.
7. В «Pozostałe akcje» (другие действия) выберите «Podgląd» (просмотр) и проверьте счёт.
8. Нажмите «Wyślij do KSeF». После успешной проверки приложение покажет номер KSeF (кнопка «Kopiuj», копировать).

Обязательные реквизиты любого счёта перечислены в art. 106e ust. 1 закона о НДС. Форма следит за обязательными полями, но не проверит, правильно ли выбраны ставка или освобождение.

Пример

Sp. z o.o., активный плательщик НДС, 14 октября 2026 года выставляет счёт за два дня обучения для компании из Кракова:

Общая сумма к оплате: 3 690,00 злотых. Счёт не превышает 15 000 злотых, поэтому отметка о раздельном платеже не нужна (art. 106e ust. 1 pkt 18a закона о НДС касается только сумм выше 15 000 злотых и товаров или услуг из приложения 15). После «Wyślij do KSeF» у счёта дата выставления 14 октября 2026 года и собственный номер KSeF.

Загрузка готового XML

Если вы готовите счета в другой программе или в бесплатном генераторе счетов KSeF, можно отправить только файл:

1. В меню нажмите «Wczytaj fakturę», затем «Dodaj plik» (добавить файл) и выберите XML-файл в структуре FA(3).
2. Если файл корректен, нажмите «Wystaw fakturę» (выставить счёт). Также доступны «Edytuj» (редактировать), «Podgląd faktury» (просмотр) и «Usuń» (удалить).
3. Файл с ошибками проверки можно исправить через редактирование; отправка заблокирована, пока ошибки не устранены. Файл, не соответствующий структуре FA(3), приложение не примет вовсе.

XML-файл ещё не счёт. Счётом он становится в день отправки в KSeF (art. 106na ust. 1 закона о НДС).

Скачивание PDF и UPO

• Счёт в PDF или XML: в «Lista faktur» отметьте от 1 до 10 счетов и откройте «Pobierz» (скачать). Несколько счетов сохраняются в ZIP-архиве, имя файла совпадает с номером KSeF.
• UPO (официальное подтверждение получения): в «Historia sesji» откройте сессию и скачайте UPO для счёта из его меню в XML или PDF. Сводное UPO за всю сессию доступно только после её закрытия.
• Счёт для клиента вне KSeF: частному лицу или иностранному покупателю счёт передаётся согласованным способом, например в PDF, с QR-кодом, который ведёт к счёту в KSeF (art. 106gb ust. 4 и 5 закона о НДС).

Любой, у кого есть номер KSeF, номер счёта, идентификатор и название покупателя и сумма к оплате, найдёт счёт без входа через кнопку «Wyszukaj fakturę» (найти счёт) на стартовой странице.

Входящие счета

В «Lista faktur» откройте вкладку «Faktury zakupowe (Podmiot2)» (входящие счета). Список можно сузить фильтрами по NIP продавца, номеру, дате и сумме. Счёт считается полученным в день присвоения номера KSeF (art. 106na ust. 3 закона о НДС), а уведомлений система не присылает, поэтому вкладку нужно проверять регулярно.

Подозрительный счёт от незнакомого продавца можно передать в налоговую службу (KAS) кнопкой «Zgłoszenie nadużycia» (сообщить о злоупотреблении) в просмотре счёта.

Корректировочный счёт

1. Выберите «Wystaw fakturę VAT», затем «Tryb rozszerzony», и в поле «Wskaż rodzaj faktury» (тип счёта) выберите «Korygująca» (корректировочный).
2. Укажите причину корректировки, дату выставления и номер исходного счёта, а если он был в KSeF, его номер KSeF (art. 106j ust. 2 pkt 2a закона о НДС).
3. Заполните изменяемые позиции (в корректировке этот раздел необязателен) и выставьте счёт.

Неверный NIP покупателя корректировкой данных не исправить. По руководству Минфина в этом случае выставляют корректировку до нуля и новый счёт с правильным NIP.

Тренировка без налоговых последствий

Минфин даёт две версии для обучения:

Данные в обеих версиях периодически удаляются. Каждый счёт, отправленный в рабочей версии, является юридическим документом.

Пределы бесплатных инструментов

• Приложение не ведёт бухгалтерию и учёт НДС компании. Входящие счета нужно скачать и передать бухгалтеру или в учётную программу.
• За один раз можно скачать не больше 10 счетов.
• Счета, отправленные в KSeF, хранятся в системе 10 лет с конца года выставления (art. 112aa ust. 1 закона о НДС), поэтому отдельно архивировать их не нужно.

Когда счетов много, учётная программа может забирать их из KSeF автоматически. Norman импортирует входящие счета из KSeF и сопоставляет их с операциями по банковскому счёту.

Частые вопросы

Aplikacja Podatnika KSeF действительно бесплатна?

Да. Это инструмент Министерства финансов, он доступен в браузере по адресу ap.ksef.mf.gov.pl без оплаты.

Можно ли выставить счёт более ранней датой?

В режиме online нельзя. Датой выставления считается день отправки в KSeF (art. 106na ust. 1 закона о НДС). Дата поставки или оказания услуги указывается отдельно.

Как sp. z o.o. без квалифицированной печати войти в первый раз?

Подать в налоговую ZAW-FA и указать одно физическое лицо. Этот человек входит своим Profil Zaufany или подписью в контексте NIP компании и выдаёт права другим.

Должен ли клиент принять счёт в KSeF?

Нет. Счёт считается полученным в день присвоения номера KSeF (art. 106na ust. 3 закона о НДС), без какого-либо подтверждения.

Можно ли сначала потренироваться?

Да. Тестовая версия (ap-test.ksef.mf.gov.pl) принимает вымышленные данные, а версия Demo (ap-demo.ksef.mf.gov.pl) требует настоящего входа, но счета в ней не имеют налоговых последствий.