Handy absetzen 2026: Smartphone als Selbstständiger richtig abschreiben

Ein gutes Business-Smartphone kostet heute schnell 1.000 € oder mehr – ein neues iPhone Pro liegt locker bei 1.500 €. Die naheliegende Frage: Kann ich das Handy genauso komplett im Kaufjahr absetzen wie meinen Laptop? Die Antwort lautet: meistens ja, aber aus einem anderen Grund – und bei teuren Geräten leider nicht.

Der entscheidende Unterschied: Die berühmte BMF-Regel mit der Nutzungsdauer von einem Jahr gilt nur für Computerhardware – Desktops, Notebooks, Tablets und Peripherie. Smartphones stehen nicht auf dieser Liste. Für sie gilt die normale AfA-Tabelle mit einer Nutzungsdauer von fünf Jahren, sobald sie über der GWG-Grenze liegen.

Hier kommen die Regeln, mit denen du Handy, Zubehör und Vertrag 2026 als Selbstständiger, Freiberufler oder GmbH-Geschäftsführer sauber in der EÜR oder im Jahresabschluss unterbringst – inklusive Vorsteuerabzug und privater Mitnutzung.

Kurz gesagt: Bis 800 € netto (952 € brutto) ist das Handy ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) und im Kaufjahr sofort zu 100 % absetzbar. Kostet es mehr, schreibst du es linear über fünf Jahre ab – anteilig ab dem Kaufmonat. Die Vorsteuer (19 %) holst du dir immer sofort zurück, unabhängig von der AfA. Nur der betriebliche Anteil zählt (bei Selbstständigen meist 60–80 %). Ein privat gekauftes Handy kannst du per Einlage zum Teilwert nachträglich ins Betriebsvermögen holen.

Überblick: Was du wie absetzt

Handy, Zubehör und Vertrag folgen unterschiedlichen Regeln. Diese Tabelle zeigt auf einen Blick, was sofort abziehbar ist und was über die Jahre läuft:

Warum das Handy anders läuft als der Laptop

Mit dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 wurde die Nutzungsdauer für Computerhardware und Software auf ein Jahr gesenkt. Das Schreiben zählt die begünstigten Geräte abschließend auf: Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, mobile Workstations, Dockingstations, Netzteile und Peripheriegeräte. Smartphones tauchen darin nicht auf.

Die Folge: Ein teures Handy fällt nicht unter die 1-Jahres-Regel, die deinem Laptop die volle Abschreibung im Kaufjahr erlaubt. Stattdessen gilt die reguläre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer aus der AfA-Tabelle – und die liegt für Mobiltelefone bei fünf Jahren. Das ist der wichtigste Merksatz dieses Artikels.

Regel 1: Bis 800 € netto – sofort als GWG

Die gute Nachricht zuerst: Die meisten Diensthandys bleiben unter der GWG-Grenze. Kostet dein Smartphone maximal 800 € netto (§6 Abs. 2 EStG), ist es ein geringwertiges Wirtschaftsgut und sofort zu 100 % im Kaufjahr absetzbar. Brutto entspricht das bei 19 % Umsatzsteuer 952 €.

Ein Android-Gerät oder ein älteres iPhone-Modell für 700 € netto landet also komplett im Anschaffungsjahr in der EÜR – ganz ohne Verteilung über fünf Jahre. Für GWG ab netto 250,01 € musst du allerdings ein laufendes Verzeichnis führen (Anschaffungsdatum, Hersteller, Seriennummer, Preis). Die Details stehen in unserem Leitfaden zur GWG-Grenze und Sofortabschreibung.

Regel 2: Über 800 € netto – fünf Jahre AfA

Kostet das Handy mehr als 800 € netto, schreibst du es linear über fünf Jahre ab – Monat für Monat ab dem Anschaffungsmonat (§7 Abs. 1 EStG). Ein im Mai gekauftes Gerät wird 2026 also nur für acht Monate (Mai–Dezember) abgeschrieben.

Rechenbeispiel: iPhone für 1.500 € brutto = 1.260,50 € netto (bei 19 % USt), Kauf im Mai 2026, beruflicher Anteil 70 %. So verteilt sich die Abschreibung über die Jahre:

Weil die AfA im Kaufmonat beginnt, zieht sich die Abschreibung eines im Mai gekauften Geräts über sechs Kalenderjahre. Über 800 € netto bedeutet also kein verlorener Abzug – nur ein gestreckter.

Tipp: Kannst du glaubhaft machen, dass dein Handy betrieblich schneller verschleißt, darfst du eine kürzere Nutzungsdauer ansetzen – in der Praxis werden häufig drei Jahre anerkannt. Das erhöht die jährliche AfA, verlangt aber eine nachvollziehbare Begründung.

Regel 3: Vorsteuer – die 19 % zurückholen

Bist du vorsteuerabzugsberechtigt (Regelbesteuerung, keine Kleinunternehmerregelung), holst du dir die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer über die Umsatzsteuervoranmeldung zurück – und zwar sofort im Kaufzeitpunkt, unabhängig davon, dass die AfA über fünf Jahre läuft. Bei einem Handy für 1.500 € brutto sind das rund 240 € Vorsteuer im Voranmeldungszeitraum des Kaufs.

Voraussetzung sind die Pflichtangaben nach §14 UStG auf der Rechnung. Kleinunternehmer setzen den Bruttobetrag als Betriebsausgabe ab, ziehen aber keine Vorsteuer – ob sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei größeren Anschaffungen lohnt, ist Einzelfall.

Regel 4: Beruflicher Anteil sauber aufteilen

Das Smartphone nutzt fast jeder auch privat. Steuerlich zählt nur der betriebliche Anteil:

• Unter 10 % betrieblich: kein Abzug – das Gerät bleibt Privatvermögen.
• 10–90 % betrieblich: anteiliger Abzug. Üblich und meist unstrittig sind für Selbstständige 60–80 % (Abschreibung und Vorsteuer anteilig).
• Über 90 % betrieblich: voller Abzug, am saubersten mit einem reinen Geschäftshandy.

Eine kurze Notiz in der Buchhaltung genügt meist zur Begründung. Bei Zweifeln des Finanzamts hilft ein Handy-Tagebuch über drei Monate, mit dem du den geschäftlichen Nutzungsanteil belegst. Wer ein zweites, ausschließlich geschäftliches Handy führt, zieht 100 % und muss bei einer Prüfung keine Quote rechtfertigen. Wichtig: Verwechsle die Geräteanschaffung nicht mit den laufenden Vertragskosten – die behandelst du separat, siehe unseren Leitfaden zu Telefonkosten absetzen.

Regel 5: Zubehör getrennt buchen

Was rund ums Handy dazukommt, ist meist sofort abziehbar:

• Hülle, Panzerglas, Ladekabel, Powerbank, Kfz-Halterung: unter 800 € netto → GWG, sofort 100 %.
• AirPods und kabellose Kopfhörer: eigenes Wirtschaftsgut – Details im Beitrag Kopfhörer & AirPods absetzen.
• Apps & Abos (z. B. Microsoft 365, Buchhaltungs-Apps): laufende Betriebsausgaben, voll im Zahlungsjahr abziehbar.
• Reparatur & Displaytausch: sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand.

Beleg verloren? Ein Eigenbeleg rettet den Betriebsausgabenabzug – den Vorsteuerabzug aber nicht, dafür bleibt die Originalrechnung Pflicht.

Handy privat gekauft? So legst du es nachträglich ein

Du hast dein Smartphone zunächst privat gekauft und nutzt es erst später überwiegend beruflich? Dann holst du es per Einlage ins Betriebsvermögen. Bewertet wird die Einlage mit dem Teilwert – also dem realistischen Zeitwert des Geräts im Moment der Einlage, nicht mehr mit dem ursprünglichen Kaufpreis.

Liegt dieser Teilwert unter 800 € netto, kannst du ihn im Jahr der Einlage sofort komplett absetzen. Liegt er darüber, schreibst du den Restwert über die verbleibende Nutzungsdauer ab. Beispiel: Ein privat für 1.500 € gekauftes Handy wird nach einem Jahr eingelegt, der Teilwert beträgt noch rund 900 € – diesen Betrag verteilst du auf die restlichen Jahre. So geht bei einem Wechsel von privat auf geschäftlich kein Abzug verloren.

Norman erkennt beim Handy-Kauf automatisch, ob GWG oder 5-Jahres-AfA greift, bucht den Beleg ins richtige Konto und zieht die Vorsteuer in der Voranmeldung. Für GmbHs läuft das direkt ins Anlageverzeichnis – siehe Steuern für GmbH und Steuern für Selbstständige.

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Häufige Fragen

Kann ich mein Handy komplett im Kaufjahr absetzen?

Nur, wenn es maximal 800 € netto (952 € brutto) kostet – dann ist es ein GWG und sofort zu 100 % absetzbar. Teurere Geräte schreibst du über fünf Jahre ab. Die 1-Jahres-Regel für Computer gilt für Smartphones ausdrücklich nicht.

Wie viele Jahre wird ein Smartphone abgeschrieben?

Laut AfA-Tabelle des BMF beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer eines Mobiltelefons fünf Jahre. Die Abschreibung läuft linear und monatsgenau ab dem Kaufmonat. Eine kürzere Nutzungsdauer (oft drei Jahre) ist möglich, wenn du den schnelleren Verschleiß plausibel machst.

Wie hoch darf der berufliche Anteil sein?

Bei mindestens 10 % betrieblicher Nutzung ist ein anteiliger Abzug erlaubt. Für Selbstständige gelten 60–80 % meist als unstrittig. Willst du 100 % ziehen, nutze am besten ein reines Geschäftshandy oder belege die Quote mit einem Handy-Tagebuch über drei Monate.

Bekomme ich die Mehrwertsteuer auf das Handy zurück?

Ja, wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist (Regelbesteuerung). Die 19 % Vorsteuer holst du dir sofort im Kaufzeitpunkt über die Umsatzsteuervoranmeldung zurück – unabhängig davon, dass die AfA über fünf Jahre läuft. Kleinunternehmer ziehen dagegen keine Vorsteuer.

Kann ich ein privat gekauftes Handy noch absetzen?

Ja, per Einlage zum Teilwert. Du bewertest das Gerät mit seinem aktuellen Zeitwert und schreibst diesen über die Restnutzungsdauer ab. Liegt der Teilwert unter 800 € netto, ist der Sofortabzug im Jahr der Einlage möglich.

Fazit

Handy absetzen 2026 folgt anderen Regeln als der Laptop: Die 1-Jahres-Regel für Computer gilt nicht für Smartphones. Bis 800 € netto ziehst du das Gerät als GWG sofort komplett ab, darüber schreibst du es über fünf Jahre linear ab – anteilig ab Kaufmonat. Vorsteuer immer sofort mitnehmen, beruflichen Anteil (meist 60–80 %) sauber dokumentieren und Zubehör getrennt verbuchen. Ein privat gekauftes Handy holst du per Einlage zum Teilwert nach. Wer das diszipliniert macht, holt aus jedem Diensthandy das steuerliche Maximum.