Buchhaltungssoftware Vergleich 2026: Selbstständige und GmbH

Das Wichtigste in Kürze

• Selbstständige: Für EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) zahlst du 2026 zwischen 155 € und 359 € netto im Jahr. Norman Pro kostet 252 € im Jahr und enthält die Einkommensteuer.
• UG und GmbH: Eine Kapitalgesellschaft bucht immer doppelt und erstellt eine Bilanz, egal wie klein sie ist (§ 238 HGB, § 13 Abs. 3 GmbHG). Bei Norman ist die doppelte Buchführung kostenlos. Max mit Jahresabschluss, E-Bilanz, Körperschaft- und Gewerbesteuer kostet 468 € im Jahr.
• Steuerberater: Die laufende Buchhaltung kostet 200–800 € im Monat, der Jahresabschluss einer GmbH 1.500–5.000 € im Jahr.
• Kleinunternehmer: Bis 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr (§ 19 UStG) gibst du keine UStVA ab. Norman Klein kostet 108 € im Jahr inklusive EÜR und Einkommensteuer.
• EÜR reicht nur Einzelunternehmern: Freiberufler machen immer eine EÜR, Gewerbetreibende bis 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn im Jahr (§ 141 AO). Für UG und GmbH gilt diese Grenze nicht.
• E-Rechnung: Empfangen musst du E-Rechnungen seit 2025. Ab 2027 musst du sie schreiben, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab 2028 gilt das für alle außer Kleinunternehmern.

Selbstständige: was Buchhaltungssoftware 2026 kostet

Die meisten Vergleiche zeigen den Einstiegspreis. Für deine Steuern brauchst du aber fast immer einen höheren Tarif. Die Tabelle zeigt den Tarif, der deinen Fall abdeckt, und den Preis für ein ganzes Jahr.

Netto-Listenpreise ohne Aktionsrabatte, Stand Oktober 2026, aus den Preisseiten der Anbieter. Lexware Office rechnet monatlich ab, alle anderen bei jährlicher Zahlung. „Nicht genannt“ heißt: Die Preisseite führt keine Einkommensteuererklärung auf.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens ist der kostenlose Einstieg bei den meisten Anbietern ein Rechnungsprogramm: EÜR und UStVA gibt es erst im bezahlten Tarif. Zweitens endet der Steuerumfang oft bei der UStVA. Für die Einkommensteuer brauchst du dann eine zweite Software oder den Steuerberater, und du überträgst den Gewinn aus der EÜR von Hand.

Mehr zu einzelnen Anbietern: Norman im Vergleich mit Lexware Office, mit sevDesk, mit Accountable, mit BuchhaltungsButler und mit Sorted.

Rechenbeispiel: ein Jahr Freiberufler mit Umsatzsteuer

Lena ist Designerin, umsatzsteuerpflichtig und gibt die UStVA vierteljährlich ab. Im Jahr fallen an: 4 Voranmeldungen, die Umsatzsteuererklärung, die EÜR und die Einkommensteuererklärung.

Die Abo-Kosten sind Betriebsausgaben. Bei einem Grenzsteuersatz von 30 % kosten Lena 252 € im Jahr nach Steuern also rund 176 €. Wo genau die Grenze zum Steuerberater liegt, zeigt der Vergleich Steuerberater oder Software.

UG und GmbH: Buchhaltungssoftware mit Bilanz und E-Bilanz

Eine UG oder GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG) und muss doppelt buchen (§ 238 HGB). Die Befreiung für kleine Betriebe in § 241a HGB gilt nur für Einzelkaufleute. Programme, die bei der EÜR aufhören, scheiden deshalb aus, auch im ersten Jahr nach der Gründung.

Das muss die Software für eine Kapitalgesellschaft können:

• doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04, mit Hauptbuch und Anlagenverzeichnis
• UStVA und Zusammenfassende Meldung
• Jahresabschluss mit Bilanz und GuV, bei einer kleinen GmbH spätestens 6 Monate nach Jahresende (§ 264 Abs. 1 HGB)
• E-Bilanz an das Finanzamt (§ 5b EStG), dazu Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung
• Offenlegung im Unternehmensregister spätestens 12 Monate nach Jahresende (§ 325 HGB)
• Lohnabrechnung, sobald die Geschäftsführung ein Gehalt bekommt

So sind die Norman-Tarife für UG und GmbH aufgebaut:

Bei jährlicher Zahlung, Stand Oktober 2026.

Rechenbeispiel: eine kleine GmbH

Eine GmbH mit monatlicher UStVA und einem Geschäftsführergehalt hat drei Wege durch das Jahr:

Die Steuerberater-Zahlen stammen aus unserer Übersicht der Steuerberaterkosten für die GmbH. Mit Max erstellt Norman Bilanz, GuV und Kontennachweis aus dem Hauptbuch. Du prüfst die ELSTER-Testvorschau, sperrst das Jahr und übermittelst die E-Bilanz; für die Offenlegung erzeugt Norman die verkürzte Bilanz als PDF. Wie das abläuft, zeigt die Seite zum Jahresabschluss mit Norman. Einzelne GmbH-Programme vergleicht der Artikel Buchhaltungssoftware für die GmbH.

Welches Tool passt zu dir?

Die wichtigste Weiche ist deine Rechtsform, danach dein Umsatzsteuerstatus. Dann entscheiden Belegmenge, Sprache und ob du Mitarbeiter hast.

Eine Excel-Tabelle ist keine Alternative. Einträge lassen sich ohne Protokoll ändern, damit erfüllt sie die GoBD nicht.

Worauf es beim Vergleich ankommt

Was das Tool selbst bucht. Der größte Zeitfresser ist nicht das Formular, sondern das Kategorisieren jeder Banktransaktion und das Zuordnen der Belege. Frag: Schlägt das Tool die Kategorie und den Steuersatz vor, und lernt es aus deinen Korrekturen?

Was du direkt abgeben kannst. Prüf für jede Erklärung, ob das Tool sie per ELSTER sendet oder nur eine Datei erzeugt. Bei Selbstständigen sind das UStVA, Umsatzsteuererklärung, EÜR und Einkommensteuer, bei UG und GmbH zusätzlich E-Bilanz, Körperschaft- und Gewerbesteuer. Alles aus einem Tool heißt: Die Zahlen passen zusammen.

Der Preis für deinen Fall. Rechne den Tarif aus, der deine Steuern abdeckt, mal zwölf. Einstiegspreise von 3,95 € oder 50 % im ersten Jahr gelten nur am Anfang.

Ob es zu deinen Arbeitszeiten passt. In unserer Auswertung von rund 5.000 aktiven Buchhaltungsstunden von fast 1.000 Selbstständigen (Januar 2025 bis Juni 2026) liegt jede zweite Stunde außerhalb von Montag bis Freitag, 8 bis 18 Uhr. Auf den Sonntag entfallen 12 % der Stunden. Eine Software, die am Handy funktioniert und offene Aufgaben selbst anzeigt, passt zu diesem Alltag besser als ein Desktop-Programm. Die Daten stammen von Selbstständigen, die digital buchen; mehr in der Studie Feierabend-Buchhaltung.

Ob KI wirklich arbeitet. In unserer Kostenstruktur-Auswertung (Betriebsausgaben Juli 2025 bis Juni 2026, von Solo-Selbstständigen bis zu UG und GmbH) zahlen 78 % der Unternehmen für Software, im Median rund 330 € im Quartal. Für KI zahlte im dritten Quartal 2025 gut jeder vierte Betrieb, ein Jahr später knapp vier von zehn. Die Auswertung zeigt digital arbeitende Betriebe, der Software-Anteil ist daher eine Obergrenze. Wenn du schon für KI zahlst, sollte deine Buchhaltung sie auch nutzen.

Pflichten 2026 und 2027, die deine Software erfüllen muss

Mit Norman schreibst du E-Rechnungen kostenlos und ohne Limit, auch im Kostenlos-Tarif.

So erledigst du deine Buchhaltung mit Norman

Als Selbstständiger

1. Kostenlos registrieren. Unter Konto → Steuern stellst du ein, ob du Kleinunternehmer oder umsatzsteuerpflichtig bist und ob du die UStVA monatlich oder vierteljährlich abgibst.
2. Bank verbinden oder umziehen. Verbinde dein Geschäftskonto unter Konto → Bankkonten. Kommst du von sevdesk, Lexware Office, Accountable oder Sorted, übernimmt das Migrationsportal Kontakte, Rechnungen und je nach Anbieter Belege.
3. Belege hochladen. Lade Rechnungen unter Dokumente hoch oder scanne sie mit der App. Der KI-Buchhalter liest sie aus, ordnet sie der Zahlung zu und schlägt Kategorie und Steuersatz vor.
4. Steuer-Autopilot einschalten. Norman bereitet jede UStVA vor, du prüfst die Vorschau und gibst frei, dann sendet Norman sie per ELSTER. Ohne deine Freigabe wird nichts übermittelt.
5. Jahreserklärungen abgeben. EÜR, Umsatzsteuererklärung und Einkommensteuer entstehen aus denselben Büchern. Du prüfst und sendest unter Steuern.

Buchhaltung und E-Rechnungen kosten nichts. Für die Abgabe zahlst du als Kleinunternehmer 9 € und mit Umsatzsteuer 21 € im Monat bei jährlicher Zahlung. Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Seite zur KI-Buchhaltung.

Als UG oder GmbH

1. Bücher einrichten. Unter Buchhaltung → Einrichtung wählst du SKR03 oder SKR04. Kommst du aus DATEV oder einem anderen System, übernimmst du Anfangsbestände über Eröffnung & Migration.
2. Bank verbinden. Ein Geschäftskonto gleicht Norman kostenlos ab, ab Pro bis zu fünf.
3. Laufend buchen lassen. Der KI-Buchhalter bucht Belege und Zahlungen doppelt auf die Konten deines Kontenrahmens. Du prüfst die Vorschläge unter Buchhaltung → Transaktionen.
4. UStVA und Lohn. Mit Max bereitet Norman jede UStVA vor, und Lohn und Gehalt für Geschäftsführung und Angestellte laufen im selben System. Du gibst frei, bevor etwas übermittelt wird.
5. Jahresabschluss und E-Bilanz. Norman erstellt Bilanz und GuV aus dem Hauptbuch. Du prüfst die ELSTER-Testvorschau, sperrst das Jahr und übermittelst die E-Bilanz, danach Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung.

Doppelte Buchführung, Bankabgleich für ein Konto und E-Rechnungen kosten nichts. Jahresabschluss, E-Bilanz und alle Steuern der Gesellschaft kosten 39 € im Monat bei jährlicher Zahlung. Mehr auf der Seite Norman für die GmbH.

Expertenmeinung

Wir haben Norman mit Fokus auf Einfachheit und Automatisierung gebaut. Du sollst so wenig Zeit wie möglich in Norman verbringen, und wenn du dich einloggst, soll absolut klar sein, was zu tun ist und warum.

Wechseln: was du vorher klärst

• Stichtag: Wechsle zum Jahres- oder Quartalswechsel. Dann liegt jeder UStVA-Zeitraum vollständig in einem System.
• Export: Hol dir Buchungen, Belege und Rechnungen als Export aus dem alten Tool, bevor du kündigst.
• Anfangsbestände bei UG und GmbH: Übernimm Eröffnungsbilanz und Salden, bevor du Bankumsätze im neuen Tool importierst.
• Aufbewahrung: Behalte den Export 10 Jahre für die Bücher und 8 Jahre für die Belege.
• Doppelte Zeiträume: Importiere Bankumsätze im neuen Tool erst ab dem Zeitraum, den das alte nicht mehr abdeckt.

Wer schon weiß, dass er die Buchhaltung selbst führen will, findet die Grundlagen in Buchhaltung selber machen. Wer vor allem Rechnungen schreibt, liest den Vergleich der Rechnungsprogramme für Selbstständige.

Das Starter-Buch für deine Selbstständigkeit

Kostenloses E-Book: Anmeldung, Buchhaltung, erste Rechnung und Steuern, plus Steuerkalender, Abzugs-Spickzettel und Rechnungsvorlage.

E-Mail *

Company website

Ich möchte das Starter-Buch erhalten und stimme zu, dass Norman mir dazu E-Mails mit Tipps und Produktinfos sendet. Details in der Datenschutzerklärung. Abmeldung jederzeit möglich. *

Buch kostenlos erhalten