Платіжна відомість: відкрийте, перевірте й затвердьте місяць

Платіжна відомість містить виплати за один відпрацьований місяць. Поки вона в чернетці, Norman перераховує її щоразу, коли ви її відкриваєте. Затверджена відомість доступна лише для читання, доки ви не відкриєте її для виправлення.

1. Відкрийте місяць

1. У розділі Зарплата, вкладка Місяць, виберіть відпрацьований місяць на смузі місяців. Затверджені місяці позначено знаком ✓.
2. Натисніть Відкрити місяць. Norman додасть виплату за кожним договором, який діє в цьому місяці, із місячною сумою з договору. Для працівника, який починає або закінчує роботу протягом місяця, Norman бере зарплату за робочі години цієї частини місяця, тож прийнятий 16-го отримає частину місячного окладу, а суму й далі можна змінити. Це стосується лише трудового договору: у члена правління й за zlecenie сума лишається без змін. Людей, позначених як неактивні, він пропускає.

Якщо людей і договорів ще немає, почніть зі статті Зарплата в sp. z o.o..

2. Перевірте день виплати

Norman пропонує День виплати з налаштувань зарплати. У чернетці його можна змінити, але не на день раніше першого числа відпрацьованого місяця.

Внески й аванс PIT рахуються за днем виплати, а не за відпрацьованим місяцем. Зарплата за грудень, виплачена в січні, розраховується за ставками й лімітами січня і належить до січня: вона потрапляє до файлу ZUS за січень, а внески й PIT за нею сплачують у лютому.

Під днем виплати Norman пише, що робити далі, а посилання Як це працює веде на цю статтю.

3. Введіть суми й перевірте виплати

Для кожної виплати таблиця показує Брутто, Утримання (соціальні й медичний внески та внесок до PPK, утримані з людини), PIT, Нетто і Витрати платника. У чернетці суму брутто змінюють просто в таблиці.

• Zlecenie без фіксованої суми на місяць і договір o dzieło починаються з нуля. Введіть суму за цей місяць або видаліть виплату.
• При zlecenie у подробицях можна ввести Години, підтверджені виконавцем за місяць. За кожну годину належить щонайменше мінімальна погодинна ставка того місяця, у якому виконувалася робота (31,40 zł у 2026 році, 32,30 zł у 2027 році).
• При трудовому договорі, zlecenie і призначенні до правління в подробицях за кнопкою Медпакет або автомобіль є поля Блага в натуральній формі, із ZUS і Блага в натуральній формі, лише PIT: наприклад, медичний пакет або 250 чи 400 zł на місяць за службове авто, яким користуються в особистих цілях. Norman додає їх до доходу, а оподатковувані внесками ще й до бази внесків, але не виплачує: внески й податок з них зменшують суму нетто. Лише PIT означає блага, звільнені від внесків, наприклад частка роботодавця в медичному пакеті, якщо працівник доплачує. Постійні блага вкажіть у договорі, і кожен місяць почнеться з них. Розрахунковий лист показує їх окремо, як невиплачувані.
• Докладніше у виплати починається з двох сум: скільки отримає людина і в який день, і скільки виплата коштує компанії. Під ними смужка показує, куди йде зарплата брутто: до виплати, ZUS, медичний внесок, PIT і PPK. Усі рядки обох розрахунків відкриє Показати весь розрахунок. Нижче, біля питання Щось змінилося цього місяця?, кнопки Лікарняний, Неоплачувана відпустка або відсутність, Оплачувана відпустка, Премія або нагорода, Медпакет або автомобіль та Інше відкривають свої поля. Поля, у яких уже щось є, відкриті одразу. При zlecenie поле з кількістю годин завжди на виду.
• Рідко потрібні поля сховано за кнопкою Інше: Лікарняні від роботодавця, введені сумою, Оплата за повний місяць (при неповному місяці: за цією сумою Norman перевіряє мінімальну зарплату і Fundusz Pracy) і, для договору в PPK, PPK роботодавця, оподаткований цього місяця. Порожнє поле PPK означає внесок роботодавця з попередньої відомості в Norman. У першому місяці в Norman вкажіть внесок роботодавця, який компанія перераховує цього місяця за останньою відомістю попереднього бухгалтера. Про хворобу працівника див. розділ «Дні хвороби працівника» нижче.
• Під таблицею, біля питання У когось ще немає виплати цього місяця?, виберіть договір і натисніть Додати виплату. Зайву виплату видаліть кнопкою Видалити.

4. Виправте позначені рядки

Під рядком, який потребує уваги, Norman пише, що перевірити:

• «Вкажіть суму за цей місяць або видаліть виплату.»: виплата без суми блокує затвердження.
• «Без страхування лише для студента до 26 років.»: у договорі zlecenie вибрано страхування Немає (студент до 26 років), а людині вже більше 26 років або в неї не вказано дату народження. Це теж блокує затвердження. Перевірте дату народження або страхування в договорі.
• «Договір із власним працівником для ZUS вважається трудовим; Norman поки не вміє його розрахувати.»: договір zlecenie або o dzieło з людиною, яку компанія в цьому місяці наймає за трудовим договором. Це теж блокує затвердження. Див. Зарплата в sp. z o.o..
• «Нижче мінімальної зарплати для цієї ставки.»: попередження, яке не блокує затвердження. Перевірте суму або вкажіть оплату за повний місяць. Мінімальну зарплату Norman бере за місяць роботи: оклад за грудень, виплачений у січні, порівнюється з грудневою мінімальною зарплатою.
• «Вкажіть години, підтверджені виконавцем…»: zlecenie без годин. Попередження, яке не блокує затвердження. Не стосується zlecenie з оплатою лише комісією, коли виконавець сам вирішує, де й коли працювати.
• «Нижче мінімальної погодинної ставки за вказані години.»: сума за zlecenie менша, ніж години, помножені на мінімальну погодинну ставку. Попередження, яке не блокує затвердження. Перевірте суму або години.
• «Внески й податок із благ у натуральній формі перевищують виплату…»: утримання більші за грошову оплату. Це блокує затвердження. Підвищте зарплату або нехай людина доплатить різницю.
• «Пільга із заяви не застосовується до цієї виплати…»: у договорі є пільга «нульовий PIT», але в день виплати її умови не виконано, наприклад пільга для осіб пенсійного віку до 60- або 65-річчя, без дати народження й статі або при zlecenie без соціального страхування. Попередження, яке не блокує затвердження: Norman рахує аванс PIT без пільги.
• «Договір закінчується цього місяця: вкажіть дні невикористаної відпустки…»: остання виплата за трудовим договором без днів невикористаної відпустки. Попередження, яке не блокує затвердження (див. нижче: Закінчення трудового договору).
• «Виплата після закінчення договору: PIT-2, підвищені витрати та заявлені пільги більше не діють…»: виплата після останнього дня договору. Попередження, яке не блокує затвердження (див. нижче: Закінчення трудового договору).

5. Затвердьте відомість

Натисніть Затвердити. Кнопка неактивна, поки у відомості є рядки, що блокують затвердження. Norman затверджує відомість саме такою, якою ви її бачите. Якщо за цей час щось змінилося, він попросить перевірити її ще раз.

Затверджена відомість зберігає свої суми: пізніші зміни особи або договору її не змінюють. Помилку можна виправити, відкривши відомість знову (див. нижче: Виправлення затвердженої відомості).

Затверджуйте відомості в порядку виплат. Річні ліміти Norman рахує за відомостями, затвердженими раніше в тому самому році, тому він не затвердить відомість, якщо вже затверджено відомість, виплачену цього року пізніше.

6. Завантажте розрахункові листи й рахунки

У колонці Документ завантажується PDF для кожної виплати:

• Розрахунковий лист при трудовому договорі та для члена правління,
• Рахунок (rachunek) при zlecenie та o dzieło, з місцем для підписів виконавця й компанії; при zlecenie в ньому вказані й години.

Документи завжди польською, якою б мовою не було застосунок. PDF, завантажений із чернетки відомості, позначено як чернетку (projekt).

Після затвердження під відомістю з'являються файл ZUS і перекази: див. Файл ZUS, перекази й зарплата в обліку.

Дні хвороби працівника

У чернетці, у подробицях виплати за трудовим договором, натисніть Лікарняний і введіть у полі Лікарняний (L4) дати з і по з e-ZLA, лише в межах місяця відомості. Наступний період додає кнопка Додати період, а хворобу, яка триває в наступному місяці, вводять знову у відомості за той місяць. Дні Norman рахує сам. Потім виберіть Ставка лікарняних: 80% або 100% (під час вагітності, після нещасного випадку дорогою на роботу, для донора). Тоді Norman:

• зменшує оклад на 1/30 за кожен день хвороби, але не нижче нуля;
• розраховує лікарняні від роботодавця: за кожен день 1/30 бази за вибраною ставкою. Базою є середня зарплата за повні календарні місяці з 12 до місяця хвороби за вирахуванням соціальних внесків працівника, за відомостями, затвердженими в Norman. Місяць із днями хвороби враховують так, ніби оклад виплачено повністю, якщо відпрацьовано не менше половини місяця, а місяць, проведений переважно на лікарняному, не враховують. База ніколи не нижча за мінімум за законом;
• розраховує лікарняні не більше ніж за 33 дні хвороби на рік, а з року після 50-річчя працівника за 14 днів. За наступні дні допомогу (zasiłek chorobowy) виплачує ZUS: Norman позначає таку виплату й нагадує надіслати документи до ZUS.

Під рядком Norman показує підсумок: кількість днів хвороби, на скільки зменшено оклад і суму лікарняних.

Місяць, у якому договір почався не з 1-го числа, до бази не входить. Якщо працівник захворів, не відпрацювавши повного календарного місяця, базою є оклад за цілий місяць за вирахуванням цих внесків: вводити нічого не треба. Блага в натуральній формі до бази не входять: вони зберігаються й під час хвороби.

Якщо в Norman немає жодного з цих місяців для особи, яка працювала в компанії до Norman, наприклад у першому місяці в Norman, введіть База лікарняних. Без неї відомість не можна затвердити. Її можна ввести й для того, щоб замінити розрахунок Norman. Дні хвороби, оплачені до Norman цього року, вводять біля особи: див. Зарплата в sp. z o.o..

Без днів хвороби лікарняні можна ввести сумою в полі Лікарняні від роботодавця за кнопкою Інше. Якщо вказано дні хвороби, цього поля немає, бо Norman розраховує суму сам.

Неоплачувана відпустка й відсутності без оплати

У чернетці, у подробицях виплати за трудовим договором, натисніть Неоплачувана відпустка або відсутність, потім Додати відсутність, виберіть вид і введіть дати з і по, лише в місяці цієї відомості:

• Неоплачувана відпустка (urlop bezpłatny);
• Поважна відсутність без оплати, наприклад звільнення від роботи без права на оплату;
• Прогул.

Norman зменшує оклад на місячну ставку, поділену на робочі дні місяця, за кожен робочий день відсутності. Мінімальну зарплату й поріг Фонду праці він перевіряє за окладом за цілий місяць. У файлі ZUS кожна відсутність потрапляє до звіту ZUS RSA як перерва у сплаті внесків (коди 111, 151 і 152). Для бази лікарняних неоплачувана відпустка й поважна відсутність рахуються як хвороба: місяць із ними доповнюється до повного окладу, а якщо працівник відпрацював менше половини робочого часу, місяць не враховується. Місяць із прогулом враховується так, як його було виплачено.

Відсутність не може перетинатися з лікарняним або виходити за період працевлаштування.

Оплачувана відпустка

У чернетці, у подробицях виплати за трудовим договором, натисніть Оплачувана відпустка, потім Додати відпустку, і введіть дати з і по для кожної відпустки, лише в межах місяця відомості. Зайвий період видаліть кнопкою Видалити.

Зарплата не змінюється. Робочі дні відпустки (свята не рахуються) списуються з річної відпустки. Підказка під періодами веде зворотний відлік, наприклад «Відпустка за цей рік: 20 дн.; після цього місяця залишається 15.» Скільки залишилося, Norman рахує за полем Відпустка на рік у договорі, залишком відпустки з минулого року й відпусткою, взятою до Norman, які вводять біля особи (див. Зарплата в sp. z o.o.), і за відпустками у відомостях у Norman.

Відпустка не може перетинатися з лікарняним або відсутністю.

Для людини на першій у житті роботі відпустка набирається щомісяця, а Norman показує весь рік.

Премії та нагороди

У чернетці, у подробицях виплати за трудовим договором, натисніть Премія або нагорода, потім Додати премію. Для кожної премії виберіть у полі Вид премії період, за який її нараховано: Щомісячна премія, Квартальна премія, Річна премія або Разова нагорода, і введіть суму. Можна додати кілька, наприклад щомісячну премію, а в грудні ще й річну. Norman зберігає премії, коли в кожної є сума. Зайву видаліть кнопкою Видалити.

Премії виплачуються понад оклад, із внесками ZUS і авансом PIT, як і оклад, і враховуються під час перевірки мінімальної зарплати. У подробицях виплати видно, скільки додали премії, а в розрахунковому листі кожна йде окремим рядком: Premia miesięczna, Premia kwartalna, Premia roczna, Nagroda.

Період премії важливий згодом. Попередні премії Norman бере з відомостей, затверджених у Norman:

• База лікарняних: щомісячні премії й разові нагороди враховуються в місяці, у якому їх виплачено. Квартальні й річні враховуються як одна дванадцята того, що виплачено за дванадцять місяців до хвороби.
• Компенсація за невикористану відпустку (ekwiwalent): щомісячні премії за три місяці до місяця закінчення договору враховуються як їхнє середнє, а квартальні й річні за дванадцять місяців до нього як одна дванадцята. Разові нагороди не враховуються (див. нижче: Закінчення трудового договору).

Премії бувають лише за трудовим договором. За zlecenie або для члена правління підвищте суму виплати.

Закінчення трудового договору

Коли трудовий договір закінчується, введіть у договорі, у полі Закінчення, останній робочий день. Оклад за останній місяць Norman зменшує за дні після цієї дати, як і при неповному місяці (див. вище: 1. Відкрийте місяць).

У подробицях останньої виплати за трудовим договором, у відомості за місяць, у якому він закінчується, є поле Невикористана відпустка до виплати (дні) для компенсації за невикористану відпустку (ekwiwalent za niewykorzystany urlop). Під ним Norman пише, скільки днів, за його підрахунком, залишилося: частка відпустки за цей рік мінус використані дні плюс залишок з минулого року. Кнопка, наприклад Підставити 7 дн., одним натисканням вписує ці дні в поле. Дні й далі можна змінити вручну, а якщо нічого не залишилося, введіть 0. Якщо людина починає або закінчує роботу протягом року, частка за цей рік залежить від відпрацьованих місяців. Доки дні не введено, Norman показує попередження, яке не блокує затвердження.

Компенсацію Norman розраховує з місячного окладу за договором разом із преміями: ділить цю суму на коефіцієнт року (20,92 при повній ставці, менше при неповній) і отримує оплату за день, ділить її на 8 годин і отримує оплату за годину, а потім множить на дні відпустки, помножені на 8. Наприклад, 10 днів при окладі 8000 zł без премій дають 3824,00 zł. Премії Norman враховує за їхнім періодом (див. вище: Премії та нагороди). Іншу змінну частину зарплати, наприклад оплату понаднормових, Norman не включає. З компенсації, як і з окладу, утримуються внески ZUS, медичний внесок і аванс PIT, а в розрахунковому листі вона йде окремим рядком.

Для виплати після закінчення договору, наприклад останнього окладу, виплаченого 10-го числа наступного місяця, заяви людини більше не враховуються (art. 31a ust. 7 ustawy o PIT). Norman тоді не застосовує зменшення за PIT-2, підвищені витрати (300 zł) і пільги із заяви (на повернення, для сімей 4+, для працюючих осіб пенсійного віку), тому за законом аванс PIT трохи вищий. Біля такої виплати Norman показує попередження.

• У файлі ZUS виплата, зроблена в місяці після місяця закінчення трудового договору, отримує код підстави страхування (kod tytułu ubezpieczenia) 30 00 00. Виплата в тому самому місяці лишається з кодом 01 10.
• Виплати після закінчення договору з днями хвороби або відсутностями Norman поки не може включити до файлу ZUS: замість файлу він назве цих людей. Підготуйте їхні звіти в Płatnik або ePłatnik.
• Зніміть людину з обліку в ZUS (ZWUA) протягом 7 днів після закінчення договору. Про це нагадує блок Реєстрації в ZUS на вкладці Люди й договори: див. Зарплата в sp. z o.o..

Świadectwo pracy

Świadectwo pracy (довідку про роботу) видайте працівнику в останній робочий день (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Якщо протягом 7 днів ви знову приймаєте ту саму людину, видавайте її лише на її прохання, протягом 7 днів після нього. У договорі виберіть Як закінчилася робота поруч із полем Закінчення і заповніть Посаду.

На вкладці Люди й договори біля закінченого договору Norman показує, коли видати świadectwo, а Świadectwo pracy відкриває його. Norman заповнює те, що знає: періоди роботи з розміром ставки, посаду, як закінчилася робота, відпустку останнього року, використану або компенсовану, у днях і годинах, відпустку за власний рахунок і дні лікарняних за рахунок роботодавця. Ви додаєте те, чого Norman не знає: відпустку на вимогу, відпустку для догляду за близьким, звільнення від роботи через форс-мажор або на дитину, разову віддалену роботу, а в розділі Потрібно рідко відпустку для батьків, арешт зарплати та іншу інформацію. Укажіть Дату видачі й натисніть Зберегти й завантажити PDF: документ відповідає зразку з розпорядження про świadectwo pracy. Без дати PDF позначено як чернетку. Підпишіть його й передайте працівнику. Поки świadectwo не видано, відомість місяця, в якому закінчується договір, показує попередження, яке не заважає затвердженню.

Виправлення затвердженої відомості

Затверджену відомість, виплачену останньою у своєму році, можна відкрити знову й виправити.

1. Біля затвердженої відомості натисніть Відкрити для виправлення.
2. Введіть Причина і натисніть Відкрити.

Відомість знову стає чернеткою. Виплати зберігають введені суми, але Norman заново розраховує відомість за людьми й договорами в їхньому теперішньому вигляді. Виправте, що потрібно, і затвердьте відомість знову (кроки з 2 по 5).

• Відомість, виплачену раніше в році, не можна відкрити, поки затверджено відомість, виплачену пізніше. Біля такої відомості Norman пише «Спершу відкрийте пізніші місяці.»: відкривайте відомості від останньої виплаченої назад.
• Кожне затвердження й повторне відкриття лишається в історії відомості разом із причиною. Після першого повторного відкриття останні записи історії видно під заголовком відомості.
• Якщо відомість уже проведено в книгах, Norman знімає її проведення, а після повторного затвердження проводить її знову. Проведення закритого періоду, наприклад після подання JPK_V7 або закриття року, не змінюються: Norman виправляє їх сторно й проводить виправлену відомість у перший день відкритого періоду.
• Якщо файл ZUS за місяць виплати позначено як надісланий, наступний файл буде коригуванням: див. Файл ZUS, перекази й зарплата в обліку. Уже зроблені перекази Norman не скасовує: після повторного затвердження перекази показують суми виправленої відомості.