Команда бухгалтерського бюро і терміни клієнтів

Бухгалтерське бюро (biuro rachunkowe) працює в Norman як одна команда. Кожна людина входить у власний акаунт, а бюро вирішує, хто веде якого клієнта і що може в нього відкрити.

Кожен бухгалтер у Norman має своє бюро. Якщо ви працюєте самі, ви його власник і будь-коли можете запросити колег.

Ролі в бюро

• Власник керує бюро: його даними, командою та всіма клієнтами. Лише власник призначає роль власника, а також змінює або видаляє іншого власника. У бюро завжди є щонайменше один власник.
• Менеджер запрошує та видаляє співробітників і менеджерів, розподіляє клієнтів і бачить усіх клієнтів.
• Співробітник працює з призначеними йому клієнтами й відкриває в них лише те, що ви дозволите.

Власник і менеджер бачать усіх клієнтів і все в них. Дані бюро (назву, NIP і адресу) змінює власник або менеджер. Клієнта також додає власник або менеджер, а оплату бюро налаштовує лише власник.

Запросіть людину до команди

1. На сторінці Ваші клієнти натисніть у шапці Команда.
2. У частині Співробітники натисніть Запросити співробітника.
3. Введіть адресу електронної пошти й у полі Роль виберіть Власник, Менеджер або Співробітник.
4. Для співробітника вирішіть, чи вмикати Бачить усіх клієнтів. Якщо вимкнути, він бачитиме лише клієнтів, яких ви йому призначите.
5. У частині Що може відкрити позначте розділи, які співробітник може відкривати в клієнтів.
6. Натисніть Надіслати запрошення.

Запрошена людина отримає лист із посиланням, яке діє 7 днів. Доти запрошення чекає в частині Очікують приєднання. Відкликати його можна кнопкою Скасувати запрошення.

Одна людина може працювати в Norman лише в одному бюро. Якщо на цю адресу в Norman уже ведеться власна компанія, Norman попросить іншу адресу електронної пошти: після приєднання до бюро цей акаунт перемкнувся б на вигляд бухгалтера.

Щоб змінити доступ людини, натисніть біля неї Змінити, виправте роль або розділи й натисніть Зберегти. Видалити забирає в людини доступ до всіх клієнтів бюро.

Що може відкрити співробітник

Закритий розділ співробітник не відкриє в жодного клієнта. У власника й менеджера відкриті всі розділи. Якщо хтось відкриє закритий розділ, Norman покаже, який це розділ і до кого звернутися: співробітнику до власника бюро або менеджера, власнику й менеджеру до клієнта.

Що надає клієнт

Клієнт сам запрошує свого бухгалтера: див. Команда та доступ для бухгалтера. Коли він запрошує когось із вашого бюро, він стає клієнтом усього бюро. Його бачать власники, менеджери та співробітники з увімкненим Бачить усіх клієнтів, а перша запрошена людина з бюро стає його відповідальним.

Бюро не може дати нікому більше, ніж відкрив клієнт. Те, чого клієнт не відкрив, не відкриє ніхто в бюро, зокрема власник. Коли клієнт відкликає доступ, його втрачає все бюро.

Бюро може й саме додати компанію клієнта і вести її облік, поки власник не приєднався: див. Клієнти, яких додає бухгалтерське бюро, і оплата бюро.

Хто веде клієнта

Коли в бюро більше однієї людини, під карткою кожного клієнта є рядок Веде з тими, хто його веде. Відповідального, тобто основний контакт клієнта, позначено словом відповідальний. Змінювати це може власник або менеджер:

1. Під карткою клієнта натисніть Змінити.
2. У колонці Хто веде позначте людей.
3. У колонці Відповідальний виберіть одного з них.
4. Натисніть Зберегти.

Співробітник без Бачить усіх клієнтів бачить лише призначених йому клієнтів. Якщо зняти з нього позначку, він втрачає доступ до цього клієнта.

Мої клієнти

Якщо ви бачите всіх клієнтів бюро, а в бюро більше однієї людини, над списком клієнтів є перемикач Мої клієнти та Усі клієнти. Мої клієнти показує лише клієнтів, яких ведете ви, зокрема як відповідальний. Він також звужує картку Терміни.

Приєднайтеся до бюро за запрошенням

1. Відкрийте лист із запрошенням і натисніть кнопку. Бюро в Польщі надсилає лист польською, тому кнопка називається Dołącz do biura.
2. Перевірте назву бюро, свою роль і адресу електронної пошти.
3. Натисніть Приєднатися. Якщо не хочете приєднуватися, натисніть Відхилити.

Norman одразу виконає вхід і покаже клієнтів, з якими ви можете працювати. Для наступних входів пароль не потрібен: на сторінці входу Norman надішле вам посилання на пошту. Якщо запрошення втратило чинність, попросіть бюро надіслати нове.

Терміни

На сторінці Ваші клієнти картка Терміни показує, що клієнтам треба подати:

• відкриті декларації, наприклад JPK_V7, аванси PIT і CIT, DRA та річні декларації,
• зарплатні відомості на затвердження, якщо клієнт веде зарплату в Norman.

1. Виберіть період: 14 днів або 30 днів.
2. Перегляньте список. Угорі прострочені позиції (до 60 днів тому), далі решта за датою.
3. Натисніть на рядок. Norman відкриє цього клієнта на декларації в Податки, а для відомості на сторінці Зарплата.

У кожному рядку видно дату терміну, що і за який період треба подати, клієнта і скільки днів лишилося або минуло після терміну. Картка спершу показує 6 позицій, решту розгорнете кнопкою Показати всі.

Декларації ви бачите лише в клієнтів, у яких вам відкритий розділ Підготовка податків, а зарплатні відомості лише там, де вам відкритий розділ Зарплата.

Запитайте в чаті з Norman

Відкрийте будь-якого клієнта й запитайте в чаті з Norman, наприклад «Які терміни цього тижня?» або «Які клієнти прострочили подання?». Відповідь охоплює всіх ваших клієнтів і дотримується правил картки Терміни: спершу прострочене, потім поточний і наступний тиждень, один рядок на клієнта й підказка, що робити далі. Чат може перевірити й довший період, до 90 днів.

Відповідаючи на це питання, чат нічого не надсилає й не підписує. Він пропонує наступний крок, а рішення за вами.

Чат також відповість, хто веде клієнта і що може відкрити колега, наприклад «Хто веде клієнта Альфа?». Зміни вносить власник або менеджер на сторінці Команда.