Зарплата в sp. z o.o.: люди, договоры и настройки

В Norman sp. z o.o. рассчитывает выплаты сотрудникам, исполнителям по договорам zlecenie и o dzieło и членам правления. Norman считает взносы ZUS, медицинский взнос, PIT и сумму к выплате, готовит расчётные листы и счета, файлы для ZUS и список переводов, в том числе в виде файла для банка. Он ничего не отправляет в ZUS и налоговую и не делает переводы за вас.

Где находится зарплата и кто её видит

Откройте Зарплата в боковом меню. На странице четыре вкладки: Месяц, Люди и договоры, Конец года и Настройки. На вкладке Конец года годовые PIT-11, PIT-4R и PIT-8AR: см. Конец года в зарплате: PIT-11, PIT-4R и PIT-8AR.

• Зарплата входит в тариф Sp. z o.o. Max. На другом тарифе страница покажет, как перейти на Max. См. Тарифы и оплата.
• Пока первая ведомость не утверждена, над вкладками Norman показывает три шага: настройки, люди с договорами и первый месяц. Выполненные шаги зачёркнуты, у следующего есть кнопка.
• Зарплату видят владелец компании и приглашённые им бухгалтеры. Участники команды её не видят: зарплаты и номера PESEL относятся к чувствительным данным. См. Команда и доступ для бухгалтера.

Люди

На вкладке Люди и договоры нажмите Добавить человека и введите имя, фамилию и PESEL. PESEL сам заполнит дату рождения и пол. От даты рождения зависят, среди прочего, льгота для молодых и то, может ли договор zlecenie студента быть без страхования.

Добавьте также адрес и Банковский счёт. Без номера счёта перевод зарплаты некуда будет отправить.

Выберите также инспекцию в поле Налоговая инспекция: по месту жительства человека, из списка Министерства финансов. Туда уходит его PIT-11.

У человека, который больше не работает в компании, снимите отметку Активен. В следующих месяцах выплаты ему не будет.

Договоры

Рядом с человеком нажмите Добавить договор и выберите Вид:

Форма договора состоит из частей Договор (вид, название, даты и суммы), Налог и ZUS (PIT-2, льготы, страхование и расходы) и, если они применимы, Блага и PPK. У каждого договора есть поля Название, Начало, Окончание и PIT-2. Остальные поля зависят от вида договора:

• PIT-2: заявление PIT-2 уменьшает аванс PIT на 300 zł в месяц. Если человек его подал, выберите 1/12. Если он подал его двум или трём плательщикам, выберите 1/24 или 1/36. Без заявления оставьте Нет.
• Ставка при трудовом договоре: 1 означает полную ставку, 0,5 половину. По ней Norman проверяет минимальную зарплату.
• Повышенные расходы (живёт вне места работы): только при трудовом договоре.
• Отпуск в год при трудовом договоре: 20 дней или 26 после 10 лет стажа с учётом учёбы. При неполной ставке положена соответствующая доля. На вкладке Люди и договоры у договора каждого сотрудника видно, сколько отпуска у него осталось в этом году по подсчёту Norman, например «осталось 15 дн. отпуска». Отпуск, взятый в месяце, вводится в ведомости: см. Платёжная ведомость.
• Льгота для молодых (до 26 лет): при трудовом договоре и zlecenie, включена по умолчанию. Norman применяет её в пределах годового лимита, если зарплата выплачена не позже дня 26-летия. Снимите отметку, если человек попросил её не применять.
• Льгота «нулевой PIT» (заявление): льгота на возвращение, для семей с четырьмя и более детьми или для работающих лиц пенсионного возраста, при трудовом договоре и zlecenie. Выберите её, когда человек подаст подписанное заявление, и укажите, с какого дня выплаты её применять (для льготы на возвращение также по какой: последний год из заявления). У всех четырёх льгот, включая льготу для молодых, один годовой лимит дохода. Льготу для лиц пенсионного возраста Norman применяет со дня 60-летия (женщины) или 65-летия (мужчины) и только при договоре с социальным страхованием. Если применить её нельзя, ведомость покажет предупреждение.
• Страхование при zlecenie: Социальное и медицинское, Только медицинское (если у человека есть другое основание для страхования, например трудовой договор с зарплатой не ниже минимальной), Добровольное пенсионное и по инвалидности или Нет (студент до 26 лет). При страховании Социальное и медицинское можно отметить Добровольное страхование по болезни.
• Сумма договора при zlecenie и o dzieło: с договора на сумму до 200 zł Norman удерживает фиксированный налог вместо аванса.
• Дата заключения при договоре o dzieło: день подписания договора, от которого считается срок уведомления RUD. В поле Название у договора o dzieło укажите его предмет, как его видит ZUS в RUD, до 150 символов.

Когда договор закончился, укажите дату в поле Окончание. Удалить можно только договор, по которому ещё не было ни одной выплаты.

Договор zlecenie или o dzieło с человеком, которого компания в то же время нанимает по трудовому договору, для ZUS считается трудовым. Norman пока не умеет его рассчитать: выплата по такому договору блокирует утверждение ведомости за месяц, в котором действуют оба договора. О таком договоре o dzieło сообщать на RUD не нужно.

Авторские расходы 50%

Если часть вознаграждения составляет гонорар за произведения, авторские права на которые переходят к компании, в договоре укажите долю этой части в оплате в поле Доля оплаты за авторские права (%). Это касается трудового договора, zlecenie и o dzieło, но не назначения в правление.

• К этой части Norman применяет расходы 50%, а остальная оплата сохраняет обычные расходы.
• У расходов 50% есть годовой лимит. Norman учитывает в нём ведомости, утверждённые в Norman, и расходы 50%, использованные в этом году до Norman: их вводят у человека в До Norman в этом году, в поле Использованные расходы 50%.
• Произведения должны быть реально созданы и задокументированы, например в реестре произведений. Без этого расходы 50% не положены.

Уведомление о договорах o dzieło (RUD)

О каждом договоре o dzieło с человеком, который не является сотрудником компании, компания сообщает в ZUS на форме RUD в течение 7 дней после заключения. Когда у компании есть договоры o dzieło, на вкладке Люди и договоры появляется блок Договоры подряда для уведомления ZUS (RUD):

• У каждого договора, о котором ещё не сообщили, виден срок, а просроченный договор отмечен. Norman считает 7 дней от даты в поле Дата заключения, а без неё от даты в поле Начало. Срок, который приходится на субботу или установленный законом выходной, переносится на следующий рабочий день.
• Скачать файл импорта RUD скачивает XML-файл с договорами, о которых ещё не сообщили, сгруппированными по исполнителям. Импортируйте его в PUE/eZUS в мастере RUD, проверьте формы и подпишите их там. Norman ничего не отправляет в ZUS.
• Если не хватает чего-то, что ZUS не примет, например PESEL, адреса проживания или предмета договора, вместо файла вы увидите, что дополнить у каждого человека.
• После уведомления нажмите Отметить как сообщённый. Norman сохранит сегодняшнюю дату. Её можно изменить кнопкой Изменить или в договоре, в поле Сообщено в ZUS.

Регистрация в ZUS (ZUA, ZZA, ZWUA)

Norman готовит регистрационные формы ZUS для каждого нового человека и каждого закончившегося договора за время, когда зарплата ведётся в Norman, и показывает их на вкладке Люди и договоры в блоке Регистрации в ZUS. Каждую нужно подать в течение 7 дней после начала или окончания страхования.

• ZUA подаётся по трудовому договору и zlecenie с пенсионным страхованием, ZZA по назначению в правление и zlecenie только с медицинским взносом, а ZWUA при снятии с учёта после окончания договора. Договор o dzieło и zlecenie студента без страхования регистрировать не нужно.
• Norman показывает только договоры, которые начинаются или заканчиваются с месяца первой ведомости в Norman. Регистрации, которые подавал прежний бухгалтер, он не повторяет.
• Каждая форма готовится как файл KEDU: импортируйте его в Płatnik или ePłatnik, проверьте и подпишите там. Norman ничего не отправляет в ZUS.
• После подачи нажмите Отметить как сделанное, и форма исчезнет из списка.
• Для регистрации нужны PESEL и адрес человека, а также NIP и REGON компании. Для ZUA и ZZA нужно ещё воеводство адреса проживания (поле Воеводство у человека): в форму попадает его отделение NFZ. Если чего-то не хватает, Norman укажет это до подготовки файла.
• Для ZWUA сотрудника Norman сначала спрашивает, как закончился трудовой договор: заполните поля Режим и Правовое основание.

PPK

В PPK может быть трудовой договор и договор zlecenie со страхованием Социальное и медицинское. В договоре отметьте PPK и проверьте Взнос работника в PPK (%) и Взнос работодателя в PPK (%). По умолчанию это основные взносы, 2% и 1,5%. Если есть дополнительные взносы, укажите ставки вместе с ними.

• Norman считает оба взноса от зарплаты, с которой начисляется пенсионный взнос, без годового предела этого взноса.
• Взнос работника удерживается из зарплаты нетто, после налога.
• Взнос работодателя относится к расходам компании. На него не начисляются взносы ZUS и медицинский взнос, но он становится доходом работника для PIT в месяце, когда компания его перечисляет. Поэтому Norman добавляет его к следующей ведомости, а в первом месяце в Norman вы вводите его сами: см. Платёжная ведомость.
• Учреждение и счёт PPK вводятся в настройках (ниже). Перевод взносов PPK появляется в списке переводов: см. Файл ZUS, переводы и зарплата в учёте.

Переход в Norman в течение года

Если первая ведомость человека в Norman не за январь, введите, что уже было у этого человека в этом году по расчётам прежнего бухгалтера. Рядом с человеком нажмите До Norman в этом году, выберите Год и заполните:

• Пенсионная база (лимит 30-кратного): база пенсионного взноса и взноса по инвалидности с начала года, для годового предела этих взносов;
• Доход по трудовому договору (налоговые пороги): доход по трудовому договору с начала года, для порога налоговой шкалы;
• Освобождённый доход (льготы «нулевой PIT»): доход, освобождённый от PIT льготой для молодых, на возвращение, для семей 4+ или для работающих лиц пенсионного возраста, для их общего годового лимита;
• Использованные расходы 50%: авторские расходы 50%, уже применённые в этом году, для годового лимита этих расходов;
• Оплаченные дни болезни: дни болезни, которые компания уже оплатила в этом году;
• Остаток отпуска с прошлого года (дни): неиспользованные дни прошлых лет, которые ещё можно взять;
• Отпуск, взятый в этом году до Norman (дни): дни отпуска, взятые в этом году, пока зарплату вёл прежний бухгалтер.

Norman продолжает считать годовые лимиты от этих значений, а оба поля отпуска учитывает в остатке отпуска. После сохранения они видны рядом с человеком. За этот год Norman не подготовит PIT-11 этого человека, а также PIT-4R и PIT-8AR компании, потому что в них входят и месяцы до Norman: см. Конец года в зарплате: PIT-11, PIT-4R и PIT-8AR.

Настройки

На вкладке Настройки перед первым месяцем проверьте:

• Ставка взноса от несчастных случаев (%): ставка по умолчанию действует для плательщика, который заявляет не более 9 застрахованных. Более крупный плательщик вводит ставку, которую ему сообщил ZUS.
• День выплаты и Зарплата выплачивается (В месяце после отработанного или В том же месяце): по ним Norman предлагает день выплаты для каждой ведомости. Выходной переносит выплату на день раньше.
• Счёт для взносов ZUS (NRS): 26 цифр, которые ZUS присвоил компании. Он есть в PUE/eZUS или в письме из ZUS. На этот счёт уходит перевод взносов.
• Финансовое учреждение PPK и Счёт PPK: из договора о PPK, если кто-то в компании участвует в PPK. На этот счёт уходит ежемесячный перевод взносов.
• Банковский счёт компании (IBAN): польский счёт компании из 26 цифр, с которого уходят переводы из файла для банка. Тот же счёт указан на счетах-фактурах.
• Зарплата в учёте с: с какого месяца Norman проводит утверждённые ведомости в бухгалтерских книгах. См. Файл ZUS, переводы и зарплата в учёте.

Нажмите Сохранить. Для файла ZUS Norman также нужны NIP и REGON компании: см. Данные компании.

Чего Norman пока не делает

• Документы ZUS для людей без PESEL: файл ZUS, RUD и регистрация требуют его.

Дальше: Платёжная ведомость: откройте, проверьте и утвердите месяц.