Платёжная ведомость: откройте, проверьте и утвердите месяц

Платёжная ведомость содержит выплаты за один отработанный месяц. Пока она в черновике, Norman пересчитывает её каждый раз, когда вы её открываете. Утверждённая ведомость доступна только для чтения, пока вы не откроете её для исправления.

1. Откройте месяц

1. В разделе Зарплата, вкладка Месяц, выберите отработанный месяц на полосе месяцев. Утверждённые месяцы отмечены знаком ✓.
2. Нажмите Открыть месяц. Norman добавит выплату по каждому договору, который действует в этом месяце, с месячной суммой из договора. Для сотрудника, который начинает или заканчивает работу в течение месяца, Norman берёт зарплату за рабочие часы этой части месяца, так что принятый 16-го получит часть месячного оклада, а сумму по-прежнему можно изменить. Это касается только трудового договора: у члена правления и по zlecenie сумма остаётся без изменений. Людей, отмеченных как неактивные, он пропускает.

Если людей и договоров ещё нет, начните со статьи Зарплата в sp. z o.o..

2. Проверьте день выплаты

Norman предлагает День выплаты из настроек зарплаты. В черновике его можно изменить, но не на день раньше первого числа отработанного месяца.

Взносы и аванс PIT считаются по дню выплаты, а не по отработанному месяцу. Зарплата за декабрь, выплаченная в январе, рассчитывается по ставкам и лимитам января и относится к январю: она попадает в файл ZUS за январь, а взносы и PIT по ней платятся в феврале.

Под днём выплаты Norman пишет, что делать дальше, а ссылка Как это работает ведёт на эту статью.

3. Введите суммы и проверьте выплаты

По каждой выплате таблица показывает Брутто, Удержания (социальные и медицинский взносы и взнос в PPK, удержанные с человека), PIT, Нетто и Расходы плательщика. В черновике сумму брутто меняют прямо в таблице.

• Zlecenie без фиксированной суммы в месяц и договор o dzieło начинаются с нуля. Введите сумму за этот месяц или удалите выплату.
• При zlecenie в подробностях можно ввести Часы, подтверждённые исполнителем за месяц. За каждый час положена как минимум минимальная почасовая ставка того месяца, в котором выполнялась работа (31,40 zł в 2026 году, 32,30 zł в 2027 году).
• При трудовом договоре, zlecenie и назначении в правление в подробностях за кнопкой Медпакет или машина есть поля Блага в натуральной форме, с ZUS и Блага в натуральной форме, только PIT: например, медицинский пакет или 250 либо 400 zł в месяц за служебную машину, которой пользуются в личных целях. Norman добавляет их к доходу, а облагаемые взносами ещё и к базе взносов, но не выплачивает: взносы и налог с них уменьшают сумму нетто. Только PIT означает блага, освобождённые от взносов, например доля работодателя в медицинском пакете, если работник доплачивает. Постоянные блага укажите в договоре, и каждый месяц начнётся с них. Расчётный лист показывает их отдельно, как невыплачиваемые.
• Подробнее у выплаты начинается с двух сумм: сколько получит человек и в какой день, и во сколько выплата обходится компании. Под ними полоска показывает, куда уходит зарплата брутто: к выплате, ZUS, медицинский взнос, PIT и PPK. Все строки обоих расчётов откроет Показать весь расчёт. Ниже, у вопроса Что-то изменилось в этом месяце?, кнопки Больничный, Неоплачиваемый отпуск или отсутствие, Оплачиваемый отпуск, Премия или награда, Медпакет или машина и Другое открывают свои поля. Поля, в которых уже что-то есть, открыты сразу. При zlecenie поле с числом часов всегда на виду.
• Редко нужные поля спрятаны за кнопкой Другое: Больничные от работодателя, введённые суммой, Оплата за полный месяц (при неполном месяце: по этой сумме Norman проверяет минимальную зарплату и Fundusz Pracy) и, для договора в PPK, PPK работодателя, облагаемый в этом месяце. Пустое поле PPK означает взнос работодателя из предыдущей ведомости в Norman. В первом месяце в Norman укажите взнос работодателя, который компания перечисляет в этом месяце по последней ведомости прежнего бухгалтера. О болезни сотрудника см. раздел «Дни болезни сотрудника» ниже.
• Под таблицей, у вопроса У кого-то ещё нет выплаты в этом месяце?, выберите договор и нажмите Добавить выплату. Лишнюю выплату удалите кнопкой Удалить.

4. Исправьте отмеченные строки

Под строкой, которая требует внимания, Norman пишет, что проверить:

• «Укажите сумму за этот месяц или удалите выплату.»: выплата без суммы блокирует утверждение.
• «Без страхования только для студента до 26 лет.»: у договора zlecenie выбрано страхование Нет (студент до 26 лет), а человеку уже больше 26 лет или у него не указана дата рождения. Это тоже блокирует утверждение. Проверьте дату рождения или страхование в договоре.
• «Договор с собственным сотрудником для ZUS считается трудовым; Norman пока не умеет его рассчитать.»: договор zlecenie или o dzieło с человеком, которого компания в этом месяце нанимает по трудовому договору. Это тоже блокирует утверждение. См. Зарплата в sp. z o.o..
• «Ниже минимальной зарплаты для этой ставки.»: предупреждение, которое не блокирует утверждение. Проверьте сумму или укажите оплату за полный месяц. Минимальную зарплату Norman берёт за месяц работы: оклад за декабрь, выплаченный в январе, сравнивается с декабрьской минимальной зарплатой.
• «Укажите часы, подтверждённые исполнителем…»: zlecenie без часов. Предупреждение, которое не блокирует утверждение. Не касается zlecenie с оплатой только комиссией, когда исполнитель сам решает, где и когда работать.
• «Ниже минимальной почасовой ставки за указанные часы.»: сумма по zlecenie меньше, чем часы, умноженные на минимальную почасовую ставку. Предупреждение, которое не блокирует утверждение. Проверьте сумму или часы.
• «Взносы и налог с благ в натуральной форме больше выплаты…»: удержания больше денежной оплаты. Это блокирует утверждение. Повысьте зарплату или пусть человек доплатит разницу.
• «Льгота из заявления не применяется к этой выплате…»: в договоре есть льгота «нулевой PIT», но в день выплаты её условия не выполнены, например льгота для лиц пенсионного возраста до 60- или 65-летия, без даты рождения и пола или при zlecenie без социального страхования. Предупреждение, которое не блокирует утверждение: Norman считает аванс PIT без льготы.
• «Договор заканчивается в этом месяце: укажите дни неиспользованного отпуска…»: последняя выплата по трудовому договору без дней неиспользованного отпуска. Предупреждение, которое не блокирует утверждение (см. ниже: Окончание трудового договора).
• «Выплата после окончания договора: PIT-2, повышенные расходы и заявленные льготы больше не действуют…»: выплата после последнего дня договора. Предупреждение, которое не блокирует утверждение (см. ниже: Окончание трудового договора).

5. Утвердите ведомость

Нажмите Утвердить. Кнопка неактивна, пока в ведомости есть строки, блокирующие утверждение. Norman утверждает ведомость ровно такой, какой вы её видите. Если за это время что-то изменилось, он попросит проверить её ещё раз.

Утверждённая ведомость сохраняет свои суммы: более поздние изменения человека или договора её не меняют. Ошибку можно исправить, открыв ведомость снова (см. ниже: Исправление утверждённой ведомости).

Утверждайте ведомости в порядке выплат. Годовые лимиты Norman считает по ведомостям, утверждённым ранее в том же году, поэтому он не утвердит ведомость, если уже утверждена ведомость, выплаченная в этом году позже.

6. Скачайте расчётные листы и счета

В колонке Документ скачивается PDF по каждой выплате:

• Расчётный лист при трудовом договоре и для члена правления,
• Счёт (rachunek) при zlecenie и o dzieło, с местом для подписей исполнителя и компании; при zlecenie в нём указаны и часы.

Документы всегда на польском, на каком бы языке ни было приложение. PDF, скачанный из черновика ведомости, помечен как черновик (projekt).

После утверждения под ведомостью появляются файл ZUS и переводы: см. Файл ZUS, переводы и зарплата в учёте.

Дни болезни сотрудника

В черновике, в подробностях выплаты по трудовому договору, нажмите Больничный и введите в поле Больничный (L4) даты с и по из e-ZLA, только в пределах месяца ведомости. Следующий период добавляет кнопка Добавить период, а болезнь, которая продолжается в следующем месяце, вводится снова в ведомости за тот месяц. Дни Norman считает сам. Затем выберите Ставка больничных: 80% или 100% (при беременности, после несчастного случая по дороге на работу, для донора). Тогда Norman:

• уменьшает оклад на 1/30 за каждый день болезни, но не ниже нуля;
• рассчитывает больничные от работодателя: за каждый день 1/30 базы по выбранной ставке. Базой служит средняя зарплата за полные календарные месяцы из 12 до месяца болезни за вычетом социальных взносов сотрудника, по ведомостям, утверждённым в Norman. Месяц с днями болезни учитывается так, будто оклад выплачен полностью, если отработано не меньше половины месяца, а месяц, проведённый в основном на больничном, не учитывается. База никогда не ниже минимума по закону;
• рассчитывает больничные не более чем за 33 дня болезни в году, а с года после 50-летия сотрудника за 14 дней. За следующие дни пособие (zasiłek chorobowy) платит ZUS: Norman отмечает такую выплату и напоминает отправить документы в ZUS.

Под строкой Norman показывает итог: число дней болезни, на сколько уменьшен оклад и сумму больничных.

Месяц, в котором договор начался не с 1-го числа, в базу не входит. Если сотрудник заболел, не проработав полного календарного месяца, базой служит оклад за целый месяц за вычетом этих взносов: вводить ничего не нужно. Блага в натуральной форме в базу не входят: они сохраняются и во время болезни.

Если в Norman нет ни одного из этих месяцев для человека, который работал в компании до Norman, например в первом месяце в Norman, введите База больничных. Без неё ведомость нельзя утвердить. Её можно ввести и для того, чтобы заменить расчёт Norman. Дни болезни, оплаченные до Norman в этом году, вводятся у человека: см. Зарплата в sp. z o.o..

Без дней болезни больничные можно ввести суммой в поле Больничные от работодателя за кнопкой Другое. Если указаны дни болезни, этого поля нет, потому что Norman рассчитывает сумму сам.

Неоплачиваемый отпуск и отсутствия без оплаты

В черновике, в подробностях выплаты по трудовому договору, нажмите Неоплачиваемый отпуск или отсутствие, затем Добавить отсутствие, выберите вид и введите даты с и по, только в месяце этой ведомости:

• Неоплачиваемый отпуск (urlop bezpłatny);
• Уважительное отсутствие без оплаты, например освобождение от работы без права на оплату;
• Прогул.

Norman уменьшает оклад на месячную ставку, делённую на рабочие дни месяца, за каждый рабочий день отсутствия. Минимальную зарплату и порог Фонда труда он проверяет по окладу за целый месяц. В файле ZUS каждое отсутствие попадает в отчёт ZUS RSA как перерыв в уплате взносов (коды 111, 151 и 152). Для базы больничных неоплачиваемый отпуск и уважительное отсутствие считаются как болезнь: месяц с ними дополняется до полного оклада, а если сотрудник отработал меньше половины рабочего времени, месяц не учитывается. Месяц с прогулом учитывается так, как он был выплачен.

Отсутствие не может пересекаться с больничным или выходить за период трудоустройства.

Оплачиваемый отпуск

В черновике, в подробностях выплаты по трудовому договору, нажмите Оплачиваемый отпуск, затем Добавить отпуск, и введите даты с и по для каждого отпуска, только в пределах месяца ведомости. Лишний период удалите кнопкой Удалить.

Зарплата не меняется. Рабочие дни отпуска (праздники не считаются) списываются с годового отпуска. Подсказка под периодами ведёт обратный отсчёт, например «Отпуск за этот год: 20 дн.; после этого месяца остаётся 15.» Сколько осталось, Norman считает по полю Отпуск в год в договоре, остатку отпуска с прошлого года и отпуску, взятому до Norman, которые вводятся у человека (см. Зарплата в sp. z o.o.), и по отпускам в ведомостях в Norman.

Отпуск не может пересекаться с больничным или отсутствием.

У человека на первой в жизни работе отпуск набирается помесячно, а Norman показывает весь год.

Премии и награды

В черновике, в подробностях выплаты по трудовому договору, нажмите Премия или награда, затем Добавить премию. Для каждой премии выберите в поле Вид премии период, за который она начислена: Ежемесячная премия, Квартальная премия, Годовая премия или Разовая награда, и введите сумму. Можно добавить несколько, например ежемесячную премию, а в декабре ещё и годовую. Norman сохраняет премии, когда у каждой есть сумма. Лишнюю удалите кнопкой Удалить.

Премии выплачиваются сверх оклада, со взносами ZUS и авансом PIT, как и оклад, и учитываются при проверке минимальной зарплаты. В подробностях выплаты видно, сколько добавили премии, а в расчётном листе каждая идёт отдельной строкой: Premia miesięczna, Premia kwartalna, Premia roczna, Nagroda.

Период премии важен потом. Прежние премии Norman берёт из ведомостей, утверждённых в Norman:

• База больничных: ежемесячные премии и разовые награды учитываются в месяце, в котором их выплатили. Квартальные и годовые учитываются как одна двенадцатая того, что выплачено за двенадцать месяцев до болезни.
• Компенсация за неиспользованный отпуск (ekwiwalent): ежемесячные премии за три месяца до месяца окончания договора учитываются как их среднее, а квартальные и годовые за двенадцать месяцев до него как одна двенадцатая. Разовые награды не учитываются (см. ниже: Окончание трудового договора).

Премии бывают только при трудовом договоре. При zlecenie или для члена правления повысьте сумму выплаты.

Окончание трудового договора

Когда трудовой договор заканчивается, введите в договоре, в поле Окончание, последний рабочий день. Оклад за последний месяц Norman уменьшает за дни после этой даты, как и при неполном месяце (см. выше: 1. Откройте месяц).

В подробностях последней выплаты по трудовому договору, в ведомости за месяц, в котором он заканчивается, есть поле Неиспользованный отпуск к выплате (дни) для компенсации за неиспользованный отпуск (ekwiwalent za niewykorzystany urlop). Под ним Norman пишет, сколько дней, по его подсчёту, осталось: доля отпуска за этот год минус использованные дни плюс остаток с прошлого года. Кнопка, например Подставить 7 дн., одним нажатием вписывает эти дни в поле. Дни по-прежнему можно изменить вручную, а если ничего не осталось, введите 0. Если человек начинает или заканчивает работу в течение года, доля за этот год зависит от отработанных месяцев. Пока дни не введены, Norman показывает предупреждение, которое не блокирует утверждение.

Компенсацию Norman рассчитывает из месячного оклада по договору вместе с премиями: делит эту сумму на коэффициент года (20,92 при полной ставке, меньше при неполной) и получает оплату за день, делит её на 8 часов и получает оплату за час, а затем умножает на дни отпуска, умноженные на 8. Например, 10 дней при окладе 8000 zł без премий дают 3824,00 zł. Премии Norman учитывает по их периоду (см. выше: Премии и награды). Другую переменную часть зарплаты, например оплату сверхурочных, Norman не включает. С компенсации, как и с оклада, удерживаются взносы ZUS, медицинский взнос и аванс PIT, а в расчётном листе она идёт отдельной строкой.

Для выплаты после окончания договора, например последнего оклада, выплаченного 10-го числа следующего месяца, заявления человека больше не учитываются (art. 31a ust. 7 ustawy o PIT). Norman тогда не применяет уменьшение по PIT-2, повышенные расходы (300 zł) и льготы из заявления (на возвращение, для семей 4+, для работающих лиц пенсионного возраста), поэтому по закону аванс PIT немного выше. У такой выплаты Norman показывает предупреждение.

• В файле ZUS выплата, сделанная в месяце после месяца окончания трудового договора, получает код основания страхования (kod tytułu ubezpieczenia) 30 00 00. Выплата в том же месяце остаётся с кодом 01 10.
• Выплаты после окончания договора с днями болезни или отсутствиями Norman пока не может включить в файл ZUS: вместо файла он назовёт этих людей. Подготовьте их отчёты в Płatnik или ePłatnik.
• Снимите человека с учёта в ZUS (ZWUA) в течение 7 дней после окончания договора. Об этом напоминает блок Регистрации в ZUS на вкладке Люди и договоры: см. Зарплата в sp. z o.o..

Świadectwo pracy

Świadectwo pracy (справку о работе) выдайте работнику в последний рабочий день (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Если в течение 7 дней вы снова принимаете того же человека, выдавайте её только по его просьбе, в течение 7 дней после неё. В договоре выберите Как закончилась работа рядом с полем Окончание и заполните Должность.

На вкладке Люди и договоры у закончившегося договора Norman показывает, когда выдать świadectwo, а Świadectwo pracy открывает его. Norman заполняет то, что знает: периоды работы с размером ставки, должность, как закончилась работа, отпуск последнего года, использованный или компенсированный, в днях и часах, отпуск за свой счёт и дни больничных за счёт работодателя. Вы добавляете то, чего Norman не знает: отпуск по требованию, отпуск для ухода за близким, отгул из-за форс-мажора или на ребёнка, разовую удалённую работу, а в разделе Нужно редко родительский отпуск, арест зарплаты и другую информацию. Укажите Дату выдачи и нажмите Сохранить и скачать PDF: документ следует образцу из постановления о świadectwo pracy. Без даты PDF помечен как черновик. Подпишите его и передайте работнику. Пока świadectwo не выдано, ведомость месяца, в котором заканчивается договор, показывает предупреждение, которое не мешает утверждению.

Исправление утверждённой ведомости

Утверждённую ведомость, выплаченную последней в своём году, можно открыть снова и исправить.

1. У утверждённой ведомости нажмите Открыть для исправления.
2. Введите Причина и нажмите Открыть.

Ведомость снова становится черновиком. Выплаты сохраняют введённые суммы, но Norman заново рассчитывает ведомость по людям и договорам в их нынешнем виде. Исправьте, что нужно, и утвердите ведомость снова (шаги со 2 по 5).

• Ведомость, выплаченную раньше в году, нельзя открыть, пока утверждена ведомость, выплаченная позже. У такой ведомости Norman пишет «Сначала откройте более поздние месяцы.»: открывайте ведомости от последней выплаченной назад.
• Каждое утверждение и повторное открытие остаётся в истории ведомости вместе с причиной. После первого повторного открытия последние записи истории видны под заголовком ведомости.
• Если ведомость уже проведена в книгах, Norman снимает её проводки, а после повторного утверждения проводит её заново. Проводки закрытого периода, например после подачи JPK_V7 или закрытия года, не меняются: Norman исправляет их сторно и проводит исправленную ведомость в первый день открытого периода.
• Если файл ZUS за месяц выплаты отмечен как отправленный, следующий файл будет корректировкой: см. Файл ZUS, переводы и зарплата в учёте. Уже сделанные переводы Norman не отменяет: после повторного утверждения переводы показывают суммы исправленной ведомости.