Команда бухгалтерского бюро и сроки клиентов

Бухгалтерское бюро (biuro rachunkowe) работает в Norman как одна команда. Каждый входит в собственный аккаунт, а бюро решает, кто ведёт какого клиента и что может у него открыть.

У каждого бухгалтера в Norman есть своё бюро. Если вы работаете один, вы его владелец и в любой момент можете пригласить коллег.

Роли в бюро

• Владелец руководит бюро: его данными, командой и всеми клиентами. Только владелец назначает роль владельца, а также меняет или удаляет другого владельца. В бюро всегда есть хотя бы один владелец.
• Менеджер приглашает и удаляет сотрудников и менеджеров, распределяет клиентов и видит всех клиентов.
• Сотрудник работает с назначенными ему клиентами и открывает у них только то, что вы разрешите.

Владелец и менеджер видят всех клиентов и всё у них. Данные бюро (название, NIP и адрес) меняет владелец или менеджер. Клиента также добавляет владелец или менеджер, а оплату бюро настраивает только владелец.

Пригласите человека в команду

1. На странице Ваши клиенты нажмите в шапке Команда.
2. В части Сотрудники нажмите Пригласить сотрудника.
3. Введите адрес электронной почты и в поле Роль выберите Владелец, Менеджер или Сотрудник.
4. Для сотрудника решите, включить ли Видит всех клиентов. Если выключить, он увидит только клиентов, которых вы ему назначите.
5. В части Что может открыть отметьте разделы, которые сотрудник может открывать у клиентов.
6. Нажмите Отправить приглашение.

Приглашённый получит письмо со ссылкой, которая действует 7 дней. До этого приглашение ждёт в части Ожидают присоединения. Отозвать его можно кнопкой Отменить приглашение.

Один человек может работать в Norman только в одном бюро. Если на этот адрес в Norman уже ведётся собственная компания, Norman попросит другой адрес электронной почты: после присоединения к бюро этот аккаунт переключился бы на вид бухгалтера.

Чтобы изменить доступ человека, нажмите рядом с ним Изменить, поправьте роль или разделы и нажмите Сохранить. Удалить забирает у человека доступ ко всем клиентам бюро.

Что может открыть сотрудник

Закрытый раздел сотрудник не откроет ни у одного клиента. У владельца и менеджера открыты все разделы. Если кто-то откроет закрытый раздел, Norman покажет, какой это раздел и к кому обратиться: сотруднику к владельцу бюро или менеджеру, владельцу и менеджеру к клиенту.

Что даёт клиент

Клиент сам приглашает своего бухгалтера: см. Команда и доступ для бухгалтера. Когда он приглашает кого-то из вашего бюро, он становится клиентом всего бюро. Его видят владельцы, менеджеры и сотрудники с включённым Видит всех клиентов, а первый приглашённый человек из бюро становится его ответственным.

Бюро не может дать никому больше, чем открыл клиент. То, что клиент не открыл, не откроет никто в бюро, включая владельца. Когда клиент отзывает доступ, его теряет всё бюро.

Бюро может и само добавить компанию клиента и вести её учёт, пока владелец не присоединился: см. Клиенты, которых добавляет бухгалтерское бюро, и оплата бюро.

Кто ведёт клиента

Когда в бюро больше одного человека, под карточкой каждого клиента есть строка Ведёт с теми, кто его ведёт. Ответственный, то есть основной контакт клиента, отмечен словом ответственный. Менять это может владелец или менеджер:

1. Под карточкой клиента нажмите Изменить.
2. В колонке Кто ведёт отметьте людей.
3. В колонке Ответственный выберите одного из них.
4. Нажмите Сохранить.

Сотрудник без Видит всех клиентов видит только назначенных ему клиентов. Если снять с него отметку, он теряет доступ к этому клиенту.

Мои клиенты

Если вы видите всех клиентов бюро, а в бюро больше одного человека, над списком клиентов есть переключатель Мои клиенты и Все клиенты. Мои клиенты показывает только клиентов, которых ведёте вы, в том числе как ответственный. Он также сужает карточку Сроки.

Присоединитесь к бюро по приглашению

1. Откройте письмо с приглашением и нажмите кнопку. Бюро в Польше отправляет письмо на польском, поэтому кнопка называется Dołącz do biura.
2. Проверьте название бюро, свою роль и адрес электронной почты.
3. Нажмите Присоединиться. Если не хотите присоединяться, нажмите Отклонить.

Norman сразу выполнит вход и покажет клиентов, с которыми вы можете работать. Для следующих входов пароль не нужен: на странице входа Norman пришлёт вам ссылку на почту. Если приглашение истекло, попросите бюро прислать новое.

Сроки

На странице Ваши клиенты карточка Сроки показывает, что клиентам нужно подать:

• открытые декларации, например JPK_V7, авансы PIT и CIT, DRA и годовые декларации,
• зарплатные ведомости на утверждение, если клиент ведёт зарплату в Norman.

1. Выберите период: 14 дней или 30 дней.
2. Просмотрите список. Сверху просроченные позиции (до 60 дней назад), дальше остальные по дате.
3. Нажмите на строку. Norman откроет этого клиента на декларации в Налоги, а для ведомости на странице Зарплата.

В каждой строке видно дату срока, что и за какой период нужно подать, клиента и сколько дней осталось или прошло после срока. Карточка сначала показывает 6 позиций, остальные раскрываются кнопкой Показать все.

Декларации вы видите только у клиентов, у которых вам открыта Подготовка налогов, а зарплатные ведомости только там, где вам открыта Зарплата.

Спросите в чате с Norman

Откройте любого клиента и спросите в чате с Norman, например «Какие сроки на этой неделе?» или «Какие клиенты просрочили подачу?». Ответ охватывает всех ваших клиентов и следует правилам карточки Сроки: сначала просроченное, потом текущая и следующая неделя, одна строка на клиента и подсказка, что делать дальше. Чат может проверить и более длинный период, до 90 дней.

Отвечая на этот вопрос, чат ничего не отправляет и не подписывает. Он предлагает следующий шаг, а решение за вами.

Чат также ответит, кто ведёт клиента и что может открыть коллега, например «Кто ведёт Альфу?». Изменения вносит владелец или менеджер на странице Команда.