Registrierkasse 2026 in Österreich: Jahresbeleg, Grenzen, Kalte Hände

In Österreich musst du eine Registrierkasse verwenden, sobald dein Betrieb 15.000 € Jahresumsatz erreicht und mehr als 7.500 € davon bar einnimmt; Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte zählen dabei als bar (§ 131b BAO). Wer eine Registrierkasse hat, erstellt zum 31. Dezember den Jahresbeleg und prüft ihn bis spätestens 15. Februar des Folgejahres.

Rechtsstand: 11. November 2026

Drei Dinge sind neu oder werden oft übersehen: Die Kalte-Hände-Regel gilt seit 1. Jänner 2026 bis 45.000 € statt 30.000 €. Seit 1. Oktober 2026 darfst du den Kassenbon auch digital übergeben. Und die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Euro, auch ohne Registrierkassenpflicht.

Registrierkassenpflicht 2026 auf einen Blick

Wer eine Registrierkasse braucht

Die Pflicht hängt an zwei Grenzen, und du musst beide überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO):

1. Jahresumsatz ab 15.000 € je Betrieb. Gezählt wird der gesamte Umsatz des Betriebs, auch was per Überweisung bezahlt wird.
2. Barumsätze über 7.500 € im Jahr. Hier zählen nur Barzahlungen im Sinn der BAO.

Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte, mit anderen vergleichbaren elektronischen Zahlungsformen, mit Barschecks und mit Gutscheinen oder Bons, die du selbst ausgegeben hast (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Ein Geschäft, in dem niemand mehr Scheine auf den Tresen legt, kann also trotzdem kassenpflichtig sein. Wer nur Rechnungen schreibt, die per Überweisung bezahlt werden, hat keine Barumsätze und braucht keine Registrierkasse.

Die Grenzen gelten je Betrieb: Hast du mehrere Betriebe, prüfst du jeden für sich. Für Online-Shops gilt eine eigene Regel: Zahlt die Kundschaft nicht direkt bar beim Unternehmen, sind diese Umsätze von der Kassenpflicht ausgenommen; Belege musst du trotzdem ausstellen oder übermitteln.

Für Einzelunternehmer, Neue Selbständige und GmbHs gelten dieselben Grenzen. Die Rechtsform spielt keine Rolle, nur Umsatz und Zahlungsart.

Ab wann die Pflicht beginnt und wann sie endet

Die Registrierkassenpflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du beide Grenzen erstmals überschritten hast (§ 131b Abs. 3 BAO). Der Voranmeldungszeitraum ist der Zeitraum deiner Umsatzsteuervoranmeldung (UVA): der Kalendermonat oder, bei bis zu 100.000 € Vorjahresumsatz, das Kalendervierteljahr.

Die Pflicht endet nicht automatisch, wenn ein Jahr schwächer läuft. Sie fällt erst mit Beginn des nächsten Kalenderjahres weg, wenn du die Grenzen in einem Folgejahr nicht überschreitest und wegen besonderer Umstände absehbar ist, dass du sie auch künftig nicht überschreiten wirst. Belegerteilung und Einzelaufzeichnung bleiben auch dann.

Saisonbetriebe müssen ihre Registrierkasse in der Zwischensaison nicht abmelden.

Rechenbeispiel: ab wann Lena eine Kassa braucht

Lena eröffnet im Jänner 2026 als Einzelunternehmerin einen Friseursalon. Sie hat keinen Vorjahresumsatz, ihr UVA-Zeitraum ist daher das Kalendervierteljahr. Ein Teil der Kundschaft zahlt bar oder mit Karte, Firmenkunden für Hochzeitsfrisuren überweisen auf Rechnung.

Bis Ende Mai erreicht Lena 6.000 € + 4.500 € + 5.300 € = 15.800 € Jahresumsatz (ab 15.000 €) und 4.000 € + 2.000 € + 2.100 € = 8.100 € Barumsatz (mehr als 7.500 €). Beide Grenzen sind damit im 2. Quartal (April bis Juni) erstmals überschritten. Das Quartal endet am 30. Juni; der viertfolgende Monat ist der Oktober. Lena muss ab 1. Oktober 2026 jede Barzahlung mit einer gesicherten Registrierkasse erfassen. Zum Jahresende erstellt sie ihren ersten Jahresbeleg und prüft ihn bis 15. Februar 2027.

Ab dem ersten Haarschnitt im Jänner musste Lena trotzdem bei jeder Barzahlung einen Beleg geben, etwa von einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer.

Der Jahresbeleg zum 31. Dezember

Mit Ablauf jedes Kalenderjahres muss jede Registrierkasse einen Jahresbeleg erstellen (§ 8 Abs. 3 RKSV). Der Jahresbeleg ist der Monatsbeleg für Dezember: ein Nullbeleg, der den Stand des Umsatzzählers zum Jahresende enthält und signiert wird. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr ändert daran nichts, es zählt immer das Kalenderjahr.

So gehst du für 2026 vor:

1. Erstellen: Nach dem letzten Umsatz des Jahres, grundsätzlich am 31. Dezember 2026 oder am letzten Geschäftstag davor, erstellst du den Jahresbeleg. Die meisten Kassen haben dafür eine eigene Funktion; sonst buchst du einen Barumsatz mit Betrag 0.
2. Ausdrucken: Der Jahresbeleg muss ausgedruckt werden. Das gilt auch, wenn du deinen Kundinnen und Kunden seit Oktober digitale Belege gibst.
3. Prüfen bis 15. Februar 2027: Du scannst den Code am Jahresbeleg mit der App „BMF Belegcheck“, oder deine Kasse übermittelt ihn über das Registrierkassen-Webservice an FinanzOnline. Laut Erlass des Finanzministeriums muss die Prüfung bis spätestens 15. Februar des Folgejahres erledigt sein.
4. Aufbewahren: Den Ausdruck bewahrst du sieben Jahre auf (§ 132 BAO), zusammen mit dem Prüfergebnis.
5. Datenerfassungsprotokoll sichern: Unabhängig vom Jahresbeleg sicherst du die Kassendaten mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Medium (§ 7 Abs. 3 RKSV).

Stellst du nach dem Jahresbeleg noch einen Beleg aus, brauchst du einen neuen Jahresbeleg. Betriebe ohne Sperrstunde dürfen ihn kurz vor oder nach Mitternacht erstellen. Hast du mehrere Kassen in einem Registrierkassenverbund, erstellt jede Kasse ihren Jahresbeleg, für die Prüfung genügt aber einer pro Verbund.

Was der Kassenbon enthalten muss und was seit Oktober digital geht

Jeder Beleg nennt mindestens dein Unternehmen, eine fortlaufende Nummer, das Datum, Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung und den Betrag (§ 132a Abs. 3 BAO). Aus der Registrierkasse kommen dazu die Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, der Betrag getrennt nach Steuersätzen und der maschinenlesbare Code (§ 11 RKSV). Eine Durchschrift oder elektronische Kopie bewahrst du sieben Jahre auf.

Seit 1. Oktober 2026 gilt auch ein elektronischer Beleg als Beleg, wenn er unmittelbar nach der Zahlung für die Kundschaft abrufbar ist, etwa per E-Mail, in einer App oder auf einem Bildschirm zum Auslesen mit dem Handy (§ 132a Abs. 1 BAO idF BGBl. I Nr. 97/2025). Verlangt die Kundschaft oder die Finanzpolizei Papier, druckst du den Beleg aus. Laut Unternehmensserviceportal geht das auch nachträglich bis Geschäftsschluss am selben Tag.

Die Kundschaft muss den Beleg mitnehmen, wird aber nicht bestraft, wenn sie ihn ablehnt. Deine Pflicht ist erfüllt, wenn du ihn anbietest.

Kalte-Hände-Regel und andere Ausnahmen

Einige Umsätze sind von Kassenpflicht, Einzelaufzeichnung und Belegpflicht befreit. Du ermittelst die Tageslosung dann mit einem Kassasturz, also durch Zählen des Kassenstands am Tagesende (§ 131 Abs. 4 BAO, Barumsatzverordnung 2015):

Bis 31. Dezember 2025 lag die Grenze für diese Erleichterungen bei 30.000 €; das Abgabenänderungsgesetz 2025 hat sie auf 45.000 € angehoben. Für Umsätze im Freien gilt die Regel nur, solange der Verkauf nicht in oder in Verbindung mit einem fest umschlossenen Raum stattfindet.

Für mobile Leistungen außerhalb der Betriebsstätte, etwa mobile Friseure, Masseure oder Tierärzte, gibt es eine Erleichterung: Du gibst vor Ort einen Beleg mit Durchschrift und erfasst die Umsätze nach der Rückkehr ohne unnötigen Aufschub in der Kassa.

Einrichten, melden, Ausfall

• Startbeleg: Beim Einrichten erstellt die Kasse einen Startbeleg mit Betrag 0.
• Registrieren: Signatur- oder Siegelerstellungseinheit und Kasse meldest du spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme in FinanzOnline (§ 6 Abs. 3 und § 16 RKSV) und prüfst direkt danach den Startbeleg mit der Belegcheck-App.
• Monatsbeleg: Am Ende jedes Monats erstellt die Kasse einen signierten Nullbeleg.
• Ausfall: Fällt die Sicherheitseinrichtung länger als 48 Stunden aus, meldest du das ohne unnötigen Aufschub in FinanzOnline, laut Erlass in der Regel binnen einer Woche (§ 17 RKSV). Bis dahin trägt jeder Beleg den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“.

Eine Registrierkasse um bis zu 1.000 € netto kannst du übrigens als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort absetzen (§ 13 EStG 1988).

Strafen: was passiert ohne Kassa

Wer trotz Pflicht keine Registrierkasse verwendet, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 5.000 € (§ 51 Abs. 1 lit. c FinStrG). Dieselbe Obergrenze gilt, wenn du keinen Beleg erteilst (§ 51 Abs. 1 lit. d FinStrG). Wer Kassendaten mit einem Programm verändert oder löscht, riskiert bis 25.000 € (§ 51a FinStrG). Schwerer wiegt oft die Folge für die Steuer: Ohne gesicherte Kassa verlieren deine Aufzeichnungen die Vermutung der Richtigkeit (§ 163 BAO), und das Finanzamt darf schätzen (§ 184 BAO).

Österreich ist nicht Deutschland

Viele Ratgeber im Netz beschreiben die deutsche Kassensicherungsverordnung mit TSE. In Deutschland gibt es keine allgemeine Pflicht, eine Kasse zu verwenden; wer dort eine elektronische Kasse nutzt, sichert sie mit einer TSE. In Österreich ist die Registrierkasse ab den Umsatzgrenzen Pflicht, sie wird mit einer Signatur- oder Siegelerstellungseinheit gesichert, in FinanzOnline registriert und über Start-, Monats- und Jahresbelege kontrolliert. Ein Kassensystem aus Deutschland ist daher nicht automatisch für Österreich geeignet.

Weitere Fristen bis Jahresende findest du in den Steuertipps zum Jahresende 2026.

Norman in Österreich

Norman ist eine Buchhaltungs-App mit KI für Selbständige und Unternehmen, keine Registrierkasse. In Deutschland und Polen erfasst sie Belege per Foto, ordnet Kontoumsätze zu, schreibt Rechnungen und bereitet Steuererklärungen vor; für Österreich ist Norman in Vorbereitung. Bis dahin findest du hier kostenlose Ratgeber nach österreichischem Recht, den Gewinnfreibetrag-Rechner und alles zum Start von Norman in Österreich.

Häufige Fragen

Brauche ich als Einzelunternehmer eine Registrierkasse?

Ja, wenn dein Betrieb 15.000 € Jahresumsatz erreicht und mehr als 7.500 € davon bar oder mit Karte einnimmt. Die Rechtsform spielt keine Rolle. Darunter brauchst du keine Kassa, musst aber bei jeder Barzahlung einen Beleg geben.

Zählt Kartenzahlung bei der Registrierkassenpflicht als Barumsatz?

Ja. Bankomat- und Kreditkarte, vergleichbare elektronische Zahlungen, Barschecks und eigene Gutscheine gelten als Barzahlung (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Nur die Überweisung auf eine Rechnung zählt nicht.

Bis wann muss ich den Jahresbeleg 2026 prüfen?

Den Jahresbeleg erstellst du zum Jahresende, grundsätzlich am 31. Dezember 2026, und druckst ihn aus. Prüfen musst du ihn bis spätestens 15. Februar 2027, mit der App „BMF Belegcheck“ oder automatisch über das Registrierkassen-Webservice.

Was gilt 2026 bei der Kalte-Hände-Regel?

Umsätze im Freien, auf Hütten, in kurz geöffneten Buschenschanken und kleinen Vereinskantinen sind bis 45.000 € netto im Jahr von Kassen- und Belegpflicht befreit. Bis Ende 2025 lag die Grenze bei 30.000 €.

Muss ich den Kassenbon noch ausdrucken?

Nicht mehr in jedem Fall. Seit 1. Oktober 2026 darfst du den Beleg digital übergeben, per E-Mail, App oder zum Auslesen am Bildschirm. Verlangt die Kundschaft einen Papierbeleg, musst du ihn ausdrucken.