Verpflegungspauschale 2025 in Deutschland: So sichern sich Freelancer & Selbständige die Verpflegungsmehraufwand-Pauschale

Verpflegung unterwegs ist teuerer als zuhause zu kochen. Das deutsche Steuerrecht erlaubt daher, pauschale Verpflegungsmehraufwände geltend zu machen – statt jedes Kaffeebeleg zu sammeln. § 9 (4a) EStG regelt die Details, die konkreten Euro-Beträge gibt das Bundesfinanzministerium (BMF) jedes Jahr im Dezember bekannt.

Für Solo-Selbständige gilt: Die Pauschalen werden direkt vom steuerpflichtigen Gewinn abgezogen – ganz ohne Lohnbüro oder extra Aufwand.

Schnelle Zahlen für 2025

Inlandspauschalen:

Auslandspauschalen (Beispiel, pro voller Tag ≥ 24 h):

Kürzungen bei kostenlosen Mahlzeiten

Wird eine Mahlzeit kostenlos zur Verfügung gestellt (z.B. Hotel-Frühstück oder Seminar-Mittagessen), muss die Pauschale pro Tag entsprechend gekürzt werden:

Wird das Frühstück im Hotel separat ausgewiesen, kannst du es als „nicht abziehbar“ buchen – dann entfällt die 20%-Kürzung.

Private Einladung? Für Selbständige ist der Abzug freiwillig – empfehlenswert, wenn das Essen tatsächlich eigene Kosten ersetzt.

Gesetzliche Grundlagen

• § 9 (4a) EStG: Wer darf die Pauschale ansetzen und wann gelten Kürzungen.

• BMF-Schreiben vom 2.12.2024: Legt die Pauschalen für 2025 fest und wiederholt die Regeln bei gestellten Mahlzeiten.

• Drei-Monats-Regel (§ 9 (4a) S. 6 EStG): Am selben Einsatzort maximal 90 Tage – Neustart erst nach ≥ 4 Wochen Pause.

• Für längere Auslandsreisen gelten die jährlich aktualisierten BMF-Tabellen.

So berechnen Sie Ihre Verpflegungspauschale

Formel (Grundregel):

Verpflegungspauschale (€) = (Volltage × 28) + (Reisetage × 14) – (KostenlosesFrühstück × 0,20 × 28) – (KostenlosesMittagessen × 0,40 × 28) – (KostenlosesAbendessen × 0,40 × 28)

Beispiel: Zweitägiges Seminar, Hotel-Frühstück an beiden Tagen: (1×28) + (2×14) – (2×0,20×28) = 50,80 €

Steuer-Sparformel:

Steuerersparnis = Verpflegungspauschale × persönlicher Steuersatz

Wenn dein Grenzsteuersatz z.B. 32 % beträgt und die Pauschale 50,80 € ergibt, sparst du 16,26 € Steuern.

Praxisbeispiele

Die Drei-Monats-Regel einfach erklärt

Wer regelmäßig (mind. 3 Tage/Woche) am gleichen externen Ort arbeitet, kann exakt 90 Kalendertage lang Pauschalen abrechnen. Ab Tag 91 gibt’s nichts mehr.

Nach einer Pause von ≥ 4 Wochen (Urlaub, Krankheit, anderes Projekt) startet die Frist neu.

Tipp: Nutze Norman, um deine Verpflegungspauschalen automatisch zu berechnen.

Kleinunternehmer & neue 2025-Grenzen

Ab 1.1.2025 gelten für Kleinunternehmer höhere Umsatzgrenzen: 25.000 € (Vorjahr) / 100.000 € (laufendes Jahr).

Bleibst du darunter, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen – die Verpflegungspauschale bleibt trotzdem voll abzugsfähig, da sie das Einkommensteuerrecht betrifft.

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

1. Unter 8 h absetzen: Gesetz sieht für Meetings < 8 h keine Pauschale vor – nur belegte Einzelkosten.

2. Drei-Monats-Regel ignorieren: Prüfer schauen zuerst auf lange Projekte.

3. Mahlzeiten-Kürzung vergessen: Hotel-Frühstück, auch im Gesamtpreis, führt zur 20%-Kürzung – es sei denn, es ist separat ausgewiesen.

4. Falsche Auslands-Pauschalen: Die BMF-Liste ändert sich jedes Jahr – immer im Dezember checken!

Compliance-Checkliste

• Digitales Reisetagebuch mit Start/Ende-Zeiten führen

• Kostenlose Mahlzeiten täglich kennzeichnen

• Fahr- & Hotelbelege aufbewahren – Vorsteuer kann abziehbar sein

• Bei Auslandsarbeit: Boardingpässe oder Hotelrechnungen als Nachweis sichern

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