Wenn Sie das Steuerregistrierungsformular ausfüllen, haben einige von Ihnen die Wahl zwischen zwei Methoden zur Bestimmung Ihres Gewinns: einfache oder doppelte Buchführung.
Dieser Artikel untersucht die Grundlagen der doppelten Buchführung, die Vorteile dieser Methode und einige Beispiele, wie Sie dies in Ihrem Unternehmen anwenden könnten.
Was ist Buchführung?
Fangen wir mit dem Punkt null an. Was ist Buchführung überhaupt? Buchführung ist der Prozess, alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens aufzuzeichnen, was für die Steuerberichterstattung und das Finanzmanagement unerlässlich ist. Egal, ob Sie Freiberufler, Einzelunternehmer oder ein Unternehmen führen, die Führung genauer Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben ist Pflicht.
Dennoch müssen wir zugeben, dass der einzige Grund, warum wir Buchführung in der Form und Art machen, die wir tun, die Anforderungen der Regierung sind. Freiberufler, Unternehmer und Gründer sollten Buchführung nur als zentrale Informationsquelle nutzen und in aufschlussreiche Geschäftsberichte, Grafiken und Tabellen umwandeln.
Einfache Buchführung: Erfassen, während Sie fortfahren
Einfache Buchführung, oder "Einnahme-Überschuss-Rechnung" auf Deutsch, ist eine einfache Methode für kleine Unternehmen mit überschaubaren Geschäftsprozessen.
Die einfache Buchführung ist ein Prozess, bei dem Transaktionen einmal als Einnahme oder Ausgabe erfasst werden. Alle Einnahmen und Ausgaben werden nach Datum aufgezeichnet und sortiert. Das bedeutet, dass Sie festhalten, wofür Sie Geld erhalten oder ausgegeben haben.
Wie es funktioniert: In diesem System erfassen Sie jede Transaktion einmal, notieren das Datum, den Betrag und den Zweck. Beispielsweise, wenn ein Kunde für Ihre Webdesign-Dienstleistungen bezahlt, erheben Sie die erhaltenen Einnahmen.
Wer sollte es verwenden: Diese Methode eignet sich nur für Freiberufler und Einzelunternehmer mit einem Jahresumsatz von weniger als 600.000 € oder einem Gewinn von unter 60.000 €. Sie wird empfohlen für die, die anfangen oder kleinere Betriebe verwalten.
Vorteile:
Einfacher zu lernen und umzusetzen.
Weniger zeitaufwendig.
Ausreichend für Unternehmen mit einfachen finanziellen Transaktionen.
Doppelte Buchführung: 2FA-Überprüfung für Geschäftsvorgänge
Doppelte Buchführung, oder "Betriebsvermögensvergleich," ist ein komplexeres System, das ein vollständiges finanzielles Bild Ihres Unternehmens bietet.
Die doppelte Buchführung ist ein System, in dem Ihre Unternehmensgewinne und -ausgaben doppelt erfasst werden. Jede finanzielle Transaktion wird zwei Einträgen zugewiesen, einem "Soll" und einem "Haben", um zu beschreiben, ob Geld auf ein Konto zu oder von einem Konto transferiert wird. Jeder Buchungseintrag betrifft zwei verschiedene Konten: Zum Beispiel, wenn Sie eine Tasse Kaffee verkaufen, steigt Ihr Kassenkonto (soll), und Ihr Lagerkonto sinkt (haben).
Bei der Buchung dieser Journalbuchungen in Ihrem Hauptbuch werden die Sollbuchungen auf der linken Seite und die Habenbuchungen auf der rechten Seite erfasst. Alle diese Einträge werden in einer Probebilanz zusammengefasst, die die Kontostände und die Gesamtsummen Ihrer gesamten Haben- und Sollbuchungen zeigt. Wenn alles korrekt gemacht wird, sollte Ihre Probebilanz zeigen, dass der Habenbetrag dem Sollbetrag entspricht.
Es gibt einen weiteren allgemeinen Buchhaltungsbegriff, den Sie hier kennen sollten: Kontenplan, eine umfassende Liste aller Ihrer Konten (welche Art von Transaktion in Ihrem Unternehmen ein Vermögenswert ist, was eine Verbindlichkeit, was ein Eigenkapital ist, usw.).
Neben den Einnahmen- und Ausgabenkonten, die in der einfachen Buchführung verfolgt werden, verfolgt die doppelte Buchführung auch Verbindlichkeiten, Vermögenswerte und Eigenkapitalkonten. Sie ist daher für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.
Arten von Konten, die in einem doppelt geführten System verwendet werden
Die doppelte Buchhaltung verwendet fünf Arten von Konten. Diese umfassen Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben. Das Verständnis dieser Konten hilft, die Auswirkungen einer bestimmten Transaktion zu verstehen. Die Buchhaltungsformel, Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital, muss im Gleichgewicht bleiben.
Vermögenswerte: Vermögenswerte sind Ressourcen, die Ihr Unternehmen besitzt, wie Bargeld, Forderungen, Inventar, Ausrüstung und Vorauszahlungen.
Verbindlichkeiten: Die finanziellen Verpflichtungen, die Ihr Unternehmen einer anderen Partei schuldet, wie Schulden, Verbindlichkeiten und nicht verdientes Einkommen.
Eigenkapital: Eigenkapital ist die Differenz zwischen Vermögenswerten und Verbindlichkeiten. Es umfasst das Kapital, einbehaltene Gewinne und Investitionen des Eigentümers.
Einnahmen: Dies sind die Geschäftseinnahmen aus dem Verkauf der Unternehmensangebote.
Ausgaben: Das Ausgabenkonto erfasst die Kosten für den Betrieb eines Unternehmens, wie Miete oder Gehaltskosten.
Wer sollte es verwenden: Diese Methode ist für größere Unternehmen, die die Schwellenwerte für die einfache Buchführung überschreiten, verpflichtend. Sie wird auch von Unternehmen bevorzugt, die eine umfangreiche Ausrüstungsliste haben (der Kauf eines Laptops und einer Kamera ist keine umfangreiche Liste), die detaillierte finanzielle Einblicke suchen und diejenigen mit komplexen finanziellen Transaktionen.
Wesentliche Merkmale:
Doppelte Aufzeichnung: Jede Transaktion wird einmal als Soll in einem Konto und als Haben in einem anderen erfasst.
Arten von Konten: Umfasst Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben.
Die Bücher ausgleichen: Stellt sicher, dass die Buchhaltungsformel (Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital) immer im Gleichgewicht bleibt.
Vorteile:
Bietet einen umfassenden Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens.
Unverzichtbar für Unternehmen mit vielfältigen oder komplizierten finanziellen Aktivitäten.
Erleichtert die detaillierte Finanzanalyse und -planung.
Die Wahl treffen (ohne Wahl)
Komplexität: Die einfache Buchführung ist einfacher; die doppelte Buchführung ist komplexer, bietet jedoch mehr Details.
Unternehmensgröße und -typ: Freiberufler und kleine Einzelunternehmer finden oft die einfache Buchführung ausreichend, während größere Unternehmen die doppelte Buchführung erfordern oder davon profitieren können.
Zukünftiges Wachstum: Es könnte klug sein, mit doppelter Buchführung zu beginnen, wenn Sie ein schnell wachsendes Unternehmen oder zunehmende Komplexität in Ihren Geschäftstransaktionen erwarten.
Die einfache Buchführung ist definitiv einfacher zu lernen und leichter zu verwenden. In der Regel entscheiden sich Anfänger für diese Option. Denken Sie daran, dass Freiberufler immer die Wahl der einfachen Buchführung haben können. Während Einzelunternehmer nur die einfache Buchführung wählen können, wenn ihr Umsatz unter 600.000 € pro Jahr oder ihr Gewinn unter 60.000 € pro Jahr liegt.
In Deutschland ist die Wahl zwischen einfacher und doppelter Buchführung nicht einfach eine Frage der Präferenz, sondern oft eine gesetzliche Anforderung. Zum Beispiel:
Freiberufler und Einzelunternehmer entscheiden sich oft für die einfache Buchführung, wenn ihr Umsatz unter 600.000 € oder ihr Gewinn unter 60.000 € jährlich liegt.
Unternehmen werden in der Regel verpflichtet, die doppelte Buchführung zu verwenden, um den deutschen Handels- und Steuergesetzen zu entsprechen, die einen detaillierten finanziellen Überblick für Prüfungen und Finanzanalysen erfordern.
Sollte ich doppelte Buchführung verwenden?
Wenn Ihr Unternehmen ein sehr einfaches Einzelunternehmen ist – eines, das kein Inventar hat, keine Schulden hat, keine Mitarbeiter hat und nicht viele Konten zu verfolgen hat – sollte ein einfaches System für Ihre Buchhaltungsbedürfnisse ausreichen.
Wenn Ihr Unternehmen komplexer ist als das, werden die meisten Buchhalter dringend empfehlen, auf die doppelte Buchführung umzuschalten.
Warum? Die doppelte Buchführung bietet einen viel besseren Überblick über Ihre Finanzen als die einfache Buchführung je könnte.
Die doppelte Buchführung verringert auch das Risiko von Buchhaltungsfehlern, erhöht die Transparenz Ihrer Finanzen und fügt Ihrem Unternehmen im Allgemeinen eine Ebene von Verantwortlichkeit hinzu, die die einfache Buchführung nicht bieten kann.
Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen ernst genommen wird – von Investoren, Banken, potenziellen Käufern – sollten Sie die doppelte Buchführung verwenden.
Hier sind die wichtigsten Vorteile der doppelten Buchführung:
Reduziert Buchhaltungsfehler: Die doppelte Buchführung reduziert Fehler im Vergleich zur einfachen Buchführung, da Transaktionen in zwei Konten erfasst werden, was hilft, Buchhaltungsfehler zu minimieren.
Verhindert Betrug: Dieses System verhindert auch Betrug, da jede Transaktion einen sichtbaren Eintrag auf beiden Seiten hat, die im Gleichgewicht sein müssen.
Verbessert die Zuverlässigkeit: Ein doppelter Eintrag ist zuverlässiger als ein einfacher Eintrag, da er eine klare Sicht auf Ihre Unternehmensfinanzen bietet. Es ermöglicht Ihnen, den genauen Zustand Ihrer Konten jederzeit zu kennen.
Verbessert das Cashflow-Management: Die doppelte Buchhaltung bietet eine genaue Sicht auf Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten. Sie ermöglicht es Ihnen, den Cashflow einfach zu verwalten, langsam zahlende Kunden zu identifizieren und überfällige Zahlungen einzufordern.
Vereinfacht die Finanzberichterstattung: Das Buchhaltungssystem vereinfacht die Finanzberichterstattung, da es genaue Aufzeichnungen bereitstellt und hilft, Fehler schnell zu identifizieren und zu korrigieren, bevor sie nachfolgende Transaktionen beeinträchtigen.
Hilft bei der finanziellen Entscheidungsfindung: Die doppelte Buchführung liefert wertvolle Einblicke in die finanziellen Abläufe Ihres Unternehmens. Sie hilft, informierte Entscheidungen bei der Festlegung finanzieller Ziele oder der Nutzung von Geschäftsmöglichkeiten zu treffen. Sie nutzt Technologie, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens durch datengestützte Lösungen zu bewerten.
Verbessert die Vergleiche: Dieses Buchführungssystem ermöglicht es Ihnen, finanzielle Aktivitäten zwischen zwei Perioden einfach zu vergleichen. Es hilft, Bereiche zu identifizieren, die in Zukunft verbessert werden müssen, und macht Prognosen für das Budgetieren.
Buchhaltungsbeispiele
Sie könnten besorgt sein, wie man Journalbuchungen zweimal durchführt und welche Konten debitiert oder kreditiert werden müssen. Nachfolgend finden Sie Beispiele für einfache und doppelte Buchführung mit Transaktionen, die in einem, zwei oder mehreren Konten für den Ausgleich erfasst werden.
Beispiel 1 (einfache Buchführung)
Ein Kunde hat für Ihre Dienstleistungen bezahlt.
Einnahmen: 1200 €
Beispiel 2 (einfache Buchführung)
Sie haben ein Microsoft Office-Abonnement erworben.
Ausgabe: 36 €
Beispiel 3 (doppelte Buchführung)
Sie haben Ausrüstung, wie einen Laptop, für 3.000 € gekauft.
Ausrüstungskonto: 3.000 € (Soll)
Bargeld-/Bankkonto: 3.000 € (Haben)
Beispiel 4 (doppelte Buchführung)
Wenn Ihr Unternehmen eine Nebenkostenrechnung von 3.500 € bezahlt, sinkt das Vermögenskonto (Bargeld), während das Aufwandskonto steigt. Sie debetieren daher die Nebenkosten und kreditieren das Bargeld.
Nebenkostenrechnung: 3.500 € (Soll)
Bargeld: 3.500 € (Haben)
Beispiel 5 (doppelte Buchführung)
Angenommen, Ihr Unternehmen hat ein Inventar im Wert von 100.000 € gekauft. Sie haben 60.000 € in bar bezahlt; der verbleibende Betrag war auf Rechnung. Um diese Buchungen zu erfassen, berechnen Sie den Betrag auf Rechnung (100.000 € - 60.000 €) = 40.000 €. Sie debetieren das Inventar mit 100.000 €, kreditieren Bargeld mit 60.000 € und kreditieren Verbindlichkeiten mit 40.000 €.
Inventar: 100.000 €
Bargeld: 60.000 €
Verbindlichkeiten: 40.000 €
Beispiel 6 (doppelte Buchführung)
Am Ende des letzten Geschäftsjahres erklärte ein bestimmtes Unternehmen Dividenden von 43.000 €. Dieses Unternehmen sollte die einbehaltenen Gewinne debetieren und die zu zahlenden Dividenden kreditieren. Wenn das Unternehmen die Dividenden zwei Monate später zahlte, debetierte das Unternehmen die Dividendenverbindlichkeiten und kreditiert das Bargeld.
Einbehaltene Gewinne: 43.000 € (Soll)
Dividendenverbindlichkeiten: 43.000 € (Haben)
Implementierung der doppelten Buchführung
Mit dem Aufkommen moderner Buchhaltungssoftware, von denen viele auf die deutschen Steuervorschriften zugeschnitten sind (wie Norman), ist die Implementierung der doppelten Buchführung einfacher als je zuvor. Diese Tools automatisieren einen Großteil des Prozesses, stellen die Compliance und Genauigkeit sicher.
Die heute beliebtesten Buchhaltungsprogramme verwenden in der Regel das System der doppelten Buchführung, oft verborgen hinter einer vereinfachten Benutzeroberfläche, sodass Sie sich in der Regel keine Gedanken über die doppelte Buchführung machen müssen, es sei denn, Sie wollen es.
Ein Spickzettel zur doppelten Buchführung
Es kann eine Weile dauern, bis man debits, credits und wie jede Geschäftstransaktion jedes Konto und jeden Finanzbericht beeinflusst, versteht. Um die Dinge zu vereinfachen, hier ein Spickzettel, wie Debits und Credits im System der doppelten Buchführung funktionieren.
Debits:
Erhöhen Sie ein Vermögenskonto oder verringern Sie ein Verbindlichkeits- oder Eigenkapitalkonto (wie das Eigenkapital des Eigentümers).
Erhöhen Sie ein Aufwandskonto.
Verringern Sie die Einnahmen
Werden immer auf der linken Seite erfasst
Credits:
Erhöhen Sie ein Verbindlichkeits- oder Eigenkapitalkonto oder verringern Sie ein Vermögenskonto.
Verringern Sie ein Aufwandskonto.
Erhöhen Sie die Einnahmen
Werden immer auf der rechten Seite erfasst
Fazit
Die einfache und die doppelte Buchführung sind einfacher zu handhaben, als sie erscheinen. Die Wahl eines Systems, das mit den Bedürfnissen und Möglichkeiten Ihres Unternehmens übereinstimmt, ist entscheidend. Denken Sie daran, dass ordnungsgemäße Buchführung Sie compliant mit den deutschen Steuergesetzen hält und Ihnen das Wissen verleiht, um informierte finanzielle Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.
Ob Sie sich für die Einfachheit der einfachen Buchführung oder die Gründlichkeit der doppelten Buchführung entscheiden, ist die Annahme der Buchführung als Teil Ihrer unternehmerischen Reise ein Schritt zu mehr finanzieller Klarheit und Erfolg.