Mitarbeiter einzustellen ist für Freelancer in Deutschland eine effektive Möglichkeit, das Geschäft auszubauen, Aufgaben zu delegieren und die Produktivität zu steigern. Doch die Rolle als Arbeitgeber bringt rechtliche, steuerliche und administrative Verpflichtungen mit sich. Von der Anmeldung als Arbeitgeber bis hin zur Gehaltsabrechnung und den Arbeitsgesetzen gibt es vieles zu beachten.
Können Freelancer oder Selbstständige in Deutschland Mitarbeiter einstellen?
✅ Ja! Freelancer (Freiberufler) und Selbstständige (Selbstständige) in Deutschland können legal Mitarbeiter einstellen. Egal, ob Sie Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte oder Aushilfen benötigen – die Einhaltung der deutschen Arbeits- und Steuervorschriften ist entscheidend.
Können Kleinunternehmer Mitarbeiter einstellen?
Ja, auch Kleinunternehmer können Mitarbeiter einstellen. Die gleichen Regeln gelten für Sie wie für Einzelunternehmer oder Gewerbetreibende. Sie müssen eine Betriebsnummer beantragen und die Mitarbeiter bei den zuständigen Behörden wie dem Finanzamt und den Krankenkassen anmelden. Zusätzlich sind Sie für die Abführung der Lohnsteuer und die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich.
Schritte zur Einstellung von Mitarbeitern als Freelancer
Registrierung als Arbeitgeber
Bevor Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie sich offiziell als Arbeitgeber registrieren. Dies erfordert folgende Schritte:
Betriebsnummer beantragen: Diese Nummer wird von der Bundesagentur für Arbeit vergeben. Sie ermöglicht die Anmeldung Ihrer Mitarbeiter beim Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern.officially register your employees with the tax office and social security systems.
Finanzamt informieren: Melden Sie Ihrem zuständigen Finanzamt Ihren neuen Status als Arbeitgeber.
Anmeldung bei Krankenkassen: Melden Sie Ihre Mitarbeiter bei deren gewählter gesetzlichen Krankenkasse für Sozialversicherungsbeiträge an.
Berufsgenossenschaft beitreten: Diese schützt gegen Arbeitsunfälle und ist für alle Arbeitgeber verpflichtend.
Erstellung eines Arbeitsvertrags 📄
Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist nach deutschem Arbeitsrecht vorgeschrieben und muss folgende Details enthalten:
Berufsbezeichnung und Aufgabenbeschreibung
Arbeitszeiten und Arbeitsort
Bruttogehalt und Zusatzleistungen
Probezeit (optional)
Kündigungsfristen
🫣 Nutzen Sie rechtlich geprüfte Vorlagen oder konsultieren Sie einen Arbeitsrechtler, um sicherzustellen, dass Ihr Vertrag den deutschen Arbeitsvorschriften entspricht.
Steuerliche Pflichten und Beiträge des Arbeitgebers
Sobald Sie Mitarbeiter eingestellt haben, sind Sie verpflichtet, deren monatliche Lohnsteuer an das Finanzamt abzuführen. Die Steuerhöhe basiert auf dem Einkommen des Mitarbeiters und dessen Steuerklasse (inkl. Faktoren wie Kinderzahl oder Familienstand).
Wichtig: Die Lohnsteuer ist kein zusätzlicher Kostenpunkt für Sie als Arbeitgeber. Sie wird aus dem vereinbarten Bruttogehalt des Mitarbeiters entnommen und direkt ans Finanzamt überwiesen.
Als Arbeitgeber zahlen Sie ca. 20 % des Bruttogehalts Ihrer Mitarbeiter zusätzlich für Sozialversicherungsbeiträge, die folgende Bereiche abdecken:
Krankenversicherung: ~7.3%
Rentenversicherung: ~9.3%
Arbeitslosenversicherung: ~1.3%
Pflegeversicherung: ~1.7%
😧 Beispiel: Wenn Ihr Mitarbeiter ein Bruttogehalt von 3.000 € erhält, zahlen Sie zusätzlich etwa 600 € an Arbeitgeberbeiträgen, was die Gesamtkosten auf 3.600 € erhöht.
Arten von Arbeitsverhältnissen verstehen
Freelancer können Mitarbeiter in verschiedenen Arbeitsverhältnissen einstellen, darunter:
Vollzeit- oder Teilzeitkräfte: Traditionelle Verträge mit festen Arbeitszeiten und Sozialleistungen.
Mini-Jobs (bis 556,01 €): Vereinfachte Arbeitsverhältnisse mit geringeren Steuer- und Verwaltungsanforderungen.
Freiberufler oder Auftragnehmer: Selbstständige Fachkräfte für projektbasierte Arbeit.
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Auftragnehmer tatsächlich selbstständig sind, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
🧐 Beispiel: Lisa als Marketingassistentin einstellen
Sie entscheiden sich, Lisa als Teilzeit-Marketingassistentin mit einem Bruttogehalt von 2.000 € pro Monat einzustellen.
Was Sie tun müssen:
Eine Betriebsnummer beantragen und Lisa beim Finanzamt sowie ihrer Krankenkasse anmelden.
Einen Arbeitsvertrag erstellen und unterzeichnen, in dem ihre Aufgaben, das Gehalt und die Arbeitszeiten festgelegt sind.
Etwa 20 % ihres Bruttogehalts für Ihren Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge abführen.
Ergebnis: Lisa erhält ein Nettogehalt von etwa 1.600 €, und Sie erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen.
Alternativen zur Einstellung von Mitarbeitern
Was ist ein Subunternehmer?
Anstelle von Mitarbeitern können Sie Subunternehmer beauftragen. Subunternehmer sind unabhängige Unternehmen oder Personen, die für ein bestimmtes Projekt Aufgaben übernehmen.
Wesentliche Merkmale von Subunternehmern:
Sie sind unabhängig und verwalten ihre eigenen Steuern und Sozialversicherungen.
Sie arbeiten direkt mit Ihnen, nicht mit Ihrem Kunden.
Sie vermeiden die Verpflichtungen der Gehaltsabrechnung und Arbeitsverträge.
Kann ich andere Freiberufler beschäftigen?
Ja, Freelancer oder Selbstständige können andere Freelancer für projektbasierte Arbeiten engagieren.
In diesem Modell:
Der engagierte Freelancer agiert als Subunternehmer und stellt Ihnen eine Rechnung für seine Leistungen aus.
Er bleibt unabhängig und ist für seine eigenen steuerlichen Verpflichtungen verantwortlich.
Was ist Scheinselbstständigkeit?
Scheinselbstständigkeit tritt auf, wenn ein Freelancer objektiv wie ein Mitarbeiter behandelt wird, z. B. durch:
Mangelnde Autonomie bei der Arbeit.
Feste Arbeitszeiten oder Arbeitsorte.
Nutzung von Werkzeugen oder Ressourcen, die vom Auftraggeber bereitgestellt werden.
Folgen der Scheinselbstständigkeit:
Der Freelancer ist nicht sozialversichert, was zu Nachteilen für ihn führt.
Der Arbeitgeber umgeht Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge, riskiert jedoch rechtliche Konsequenzen und Strafen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich einen Freelancer statt eines Mitarbeiters einstellen?
Ja, aber stellen Sie sicher, dass der Freelancer wirklich unabhängig ist, um eine Fehlklassifizierung zu vermeiden.
Wie hoch ist der Mindestlohn in Deutschland?
Ab 2024 beträgt der Mindestlohn 12,41 € pro Stunde, 2025 wird er auf 12,82 € steigen.
Sind Sozialversicherungsbeiträge verpflichtend?
Ja, sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen Sozialversicherungsbeiträge leisten. Arbeitgeber übernehmen etwa 50 % der gesamten Beiträge.
Unterscheiden sich Subunternehmer von Mitarbeitern?
Ja, Subunternehmer sind unabhängig und für ihre eigenen Steuern verantwortlich, während Mitarbeiter auf Ihrer Gehaltsliste stehen und arbeitsrechtlich geschützt sind.
Was sind Mini-Jobs, und sind sie einfacher zu verwalten?
Mini-Jobs sind geringfügige Beschäftigungen mit einem Verdienstlimit von 538 € (2024) und 556 € (2025). Sie erfordern geringere Sozialversicherungsbeiträge und weniger Verwaltungsaufwand.
Abschließende Gedanken
Mitarbeiter als Freelancer oder Kleinunternehmer in Deutschland einzustellen, ist ein bedeutender Schritt für das Wachstum Ihres Unternehmens. Doch das Verständnis Ihrer Verantwortlichkeiten – sei es beim Einstellen von Mitarbeitern, Subunternehmern oder Freelancern – ist entscheidend, um die Einhaltung von Arbeits- und Steuergesetzen sicherzustellen.
👩💻 Mit Tools wie Norman können Sie Buchhaltung und Steuerverwaltung vereinfachen, sodass Sie Ihr Geschäft effizient und gesetzeskonform skalieren können.