Deutschland führt eine bedeutende Änderung in seinen Geschäftsprozessen ein. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland tätigen Unternehmen für ihre Transaktionen elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) verwenden. Diese Umstellung stellt einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung dar und zielt darauf ab, Geschäftsprozesse zu rationalisieren, Betrug zu reduzieren und die Mehrwertsteuerlücke zu schließen. In diesem Artikel erläutern wir, was E-Invoicing bedeutet, welche Änderungen Unternehmen vorbereiten müssen und den Zeitplan für die Umsetzung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte digitale Rechnung, die vom System des Empfängers ohne manuellen Eingriff automatisch verarbeitet werden kann. Es handelt sich nicht nur um eine digitale Version einer Papierrechnung (wie eine PDF), sondern um ein standardisiertes Datenformat, das eine direkte Integration in Buchhaltungssysteme ermöglicht.
Das bedeutet, es ist eine Art Datei mit Daten (wie Kunde, Betrag, angewandte Mehrwertsteuer), die in einem spezifischen Format gespeichert und übermittelt wird.
Welche Rechnungen werden nicht akzeptiert?
Papierrechnungen
Standard-PDF-Rechnungen
Rechnungen, die in Word, Excel oder Tools wie Canva erstellt wurden
Gescannte Bilder von Rechnungen
Diese werden nicht konform sein, da sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthalten und nicht automatisch verarbeitet werden können.
Welche E-Invoicing-Standards gibt es?
Akzeptable Formate:
XRechnung: Das deutsche Standardformat
ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert
Andere EU-konforme Formate wie Peppol BIS
Wann werden E-Rechnungen verpflichtend?
Deutschland wird das B2B-E-Invoicing-Mandat in Phasen einführen, wobei die erste Phase im Januar 2025 beginnt. Dies ist der endgültige Zeitplan:
Januar 2025: Alle deutschen Steuerpflichtigen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen von ihren Lieferanten zu empfangen. Papierrechnungen können nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden.
Während 2025 und 2026 sind sowohl E-Rechnungen als auch Papierrechnungen gültig.
Januar 2027: Steuerpflichtige mit einem Jahresumsatz von über 800.000 EUR müssen E-Rechnungen ausstellen.
Januar 2028: Alle deutschen Steuerpflichtigen müssen E-Rechnungen ausstellen.
Für welche Transaktionen sind E-Rechnungen erforderlich?
Das deutsche E-Invoicing-Mandat umfasst inländische B2B-Transaktionen zwischen etablierten deutschen Unternehmen. Ausgenommen vom Mandat sind innergemeinschaftliche Transaktionen und vereinfachte Rechnungen.
Grundsätzlich wird das B2B-E-Invoicing-Mandat nur deutsche etablierte Unternehmen und feste Niederlassungen ausländischer Unternehmen betreffen.
Zusätzlich ist in Deutschland bereits seit einiger Zeit die obligatorische B2G-E-Rechnungsstellung in Kraft, wobei das System in den deutschen Bundesländern dezentralisiert ist.
Warum wurde E-Invoicing eingeführt?
E-Invoicing bietet Unternehmen eine schnellere und einfachere Dokumentenverarbeitung und folglich schnellere Zahlungen, höhere Effizienz und Automatisierung interner Prozesse sowie Echtzeitinformationen über Rechnungen für das Geschäftsmanagement.
Aus Sicht der Steuerbehörden hat die Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Rechnungen den klaren Vorteil, den Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren, insbesondere wenn sie mit einer CTC-Maßnahme kombiniert wird.
Eine Lösung für E-Rechnungen
Norman kann E-Rechnungen in beiden Formaten - XRechnung und ZUGFeRD - ausstellen und akzeptieren. Es ist kostenlos zu beginnen und Rechnungen ohne Limits auszustellen.