Bewirtungskosten absetzen als Selbstständiger 2026: 70 %, Vorsteuer, Bewirtungsbeleg

Mittagessen mit dem Kunden, Abendessen nach dem Pitch, Kaffee mit dem Kooperationspartner — Bewirtungskosten gehören zu den Posten, bei denen Selbstständige am häufigsten Geld liegen lassen oder umgekehrt das Finanzamt provozieren. Die Regeln sind eigenwillig: Du darfst nur 70 % als Betriebsausgabe abziehen, aber 100 % der Vorsteuer ziehen — und nur, wenn der Bewirtungsbeleg formal korrekt ist. Hier liest du, was 2026 für Freiberufler, Einzelunternehmer, UG und GmbH gilt, wie der Beleg aussehen muss und welche typischen Fehler bei einer Betriebsprüfung sofort auffallen.

Was sind Bewirtungskosten überhaupt?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die Beköstigung von Personen — also Speisen, Getränke und übliche Nebenkosten wie Trinkgeld oder Garderobengebühr. Steuerlich wird streng zwischen zwei Anlässen unterschieden, und dieser Unterschied entscheidet darüber, wie viel du absetzen darfst:

• Geschäftlicher Anlass (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG): Bewirtung von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, potenziellen Mitarbeitern oder Pressevertretern. Hier gilt die 70-%-Regel.

• Betrieblicher Anlass: Bewirtung der eigenen Mitarbeiter oder dich selbst beim Geschäftstermin allein. Diese Kosten sind zu 100 % als Betriebsausgabe abziehbar.

Was nicht zu Bewirtungskosten zählt: dein eigenes Mittagessen unterwegs (das ist über die Verpflegungspauschale abgedeckt), Geschenke an Geschäftspartner (eigener Topf, 50 € netto pro Person und Jahr) und Aufmerksamkeiten wie Kekse oder Wasserflaschen im Büro — die laufen unter „sonstige Betriebsausgaben" zu 100 %.

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Die 70/30-Regel: Warum nur 70 %?

Der Gesetzgeber unterstellt, dass bei jedem Geschäftsessen auch ein privater Genussanteil mitläuft — schließlich isst du ja auch selbst mit. Deshalb sind nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG nur 70 % der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgabe abziehbar. Die restlichen 30 % zählen als nicht abziehbare Betriebsausgaben — sie mindern deinen Gewinn nicht.

Wichtig: Die 70 % beziehen sich auf den Nettobetrag, nicht auf den Bruttobetrag. Und die 30 % sind keine verlorene Vorsteuer — du ziehst die volle Umsatzsteuer als Vorsteuer (siehe nächster Abschnitt).

Rechenbeispiel: Geschäftsessen für 178,50 € brutto

Du hast einen Kunden zum Abendessen eingeladen. Die Restaurantrechnung lautet auf 178,50 € brutto (150 € netto + 28,50 € Umsatzsteuer 19 %). So wird gebucht:

• Bruttobetrag Rechnung — 178,50 €

• Davon Nettobetrag — 150,00 €

• Davon Umsatzsteuer (Vorsteuer) — 28,50 €

• Abziehbar als Betriebsausgabe (70 % vom Netto) — 105,00 €

• Nicht abziehbar (30 % vom Netto) — 45,00 €

• Vorsteuer 100 % ziehbar — 28,50 €

Deinen Gewinn mindern also 105 € — nicht 150 €, nicht 178,50 €. Bei einem persönlichen Steuersatz von 35 % sparst du dadurch rund 37 € Einkommensteuer. Zusammen mit der vollen Vorsteuer von 28,50 € landest du bei einer realen Steuerersparnis von rund 65 € auf eine 178,50-€-Rechnung.

Trinkgeld zählt mit

Trinkgeld an die Bedienung ist Teil der Bewirtungskosten und wird genauso behandelt (70 % abziehbar). Es muss aber dokumentiert sein — entweder direkt auf der Restaurantrechnung („Trinkgeld 10,00 €") oder handschriftlich vom Empfänger bestätigt. Ohne Quittung ist Trinkgeld steuerlich verloren.

Vorsteuer: 100 %, nicht 70 %

Hier sitzt der teuerste Anfängerfehler. Viele Selbstständige ziehen aus Vorsicht nur 70 % der Vorsteuer — und schenken dem Finanzamt damit Geld. Tatsächlich gilt: Bei einem ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg ziehst du 100 % der Umsatzsteuer als Vorsteuer, auch wenn nur 70 % der Nettokosten den Gewinn mindern. So steht es in § 15 Abs. 1 UStG und im BMF-Schreiben vom 30.06.2021 (Az. IV C 6 - S 2145/19/10003 :003).

Die Bedingung: Du bist regelbesteuert (also nicht Kleinunternehmer), und der Bewirtungsbeleg erfüllt alle formalen Anforderungen einer Rechnung nach § 14 UStG. Genau hier scheitern in der Praxis viele Belege — siehe nächster Abschnitt.

Der Bewirtungsbeleg: Was 2026 drauf stehen muss

Ein Bewirtungsbeleg ist mehr als eine Restaurantrechnung. Er besteht aus zwei Teilen: der Rechnung des Restaurants und deinem eigenen Vermerk zu Anlass und Teilnehmern. Beide Teile müssen zusammenpassen — fehlt einer, kippt der Betriebsausgabenabzug komplett, nicht nur die 70 %.

Was das Restaurant liefern muss

Seit dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 ist klar: Der Bewirtungsbeleg muss maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mit Kassen-TSE abgesichert sein. Eine handschriftliche Quittung oder ein nachträglich getippter PDF reichen nicht mehr aus. Auf der Rechnung müssen stehen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Restaurants

• Steuernummer oder USt-ID des Restaurants

• Rechnungsdatum und Tag der Bewirtung (oft identisch, aber nicht immer)

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Einzelne Speisen und Getränke (nicht „Speisen und Getränke" als Sammelposten)

• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Bruttobetrag

• TSE-Signatur (Transaktionsnummer, Seriennummer, Zeitstempel) — auf Bons der Pflicht

• Bei Rechnungen über 250 € brutto: dein Name und deine Anschrift als Gastgeber

Die Bagatellgrenze von 250 € ist die einzige Stelle, an der ein abgespeckter Beleg noch geht — darunter darf der Gastgebername fehlen. Über 250 € muss er drauf, sonst gibt es keinen Betriebsausgabenabzug und keine Vorsteuer.

Was du selbst ergänzen musst

Auf der Rückseite des Belegs oder auf einem fest verbundenen Zusatzblatt notierst du:

• Anlass der Bewirtung — konkret: „Vertragsverhandlung Projekt X" oder „Akquisegespräch Y GmbH". Allgemeine Floskeln wie „Geschäftsessen" oder „Arbeitsessen" sind in der Betriebsprüfung schon mehrfach gekippt worden.

• Teilnehmer mit Vor- und Nachnamen — alle, inklusive dir selbst. Bei größeren Runden reicht die Liste plus „und 3 weitere Mitarbeiter der X GmbH".

• Ort und Datum, falls nicht ohnehin auf der Rechnung.

• Unterschrift des Gastgebers — also deine.

Diese Eigenangaben müssen zeitnah erfolgen, idealerweise direkt nach dem Essen. Werden sie erst Wochen später nachgetragen — etwa wenn die Buchhaltung wegen einer Vorsteuerprüfung kommt — wittert das Finanzamt zu Recht eine Konstruktion.

Wo Bewirtungskosten häufig kippen

Diese Fehler sehen Betriebsprüfer in fast jeder zweiten Akte:

• Anlass zu vage: „Geschäftsessen mit Herrn Müller" reicht nicht. Du musst erkennbar machen, welches konkrete Geschäft besprochen wurde.

• Teilnehmer fehlen: Nur „mit Kunde" oder nur Firmenname ohne Personen — fällt durch.

• Belege auf Thermopapier: Verblasste Kassenbons nach zwei Jahren = kein Beleg mehr. Direkt nach der Bewirtung scannen oder fotografieren.

• Handschriftlicher „Beleg": Aus Bars, Imbissen oder kleinen Lokalen, die keine TSE-Kasse haben. Nicht abziehbar, Punkt.

• Reine Getränkebewirtung in der Kneipe: Reines Trinken (Bier, Wein, Cocktails) ohne Speisen wird oft als nicht angemessen verworfen — Finanzämter unterstellen privaten Anlass.

• Bewirtung am Wochenende oder spätabends ohne klare Begründung: kippt schnell, wenn Anlass und Uhrzeit nicht zueinander passen.

Angemessenheit: Gibt es eine Obergrenze?

Es gibt keine feste Euro-Grenze pro Person, aber die Aufwendungen müssen „nach allgemeiner Verkehrsauffassung angemessen" sein. In der Praxis akzeptieren Prüfer 50–100 € pro Person ohne Rückfrage. Bei Sterneküche oder 300 € pro Kopf willst du den Anlass besonders sauber dokumentieren — etwa einen Vertragsabschluss mit signifikantem Volumen.

Bewirtungskosten in der Buchhaltung: Konten und UStVA

In der EÜR trägst du die 70 % abziehbaren Bewirtungskosten in Zeile 26 ein („Aufwendungen für Geschäftsessen / Bewirtung"). Die 30 % nicht abziehbarer Teil wird in der Buchhaltung getrennt geführt, aber nicht in die EÜR übernommen — er mindert den Gewinn nicht.

Für die Umsatzsteuervoranmeldung ist die Sache einfacher: Du ziehst die volle Vorsteuer aus der Restaurantrechnung in Zeile 55 (Vorsteuer aus Rechnungen von anderen Unternehmern). Eine Trennung wie bei der Einkommensteuer gibt es hier nicht.

Bei Norman, Lexoffice, sevdesk oder DATEV wird intern auf zwei Konten gebucht: „Bewirtungskosten abziehbar" (70 %) und „Bewirtungskosten nicht abziehbar" (30 %). Das musst du nicht selbst aufteilen — der Beleg läuft als Bewirtungsbeleg durch, das Tool macht den Split.

Sonderfälle

Mitarbeiterbewirtung im eigenen Büro

Lädst du deine Mitarbeiter zum Pizzaessen ins Büro ein (oder zur Weihnachtsfeier ins Restaurant), gilt nicht die 70-%-Regel, sondern voller Abzug — die 30-%-Kürzung greift nur bei geschäftlichem Anlass mit externen Personen. Vorsicht bei Betriebsfeiern: Pro Mitarbeiter und Veranstaltung sind 110 € brutto lohnsteuerfrei, alles darüber wird beim Mitarbeiter als Arbeitslohn versteuert.

Geschäftsessen mit dir allein

Eine Pizza, die du zwischen zwei Kundenterminen unterwegs isst, ist keine Bewirtung — das läuft über die Verpflegungspauschale (14 € ab 8 h Abwesenheit, 28 € ab 24 h Abwesenheit in Deutschland). Quittung sammeln musst du dafür nicht, die Pauschale ist abhängig von der Reisezeit.

Catering und Hausparty mit Kunden

Lädst du Kunden zu dir nach Hause ein und beauftragst einen Caterer, gelten die normalen Bewirtungsregeln — also 70 % abziehbar, 100 % Vorsteuer, plus Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern. Kritisch wird es, sobald Familie oder Freunde mit am Tisch sitzen: Dann unterstellt der Prüfer privaten Anlass.

Bewirtung im Ausland

Auch im Ausland gilt die deutsche 70-%-Regel. Vorsteuer ziehen kannst du allerdings nicht — auf einer italienischen oder französischen Rechnung steht keine deutsche USt. Den Bruttobetrag splittest du 70/30 und buchst die 70 % als Betriebsausgabe. Bei größeren Beträgen kannst du die ausländische Vorsteuer per Vorsteuervergütungsverfahren in dem jeweiligen EU-Land zurückholen — der Aufwand lohnt sich meist erst ab ein paar hundert Euro.

Bewirtung als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) ziehst du keine Vorsteuer — du bekommst also nicht die 100 % USt zurück. Die 70-%-Regel für die Einkommensteuer gilt trotzdem: Du setzt 70 % vom Bruttobetrag als Betriebsausgabe an. Auf einer 178,50-€-Rechnung sind das 124,95 € — keine Trennung in Netto und USt nötig.

Wie viel sparen Bewirtungskosten realistisch?

Rechne mit dem effektiven Steuersatz: Bei 30 % Grenzsteuersatz (Einkommensteuer + Soli) sparen 70 € abziehbare Bewirtungskosten rund 21 € Steuer. Plus Vorsteuer: Auf eine 119-€-Rechnung sind das 70 € Netto × 70 % × 30 % = 14,70 € Einkommensteuer-Ersparnis plus 19 € volle Vorsteuer = 33,70 € reale Entlastung. Aus 119 € werden netto ca. 85 € — also etwa 28 % Rabatt auf jedes Geschäftsessen.

Wer regelmäßig Kunden bewirtet (zwei Mal pro Monat × 80 €), kommt schnell auf 2.000 € Bewirtungskosten pro Jahr und 500–600 € Steuerersparnis. Genug, um das Sammeln und korrekte Dokumentieren der Belege ernst zu nehmen.

Fazit

Bewirtungskosten sind eine der wenigen Stellen im Steuerrecht, wo formale Details über mehrere hundert Euro entscheiden. Die Regel ist einfach: 70 % der Nettokosten mindern deinen Gewinn, 100 % der Umsatzsteuer holst du als Vorsteuer zurück — vorausgesetzt, der maschinell erstellte Bewirtungsbeleg ist sauber, Anlass und Teilnehmer sind benannt, und du hast direkt nach dem Essen unterschrieben. Wer das Aufteilen einer Buchhaltungssoftware überlässt, vermeidet die häufigsten Fehler im Schlaf — wer Belege weiter handschriftlich sammelt, schenkt dem Finanzamt jedes Jahr Geld.